(Achtung nur langweiliges Arbeitszeuges !!!)
Die schöne ruhige Zeit des letzten Monats ist damit wieder vorbei. Kaum ist der Juli vorbei, steigt bei uns in der Firma das Aktivitätsniveau und bringt damit den nächsten Schwung an Unruhe und Änderungen.
Mir war ja schon aufgefallen, das ich kaum noch Steuerbescheide bekomme…und auch das mir noch die finalen Ausfertigungen der Jahresabschlüsse und Steuererklärungen für 2025 der Wirtschaftsprüfer fehlen. Eigentlich sollen die für „meine“ Gesellschaften immer noch direkt zu mir gehen….aber auch bei der Prüfungsgesellschaft arbeiten viele unterschiedliche Kollegen und die allgemeine Anweisung aus der Zentrale lautet eben, alles an eine bestimmte Mail-Adresse in DK zu schicken…dabei vergessen die Kollegen in DK und in der Prüfungsgesellschaft immer wieder mal, das es mich (und unseren Chef der ja auch noch ein paar Gesellschaften betreut) auch noch gibt.
Sobald die Mails aber an die Zentrale gehen, arbeiten die ganz stoisch ab, was rein kommt….ich bekomme davon allerdings nichts mit. Also weder bekomme ich die Mails weiter geleitet, so das ich sie selber bearbeiten kann, noch erfahre ich, das die Kollegen aus der Zentrale das gemacht haben. Hier kommen wir wieder zu dem Problem: Informationen sind Bring-Schulden…keine Hol-Schulden.
Denn woher soll ich wissen, das eine Information in DK auf mich wartet. Außerdem würde ich die Mails gerne selber bearbeiten, denn ich kenne die Firmen am Besten und ich kann schneller kontrollieren ob alles richtig ist. Der Kollege in Dänemark der auf auf einmal anfing in meinen Gesellschaften die Steuervorauszahlugnen einzubuchen, die ich bereits gebucht hatte, meinte dann auch:
Wenn er die Mail zum Bearbeiten zugewiesen bekommt, geht er davon aus, das er das auch tatsächlich machen soll. Von seiner Seite aus ist das natürlich logisch…das sehe ich ein. Die Neuen Kollegen sind eben nur noch für bestimmte Aufgaben zuständig…die kennen weder die einzelnen Firmen in ihren Besonderheiten, noch sind das Buchhalter oder Menschen mit buchhalterischen Vorkenntnissen. Die meisten tragen die Bezeichnung „Office Assistent“ und arbeiten stoisch das ab, was man ihnen gibt.
Für mich ist das ein sehr unglücklicher Umstand…so verliere ich den Überblick über meine Arbeit. Ich habe mit der Prüfungsgesellschaft gesprochen und auch die Kollegen in der Zentrale, die die Mail-Adresse betreuen…mein Chef ist ebenfalls informiert.
Soo und jetzt startet wieder mein Anpassungsprozess:
1.Phase : Erst einmal totale Ablehnung: ich MÖCHTE meine Dateien selber bekommen und bearbeiten…es geht nicht, das die komplett an mir vorbei gehen = Versuch der Klärung das die Mails wieder direkt zu mir gehen, bzw. an mich weiter geleitet werden.. ich ärgere mich und fühle mich hilflos, abgeschnitten von meiner Arbeit. Das macht mich unzufrieden und grummelig…weil überall so viele Personen daran beteiligt sind und ich Niemanden direkt ansprechen kann
2.Phase: Suche nach Lösungen WIE ich es ändern kann, nur um festzustellen, das ich nur wenig Einfluss-Möglichkeiten habe…ich bleibe unzufrieden und grummelig
3.Phase: Versuch der Annäherung: Ich entwickle ein Basta-Gefühl…okay wenn ich keine Informationen (die Mails) erhalte, dann muss ich versuchen, anders an die Informationen zu kommen. Wenn die es nicht zu mir schaffen, muss ich sie mir eben holen. Ich habe mir jetzt einen monatlichen Termin eingestellt um im Archivierungssystem für alle meine 26 Gesellschaften nach neu abgelegten Dateien zu suchen. Das verhindert zwar nicht, das die Zentrale einen Teil meiner Arbeit macht…aber so bekomme ich es immerhin mit. Und ich werde nun vor jeder Buchung immer erst einmal die gebuchten Journale aufrufen, um zu schauen, wer mal wieder in meinen Gesellschaften was gebucht hat. Auch weiß man nie, wie in der Zentrale gebucht wird. Bei manchen Vorgängen machen die sogenannte „Cross-Company“ -Buchungen (Buchungen werden durch bestimmte Voreinstellungen und Auswahlmöglichkeiten gleichzeitig in 2 verschiedenen Gesellschaften gebucht) so das ich die Buchung nicht auch noch buchen muss. ..aber verlassen kann sich darauf auch nicht.
4.Phase: Akzeptanz: Ist es tatsächlich schlimm, wenn ich diesen Teil meiner Arbeit nicht mehr selber mache, sondern es der Zentrale überlasse? Wenn ich trotzdem alle Informationen erhalte (egal ob nachträglich oder direkt) könnte ich damit leben, das andere die damit verbundenen Arbeiten für mich erledigen? z.B. den Teil: Dateien prüfen, umbenennen, ablegen, Unterschriften online einholen, an die Prüfungsgesellschaften schicken oder aus den neuen Steuerbescheiden die angepassten Steuervorauszahlungen buchen
Hmmmm das würde ich alles trotzdem lieber selber machen, dann WEIß ich, das die Daten korrekt sind…ich vertraue eben nicht, das jemand der solche Arbeiten im Schnelldurchlauf für hundert Gesellschaften macht, mit der nötigen Sorgfalt an jede einzelne Gesellschaft geht…das erlebe ich aktuell oft genug.
Aber okay ich könnte es hinterher immer noch kontrollieren, würde mir aber den standardisierten und „langweiligen“ Teil der Arbeit ersparen. Also jaaaa ich könnte schon damit leben – müsste meine Arbeitsweise aber noch weiter an die neuen Gegebenheiten anpassen….es ginge also schon…vor allem wenn ich die Mails trotzdem bekommen könnte.
Kollegin Cordula hatte eine gute Idee, das wir mit unser eigenen zentralen Deutschen Mail-Adresse von der Prüfungsgesellschaft immer in cc gesetzt werden könnten, wenn die Mails an die Zentrale schicken…dann könnten wir alle diese Mails in einen speziellen Mail-Ordner leiten und dort immer nachschauen, ob etwas für unsere Gesellschaften dabei ist…unser Chef klärt das aktuell mit den Prüfern und mit der Zentrale.
Ich fange also an mich wieder zu entspannen, jaa so ginge es…und da ich an der gesamten Prozedur nur wenig ändern kann, versuche ich es zu akzeptieren, so wie es ist.
Ich weiß, das es in der kommenden Woche ein Gespräch mit der Prüfern und der Zentrale gibt, weil die inzwischen auch schon ihre Erfahrungen mit den ständigen Umstrukturierungen in unserem Hause gemacht haben, und mich dabei mit meinen Gesellschaften immer noch als Vergleich haben. Nach der Aussage meines Lieblingsprüfers, hat die Qualität der Daten aus der Zentrale merklich nachgelassen.






