Schlagwort: Abschlüsse

Fahrt ins Büro – trotz Schnee

Die vielen Schneetage habe ich hier, knapp oberhalb von Hamburg, gut überstanden. Was auch daran liegt, das ich in dieser Woche geplant hatte komplett im Homeoffice zu bleiben.

Da meine Quartalsabschlüsse jedoch so gut funktioniert haben (nicht reibungslos und manchmal war es auch echt frustrierend), hatte ich bereits Mittwoch 16 von 17 Gesellschaften fertig hochladen können. Deshalb bin ich am Donnerstag relativ spontan nach Hamburg ins Büro gefahren. Donnerstag war ja für uns Deadline und den letzten Abschluss konnte ich auch entspannt vom Büro aus erledigen.

Ich bin Donnerstag extra früh losgefahren und so lag zwar wieder einmal Schnee auf den Straßen, doch es war wenig Verkehr. Die Fahrt war also kein Problem.

Das war in diesem Jahr tatsächlich der 1.Arbeitstag, den ich im Büro war. Es waren nur sehr wenige Kollegen anwesend…auf unserer Etage waren nur mein Chef und Ich da und später dann noch kurzfristig 2 Kollegen aus einer anderen Abteilung. Auch die anderen Etagen waren mager besetzt.

Auf auf der Dachterrasse lag mit mehr als 30cm der Schnee so hoch, das der erhöhte Ausstieg von unserer Etage aus, mit Schnee überzogen war. Noch ein paar Zentimeter und beim öffnen der Tür fällt der Schnee direkt in unser Büro.

Als ich den Übergang zum vorderen Haus über die Terrasse wagte (anstatt den offiziellen Weg durch die Tiefgarage zu nehmen), bin ich auch prompt im Schnee eingesunken…aber nicht so viel, wie befürchtet…denn durch mein eigenes Gewicht bei jedem Schritt, habe ich den Schnee ja sofort „verdichtet“..aber na klar waren meine Hosenbeine nass.

Es war ein ziemlich relaxter Tag…die letzte Firma fertig zu bekommen, war kein Thema mehr und ich hab mich viel unterhalten…das tat mir gut. Sooo, damit sind die Quartalsabschlüsse fertig und jetzt kann ich mich für alle Gesellschaften, um die Jahresabschlüsse zu kümmern.

Die Quartalsabschlüsse sind eine interne „Notwendigkeit“ für den Konzernabschluss. Hier gilt der „fast close“ und die Deadline war der 08. Januar. 17 meiner 26 Gesellschaften mussten also bis zu dem Datum fertig werden. Nun starten also für alle Gesellschaften die Jahresabschlüsse. Das heißt, das wir teilweise die gebuchten Werte für den Quartalsabschluss wieder auflösen und die endgültigen Daten einbuchen müssen, sobald uns diese gegen Ende Januar vorliegen.

Aber natürlich gibt es bei einigen Gesellschaften auch keine Änderungen mehr, das heißt hier könnte ich jetzt schon direkt die Daten für die Wirtschaftsprüfer extrahieren, aufbereiten und verschicken. Andererseits muss ich mich aber auch um das laufende Geschäft kümmern. Denn auch im Januar gibt es weiterhin viel zu tun.

Aber nicht heute…nein…heute will ich es einmal genießen, das ich es trotz einiger Schwierigkeiten geschafft habe, ohne vorher zu Verzweifeln, die Abschlüsse fertig zu bekommen.

Außerdem wusste ich ja , das ich am Freitag jetzt mit meinen „zwangsweisen“ 1/2-Tages-Ausgleichen anfangen musste…es gab nämlich gegen Ende des Jahres noch einen kleinen Eklat.

5 Tage – einfach weggelasssen

(Achtung! Nur langweiliges Arbeitszeugs )

Mit dem Ende des Monats Juni ging es dann in die heiße Phase unserer Quartalsabschlüsse…ich fühlte mich gut vorbereitet und habe jede Gesellschaft mit der nötigen Sorgfalt überprüft, immer wieder noch auftauchende Konten-Verirrungen und -Verwirrungen aufgespürt und ausgemerzt.

Es finden sich immer noch Fehler durch die Systemumstellung, mal ist es die Software die nicht richtig reagiert, weil falsch justiert, mal hatte der Mensch vor dem Computer (also ich) Tomaten vor den Augen oder andere Vorstellungen davon, was das Programm eigentlich machen sollte. Bisher ist es mir jedoch gelungen, in jeder dieser Gesellschaften, die Ordnung wieder herzustellen.

