Schlagwort: Abschluss-Stress

Durch die Woche

Diese ganze Woche hab ich mich ins Homeoffice verzogen….Donnerstag war ja auch noch der 3.Oktober und damit Feiertag. Meine Abgabetermine kommen aus Dänemark und die nehmen keine Rücksicht auf rein deutsche Feiertage.

Aber immerhin ist auch mein „interner“ Abgabetermin inzwischen gleich mit dem offiziellen Abgabetermin. (Für „meine“ Windparks muss ICH ja früher fertig werden, als alle Anderen, damit die dänischen 2.Controller noch ihren Part erledigen können…und die haben eine Woche Verlängerung bekommen) Somit muss ich am 07.10. alle Gesellschaften fertig haben.

Das Homeoffice hab ich auch dringend gebraucht, um mich endlich auf die Abschlüsse konzentrieren zu können…na klar hab ich trotzdem die telefonischen Fragen der Kollegen beantwortet…nur werden das inzwischen immer mehr und alle fangen sie gleich an: „Wir haben versucht den Controller zu erreichen, aber er geht nicht ans Telefon, deshalb dachte ich, ich frage mal ob Du mir helfen kannst….“.

Mit anderen Worten die Kollegen wissen, das ich nicht dafür zuständig bin, versuchen es aber trotzdem und ich kann sie verstehen…denn letztlich gehe ich ans Telefon weil ich denke, sie haben Probleme mit dem Rechnungsprogramm, das ja in meinen Kompetenzbereich fällt…also kann ich die Anrufe nicht ignorieren….und na klar versuche ich zu helfen…das kostet mich allerdings Zeit.

Inzwischen habe ich aber dazu gelernt und ignoriere zumindest die Mails des Controllers in denen er mit mir und anderen Kollegen versucht zu diskutieren. Also meistens ignoriere ich sie …manchmal schreibe ich eine kurze Erläuterung und verweise für weitere Erläuterungen auf die Firmenzentrale. Ich MACHE das nicht mehr mit mich in seine „Probleme“ hineinziehen zu lassen und habe es ihm am Freitag per Telefon auch gesagt. Das sind keine Handlingprobleme, sondern Grundsatzdebatten und für die bin ich nicht zuständig.

Sooo, im Homeoffice war ich dann endlich mal wieder Herrscher über meine Zeit…also meistens zumindest. Und jetzt endlich hab ich mich auch bei meiner Autoversicherung gemeldet…hatte tatsächlich bisher noch keine Zeit gefunden, wo es gepasst hätte, mich um den Steinschlag in der Windschutzscheibe zu kümmern.

Aber die KFZ-Versicherung wollte gar nicht mit mir telefonieren, sondern ich wurde auf deren Homepage verwiesen…dort konnte ich meinen Glasschaden melden, wurde gleich zu Carglas weitergeleitet, musste meinen Schaden mit Hilfe von entweder/oder Bildern gut beschreiben und es wurde Online beschlossen: der Schaden kann problemlos repariert werden ohne die Scheibe auszutauschen. So konnte ich mir eine Filiale in der Nähe aussuchen und die hatten sogar noch für den gleichen Vormittag einen einzigen Termin frei – den hab ich sofort gebucht.

Meine Mittagspause hab ich damit vorgezogen und auch verlängert, die Kollegen informiert und schon ging es auf nach Norderstedt…und tatsächlich wurde der Schaden mittels eines Spezialharzes innerhalb von 30-40 Minuten repariert. Das kostete mich NICHTS.

Allerdings bekam ich den Hinweis, das evtl. der TÜV nicht damit einverstanden sein könnte, weil der Steinschlag noch etwas sichtbar ist und es somit sein könnte, das die Windschutzscheibe später doch noch ausgetauscht werden müsste…das hängt tatsächlich vom TÜV-Prüfer ab, für wie sicher er die Reparatur hält.

