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und wieder : die „144“-Challenge

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

…und auch in diesem Jahr ist sie wieder da: die „144“-Challenge…d.h. ich muss in einer Gesellschaft so um die 140 (mal etwas mehr – mal etwas weniger) Ausgangsrechnungen erzeugen.

In diesem Jahr erst zum 2. Mal über die neue Software und inzwischen mit einer Funktion, die es mir erlaubt, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu generieren und auf BEIDEN Seiten zu verbuchen, wenn die Vertragsdaten, Kundendaten, Intercompany-Beziehungen usw. ordentlich eingepflegt sind.

Dumm nur, das ich diese Daten nicht selber einpflegen darf…das läuft über unser IT-Helpdesk….aber ich habe da tolle Kollegen sitzen, die meine Tickets oft innerhalb von Minuten erledigen…so komme ich gut voran.

Allerdings wurde ich davor gewarnt, nimm nicht zu viele Sales Order auf einmal….es KÖNNTE zu Problemen führen…und um Himmels-Willen nicht aus Versehen, die Seite zu früh schließen…dann werden die Rechnungen nur auf unserer Seite, nicht jedoch auf „der anderen Seite“ gebucht. Insgesamt dauert es auch ziemlich lange, bis diese „cross-company“-Buchungen erzeugt werden, und da könnte man schnell mal ungeduldig sein.

Ich war also gewarnt…hatte bereits Montag alle Sales-Order mit den Handelsregister-Einträgen abgeglichen und war gespannt ob es jetzt gut mit der Rechnungsstellung funktioniert. Letztes Jahr war es etwas mühsam…aber das Meiste war in diesem Jahr tatsächlich leicht zu handhaben.

Im Endeffekt habe ich nur 13 von momentan 136 Rechnungen, die nicht funktioniert haben….nur weiß ich nicht was bei diesen 13 anders war. Die Rechnungen wurden erzeugt, auf meiner Seite auch verbucht, es wird auch auf der Gegenseite angezeigt, das eine Verbindung da ist…trotzdem wurden die Rechnungen bei den Kunden nicht auch automatisch verbucht. Aber okay 13 Stück ist ganz in Ordnung. Ein Ticket an die IT zur Überprüfung läuft bereits.

Also wenn alles richtig eingestellt ist, ist das schon eine tolle Funktion…trotzdem werde ich kein Fan dieser Art von Firmen-übergreifenden Buchungen,…aber da habe ich keine Wahl.

Die neuen Firmen, die dazu kommen, werde ich sowieso erst im Mai oder Juni bearbeiten…da fehlen einfach noch zu viele Stammdaten und auch die entsprechenden Verträge sind noch gar nicht fertig.

Ich bin daher ganz zufrieden mit diesem Tag und noch 1 Tag arbeiten und dann habe ich den Rest der Woche Urlaub.

Einmal Loben bitte

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

Und schwuuups sind schon wieder 14 Tage herum…krass wie die Zeit bei mir momentan rennt.

Die Woche nach Pfingsten war richtig gut im Job…auch wenn mich ein paar Sonderaufgaben wieder mal so richtig auf Tab hielten. Der externe Investor in einer Firma wollte die Jahre 2023-2024 erklärt haben…was war diese Zahlung, was war jene Zahlung. Wie setzen sich die Erlöse zusammen…können wir beweisen, das die Erlöse richtig sind…wie wird das kontrolliert, wer kontrolliert und wie sind die internen Abläufe geregelt.

Das war in einer der beiden Gesellschaften, die ich erst im Februar 2025 übernommen habe …und die vorherige Controllerin in DK hatte keine Zeit dafür. Ich dagegen habe keinen Zugriff auf das alte dänische System…zum Glück konnte ich das Jahr 2024 anhand von Ordnern und Excel-Files und den Übernahmedaten im neuen System nachvollziehen und konnte alles haarklein aufschlüsseln und erläutern. Lob auch einmal an meine Kollegin in DK …sie hat die Daten alle richtig erfasst…nur eben nicht so dokumentiert, wie wir es eigentlich müssen….ich stand also eine ganze Weile am Scanner, um für jeden Monat des Jahres, alles einzeln nachzuweisen.

Für das Jahr 2023 hab ich die Kollegin in DK gedrängt mir wenigstens die „Roh-Daten“ zu liefern…immerhin hat sie – entgegen unserer Regeln – diese NICHT gescannt und archiviert. Da musste sie jetzt ran. Den Rest hab ich dann wieder erledigt, alles zusammen gestellt und wieder erklärt.