Bis Freitag den 04.07. hatte ich alle die Gesellschaften fertig, die am folgenden Montag fertig gemeldet werden mussten,…für die restlichen 6, die die sowieso mehr Arbeit bedeuten, hatte ich damit noch eine ganze Woche Zeit. 5 volle Arbeitstage.

…dann hab ich beim Abhaken in unserem Abgabeterminkalender gesehen, das das mit den 5 Tagen Verlängerung gar nicht mehr gilt. ALLE – und ich meine wirklich ALLE (egal in welchem Land und egal welche Art von Gesellschaft) müssen am 07.07. fertig sein. 5 Tage einfach weggelassen…fortgezaubert.

Das war Freitagmorgen am 04.07. als mir klar wurde: jetzt stecke ich aber richtig in Schwierigkeiten. Eine leichte Form der Panik schoss durch meinen Körper. WARUM hat mir das eigentlich keiner gesagt? Es gab keine Infos auf den üblichen Wegen…das heißt die Anweisung haben die dänischen Kollegen mündlich bekommen…aber ich wurde mal wieder vergessen.

Und wenn ich mir jetzt im nachhinein die Liste der Kollegen anschaue, die nicht rechtzeitig abgegeben haben, vermute ich einmal, das außer den dänischen Kollegen keiner wirklich informiert wurde.

Sooo jetzt aber mal tief durchatmen…Es ist Freitag: da schaffe ich auf jeden Fall 1-2 Gesellschaften…eine ist ja fast fertig. Für Samstag und Sonntag plane ich jeweils 1 pro Tag…das sind die beiden Neuen…da brauche ich in jedem Fall viel länger…und dann bleiben immer noch 2 für den Montag.

Theoretisch könnte es also klappen, wenn alles gut läuft und ich das Wochenende durch arbeite. Leider lief es nicht so gut, wie gehofft…und alles dauerte wesentlich länger, als gedacht…aber ich wollte auch keine halben Sachen machen…das spart zwar in dem Moment etwas Zeit, kostet aber später mehr Zeit, es dann doch alles wieder aufzurollen. Nein, ich gebe nur ordentlich und korrekt erstellte Abschlüsse ab.

Also Augen-zu und durch….Der Freitag im Büro war lang…die systemseitigen Fehler zu finden und zu bereinigen hat echt Nerven gekostet und dann noch meine eigenen Fehler dazu…am Wochenende hab ich an beiden Tagen zusammen 19 Stunden gearbeitet. Jawohl 4 von 6 Gesellschaften konnte ich somit fertig melden.

Der Montag (Abgabeschluss) war jedoch eine einzige Katastrophe und ich habe zwar die 5. Firma fertig bekommen, die 6. jedoch nicht mehr…ich war zu nervös, auch weil ich ständig gestört wurde…ich war müde und gereizt und irgendwann einfach so fertig, das ich mich um 17 Uhr abgemeldet habe. Basts.

Trotzdem war ich stolz auf mich: insgesamt habe ich von den 17 Gesellschaften (von insgesamt 26) die in den Quartalsabschluss fallen, 16 rechtzeitig abgegeben und die letzte, kommt dann eben einen Tag später.

Am nächsten Morgen kam schon per Mail die Mahnung welche Gesellschaften alle noch fehlen würden…bei mir eben nur diese Eine. Es hat dann tatsächlich noch 1/2 Tag gedauert…auch da musste die IT noch etwas „fixen“…also eine BUG bereinigen.

Ich habe mich Montag bei der dänischen Teamleitung erkundigt, warum ich davon nichts davon wusste…sie ist nicht darauf eingegangen, nur das man auf Konzernebene dieses Mal „ausprobieren“ wollte, ob wir das schaffen können….tja, das wird dann wohl ab jetzt der Standard. Dafür entfallen aber auch ein paar der „kleinlichen“ Überprüfungen und ein paar Arbeiten durften wir uns auch ganz sparen…jeder erstellt seine Abschlüsse eigenverantwortlich…es gibt keine Kontrolle mehr durch die 2.Controller oder die Teamleitungen. Dafür gibt es zusätzliche Regeln, was in jeder Einzel-Gesellschaft für den Konzernabschluss „umgegliedert“ werden muss, damit es den Dänischen Vorschriften entspricht.