Die Wartezeit hab ich dann genutzt, um ein wenig in der Gegend herum zu laufen…da sind schöne Wohngegenden in der Nähe. Ich bin inzwischen so oft in Norderstedt wegen Terminen (Ärzte, Krankenhaus, Brille)…da sollte ich mal die Augen offen halten, FALLS ich umziehen müsste (brrrrr – nicht das ich das möchte – nenene- nun wirklich nicht).

Den Rest der Woche hab ich abends relativ häufig mit verschiedenen Nachbarn geplauscht, die ich teilweise den ganzen Sommer nur selten gesehen habe…das war schön…ich fühle mich sehr wohl hier (zum Glück kommen die kreischenden Enkelkinder der Nachbarn unter mir, nicht mehr täglich).

Ansonsten habe ich viel gearbeitet (einschließlich 5 Std. am Feiertag), hab meine Walkingrunden abends gedreht, viel über Whatsapp/Threema kommuniziert und mich von den stressigen Tagen erholt.

Freitagabend war ich dann auch richtig zufrieden mit mir und meiner Arbeitswoche….so das ich dieses Wochenende keinen Handschlag arbeiten werde…die restlichen 3 Abschlüsse schaffe ich locker am Montag und damit werde ich es mal wieder geschafft haben, trotz aller Widrigkeiten, meine Termine einzuhalten.

Abschlüsse, Abhängigkeiten und Absurditäten

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Wie schnell diese Woche mal wieder an mir vorbei gezogen ist….

Am Besten waren die Tage Dienstag bis Donnerstag, die ich konsequent im heimischen Büro verbracht habe….lange und effektive Arbeitstage…kein Glatteis- oder Schneeproblem und nur ganz wenig Ablenkung durch Telefonate oder Meetings.

Volle Konzentration auf die Abschlüsse…wenn auch mit so manchem Frust verbunde, weil die Daten, die sonst immer früh kommen, auf einmal nicht kamen und die, von denen ich es am wenigsten erwartet hätte, waren auf einmal echt früh.

So hatte ich eine Firma GERADE mit kalkulierten Werten fertig und brauchte nur noch die Mail zu schreiben um es „fertig“ zu melden – da kam, genau in dem Moment, die Mail vom externen Abrechner mit den endgültigen Werten. Seufz – na gut, tief durchatmen und noch einmal die Daten anpassen. 

Der Controller meinte sowieso, ich solle mir ruhig etwas länger Zeit lassen und auf die korrekten Abrechnungen warten….immerhin wären viele der Group-Controller in der Zentrale, gerade im Firmen-Ski-Urlaub. WHAT?  Group-Controller, das sind die Konzern-Controller, die unsere Einzelabschlüsse in den Konzernabschluss übernehmen müssen…das ist also die Abteilung, die uns den zeitlichen Druck einbrockt. Und gerade DIE sind mit in den Ski-Urlaub gefahren?

Und ich hatte mich schon gewundert, warum ich auf meine rechtzeitig abgegeben Abschlüsse so gar keine Rückmeldung erhalten habe…nun gut, es scheint jedes Jahr das gleiche Dilemma zu sein…ich muss mit meinem Chef sprechen.

Ich hab also in dieser Woche, mehr als einmal, meinem natürlichen Drang, doch eben den einen oder anderen Abschluss mit Schätzwerten abzugeben, unterdrückt und brav gewartet. Okay ich hab alles in Excel verformelt und kalkuliert und abgestimmt und brauchte jetzt nur noch auf eine Abrechnung oder eine der Zahlungen zu warten, um die tatsächlich abgerechneten Netto kWh für den Monat zu erhalten…damit kann ich dann alles andere selber berechnen und auch die daran hängenden Aufwandsrückstellungen usw.

Freitag war ich dann im Büro und bin mittags von den Mengen an eingehender Post fast erschlagen worden….unglaubliche Mengen brachte der Postbote, das meiste waren die November und Dezember-Abrechnungen der Direktvermarkter und der Netzbetreiber, die es immer noch nicht geschafft haben, auf digitales Versenden umzustellen.