Für all diese Zusatzarbeiten habe ich von dem Investor ein schönes Lob und Dankeschön zurück bekommen…er lobt mich jetzt überall bei den Kollegen und Chefs für meine „herausragende Arbeit“…das ist natürlich auch schön und tut meinem Selbstbewusstsein mal wieder gut. Bin aber auch froh, das es jetzt erledigt ist.

Und ich muss mich auch mal selber loben: Meine „144-Challenge“ ging letzte Woche in den Endspurt…die letzten Rechnungen zogen sich, weil die IT noch ein paar Fehler im System ausmerzen, neue Kunden anlegen, bestehende Kunden anpassen und mir mitteilen musste das ich in einem Fall einfach mal in der „Saleorder“ einen bestimmten „Dropdown-Button“ anklicken sollte, um mein Feld „Drucker auswählen“ wieder zu finden…seufz….da war ich irgendwie zu blind das vorher zu sehen…aber letztlich kann ich sagen: Mission accomplished !

Letztlich sind aus den 144 Rechnungen aktuell 136 geworden und ich bin damit auf dem aktuellsten Stand und im nächsten Jahr wird das viel schneller gehen, weil nun immerhin für die 136 Gesellschaften die Vertragsdaten bereits im System angelegt sind. Also wieder ist ein großes Thema, welche durch die Migration auf die neue Software entstanden ist, bewältigt.

Und so konnte ich mich der nächsten Herausforderung stellen, endlich mal wieder für einen Quartalsabschluss „vor die Arbeit“ zu kommen und nicht weiter hinterher zu hinken. Und tatsächlich konnte ich bereits 6 Gesellschaften für den Konzernabschluss fertig hochladen.

Das war so früh, das der Leiter vom Konzern-Controlling vorsichtshalber nachfragte, ob ich tatsächlich schon alle Daten dafür verarbeitet habe. Juuup habe ich – ich habe sogar für jede dieser Gesellschaften eine Komplett-Abstimmung gemacht…weil ich sicher sein wollte, das nun tatsächlich alles auf den richtigen Konten verbucht ist.

Die nächsten 4 Konzern-Gesellschaften sind schon vorbereitet (also gebucht+abgestimmt, aber ich muss noch auf die letzten Kontoauszüge, Rechnungen und die Zinsberechnungen warten) und dann folgt noch der Teil der Windparks, der ebenfalls mit in den Konzern-Abschluss gehört…das sind bei mir aktuell 6 Gesellschaften. Mit den restlichen 10 Gesellschaften, kann ich mir dann etwas mehr Zeit lassen.

Die komplett-Abstimmung mache ich aktuell bei Allen, denn es gab da, seit der Umstellung, noch ein paar Unstimmigkeiten mit dem Verbuchen der Vorsteuer…das System reagiert manchmal seltsam und ich musste ein paar Korrekturen in den Buchungen vornehmen, um das wieder gerade zu ziehen. Erfahrung ist das, was man aus Fehlern lernt.

Mittlerweile weiß ich, das ich ein paar liebgewonnene, altbewährte Methoden bei der Erfassung von Buchungen, lieber nicht mehr machen, sie also „anders“ eingeben sollte, damit das System korrekt buchen kann. Einer dieser Grundsätze lautete bisher z.B. Wir buchen: Soll an Haben! Diese Zeiten sind mit dieser Software jetzt eindeutig vorbei.

Jaja ich kenne noch Zeiten, da wurden die Systeme an unsere Arbeit angepasst….heute müssen wir unsere Arbeitsweise an die Systeme anpassen. Aber die neue Methode schont auf jeden Fall meine Nerven und senkt die Fehlerquote beim Abstimmen der Umsatz-und Vorsteuer. Weniger Fehler = weniger Zeitaufwand. Ich muss mich bloss immer wieder daran erinnern, die Eingabe jetzt „anders“ zu machen.

Na egal…jetzt ist es einfach so. Na klar hab ich für diese Arbeitsweise mal wieder mehr gearbeitet, als ich eigentlich sollte…aber ich merke schon die Verbesserung, auch bei der Wochenarbeitszeit…ich mache schon nicht mehr so viele Überstunden und ich sehe inzwischen auch schon, das ich bald keine Überstunden mehr brauche oder zumindest rapide weniger….WENN alles mal so bleiben würde…was ich in dieser Firma aber noch nie erlebt habe …