Bei einem hatte ich Donnerstag angerufen und nach Kopien der November und Dezember Abrechnungen gefragt…jaaaa kein Problem, also sie würde es jetzt an eine Abteilung geben, die es noch einmal ausdruckt und per Post verschickt…so in ca. 7-10 Tagen sollte es dann bei mir ankommen. Ähmmm…ginge es nicht eben per Email? Nein – das dürfen sie nicht. Ich hab mich freundlich bei ihr bedankt und hab dann aufgelegt….fassungslos blieb ich vor meinem Laptop sitzen. Bitte motze keiner mehr über die langsame Digitalisierung von Behörden, auch Wirtschaftsunternehmen sind manchmal nicht besser organisiert.

Alle Briefumschläge aufmachen, Inhalt entfalten, sortieren und dann am Drucker für fast 3/4 Stunde eine Abrechnung nach der anderen an die zentrale Verteilstelle einscannen, natürlich sind die Abrechnungen mehrseitig. Dabei muss jede Abrechnung EINZELN gemailt werden….Allein um alle Briefumschläge im Akkord NUR zu öffnen, brauchte ich schon mehr als 10 Minuten…insgesamt hab ich fast 1,5 Stunden meiner Arbeitszeit mit der Post verbracht…aber es war ja sonst Niemand da und genau auf die Abrechnungen warten ja auch die Kollegen in Dänemark, um ihre Abschlüsse machen zu können.

Normale Unternehmen schreiben ihren Kunden Rechnungen. Daher wissen solche Unternehmen immer recht schnell, welchen Umsatz sie gemacht haben.

Das geht in unserer Branche nicht, wir sind darauf angewiesen das unsere Kunden (Direktvermarkter+ Netzbetreiber) uns Gutschriften über die eingespeisten Strommengen schicken. Steuerlich nennt man das „Abrechnungen im Gutschriftsverfahren“ im Englischen sagt man „Self-billing invoices“. Und das geht auch erst immer dann erst, wenn die offiziellen Monatsmarktwerte für Erneuerbare Energien über die Webseite „netztransparenz.DE “ bekannt gegeben werden.

Deshalb haben wir erst um den 20. eines Monats die Gewissheit, welchen Umsatz wir gemacht haben. Wie absurd ist es da zu denken, wir schaffen es irgendwann einmal reelle Jahresabschlüsse am 10. Werktag des neuen Jahres abgegeben zu können…wenn die Preise erst um den 08.01. bekannt gegeben werden und die Abrechnungen zwischen den 18.-25. Januar kommen.

Meine restlichen Abrechnungen waren zum Glück, auch mit dabei. Ich muss ja „so um den 20. Januar herum“ fertig werden…das passt…ich mache heute noch ein paar Überstunden und dann ist bist Montag hoffentlich alles erledigt…es fehlt mir nur noch ein Einziger externer Wert.

Es wird also langsam und ich bin zufrieden mit dem aktuellen Stand….und wenn ich bis Montag fertig werde, dann liege ich noch gerade so im Zeitplan, trotz der zusätzlichen Anforderungen und der ständigen Unterbrechungen. 

Und wieder habe ich etwas daraus gelernt, wie ich mich noch effizienter vorbereiten kann…und das die Veränderung so mancher zeitlichen Abläufe weitere Vorteile bringt UND das sich lohnen kann, geduldig zuwarten und den Zeitplan dadurch zwar etwas zu überreizen, aber im Endeffekt spart man dadurch Zeit.

unentspannte Woche

Die Woche hat an meinen Nerven gezerrt…ich kam gut voran mit meinen Abschlüssen…solange bis sich mal wieder unser wichtigster Report verabschiedete….Ich wäre voll im Zeitplan geblieben, aber seit Donnerstag funktioniert das Programm für den Report nicht mehr…und die IT hat bisher keine Lösung.

Ich habe also bereits weitere 5 Abschlüsse die eigentlich fertig sind…die ich aber nicht reporten kann….das ist nervig und hat mich schon so einige Stunden gekostet, in denen ich nur hilflos vor den Bildschirmen saß und den ITlern bei der Arbeit zusehen konnte.

Währenddessen kann ich ja nichts anders arbeiten…das war nicht gut für meinen Zeitplan, der ja auch in dieser Woche straff durch getaktet war…natürlich haut das Tagesgeschäft mit eiligen Dingen immer wieder dazwischen und so war mein restlicher Zeit-Puffer durch die Steuertermine und Zahlläufe bereits am Mittwoch aufgebraucht.

War ja klar, sobald ich wieder Vorort im Büro arbeite, funktioniert das nicht gleich nicht mehr so gut mit der Zeiteinteilung…aber es wäre ja auch unhöflich gar keine Unterhaltung mehr mit den Kollegen zu führen.

Der IT-Kollege aus der Zentrale hatte sich am Freitag auch irgendwie nicht richtig auf mein System aufgeschaltet…auch da funktionierte einiges nicht…und auch er wurde ungeduldig…bis ich den Vorschlag machte, es auf Montagmorgen zu verlegen….wenn er wieder im Büro am „richtigen“ PC sitzt und sich vernünftig aufschalten kann….dann schiebe ich die Reports für diese nicht ganz so wichtigen Firmen, zugunsten meiner noch nicht fertiggestellten 2 Abschlüsse, die ich am Freitag abgeben sollte…die sind wichtiger…und weil hier noch der 2.Controller nachgeschaltet ist, brauche ich für diese Firmen den Report nicht. Erleichtert hat er zugestimmt.

Die Firmen hab ich dann aber trotzdem nicht mehr komplett fertig bekommen…aber die Kollegin (2.Controller) ist selber noch mit ihren anderen Abschlüssen beschäftigt, so kann ich ihr die Daten ebenfalls Montagmorgen schicken.

Ich hab also solange im Büro verbracht, bis ich fast alles fertig hatte…bei der 2. fehlt noch die Verprobung und die Endkontrolle. Dann ging es bei mir aber nicht mehr…

…ich war ja nicht alleine Büro, der Controller war auch da und auch er war gestresst, weil er seinen Jahresabschluss fertig machen wollte, er mit der Verarbeitung der Daten aber nicht voran kam und er in der kommenden Woche in den Urlaub geht. Er murmelte also die ganze Zeit vor sich hin: ja … ne …ach …hmmm…so….aha….wie denn…soooooo…na dann….

Wir hatten für diesen Tag vereinbart uns nicht zu unterhalten, damit wir konzentriert arbeiten konnten, aber sein ständiges Gemurmel ging mir auf den Senkel und das trotz Kopfhörer. Auch ein dezenter Hinweis brachte nichts….er merkt sein Gemurmel ja nicht einmal.

Ich hab dann beschlossen nach Hause zu gehen, da war es aber auch schon nach 17 Uhr und war damit knappe 10 Stunden im Büro anwesend (teilweise ja wartend wegen der IT-Probleme) …den Rest mache ich dann noch am Wochenende…ca. 1,5 Stunden brauche ich dafür.

Ab kommender Woche sind meine beiden Kollegen in Urlaub, d.h. ich muss alle Tage ins Büro fahren und mich um die Post usw. kümmern…und gleichzeitig noch die restlichen Abschlüsse fertig bekommen und dann hoffen das ich für alle die Reports erstellen kann….dann ist der Spuk mit den Halbjahres-Abschlüssen erst einmal wieder vorbei.

Meine Taktik für diese schnellen Abschlüsse war schon gut….und hat mich auch insgesamt gut durch die Zeit gebracht…aber ich habe auch gemerkt, an welchen Stellen ich noch mehr vorbereiten und wie ich es mir noch einfacher machen kann…ich hatte mich in der Vorbereitung zu sehr auf die eiligen Abschlüsse in der 1. Woche konzentriert…und dadurch für die Nachfolgenden dann zu viel Zeit gebraucht….Zum Glück brauche ich die 23 Abschlüsse nur 2x im Jahr zu erstellen….für die Quartalsabschlüsse sind es aktuell nur 7 um die ich mich Anfang Oktober kümmern muss.

Bis dahin habe ich Zeit alles Liegengebliebene aufzuarbeiten und vorzubereiten. Alles wird gut.