Hätte ich das vorher mit dem vorgezogenen Abgabetermin gewusst, hätte ich mich ganz anders vorbereitet…nun gut…jetzt weiß ich es ja. Das passiert mir nicht noch einmal. Und jeder kommende Quartalsabschluss dauert ab jetzt auch nicht mehr so lange in der Vorbereitung….jetzt wo einmal alles überprüft und umgestellt ist..

Trotzdem wird es bei jedem Abschluss einen sehr straffen Zeitplan geben…und ich weiß, wir proben das jetzt mit den super-schnellen Quartalsabschlüssen, weil wir das bald monatlich machen sollen. Das ist dann die ultimative Steigerung…das Endziel.

Aber jetzt ist das Thema erst einmal erledigt…und ich wundere mich manchmal schon, wie routiniert ich an vielen Stellen schon mit dem neuen Programm umgehen kann. Na das ging ja jetzt doch recht schnell. Ich kann meinen Kollegen auch schon Hilfestellungen geben, wie man was macht.

noch mehr Änderungen angekündigt

noch mehr Änderungen angekündigt

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Diese Woche war sowieso schon herausfordernd, um ALLE 1/2-Jahres-Abschlüsse bis zum 05.07. fertig zu bekommen. Da hätte es die weiteren Neuigkeiten gar nicht bedurft, um mich aus der Spur zu bringen.

Also erst einmal: na klar hab ich die Deadline geschafft….dafür habe ich ja wochenlang vorgearbeitet und mich in dieser Woche auch für 4 Tage ins HO zurückgezogen. Trotzdem war es zum Schluss dann doch extrem unruhig, weil auf einmal soviel unerwartete Anfragen bei mir ankamen…aber ich hab die Arbeiten priorisiert und bin meinem Ordnungsprinzip : „vom Eiligsten zum Wichtigsten“ gefolgt und es hat funktioniert und ich war Freitagnachmittag stolz und froh, das es doch so gut geklappt hat – trotz der Unruhe.

Und dann kamen in der Woche noch die nächsten Änderungen: zum 1.Juli wurde unser Online-Rechnungs-Freigabeprozess auf eine komplett neue Freigabe-Matrix umgestellt …das wurde uns 2 Tage vorher in einer kurzen Online-Präsentation mitgeteilt und kurz erläutert. Mehr nicht.

Die Umstellung gilt für den gesamten Konzern, ALLE gleichzeitig und das mitten in der stressigsten Woche. Die Anfragen der Kollegen, kommen jetzt natürlich bei mir an, weil eben einiges anders läuft. Ich hatte zwar eine Rundmail geschrieben und auf die Änderungen hingewiesen, wusste aber ja selber nur wenig über das ,was uns jetzt im Hintergrund das Denken abnehmen soll…noch so etwas wo wir Controller und auch alle Anderen nicht mehr denken sollen…einfach alles so lassen….immerhin ist es Voreingestellt.

Aber manches ist eben nicht logisch und manches sogar faktisch falsch. Aber das soll angeblich genau so gewollt sein. Aber unser Konzern hat eben an manchen Stellen keine klaren und eindeutigen Strukturen und das führt bei dieser eindimensionalen Logik nun einmal nicht zum eigentlich anvisierten logischem Ergebnis.

Denn schon nach den ersten Minuten der Präsentation war klar, das kann für mich gar nicht funktionieren…und ich habe gefragt, ob es für Controller die wie ich unterschiedliche Typen von Gesellschaften betreuen, eine gesonderte Lösung gibt, da diese sehr eindimensionale Vorgehensweise bei mir zu Fehlern führen würde…doch der Kollege meinte das würde sich dann finden….wir gehen jetzt live und schauen was passiert.

Natürlich kam es wie es kommen musste..es funktionierte bei mir so eben nicht und seine anvisierte Lösung auch nicht…aber immerhin hab ich jetzt eine manuelle Zwischenlösung genannt bekommen und der Kollege aus der Zentrale klärt das mit dem Software-Hersteller.

Es ist schon erstaunlich, das erlebe ich jetzt bereits seit 4 Jahren: Anstatt die Software an unsere Bedürfnisse anzupassen, sollen wir unsere Arbeitsweise (und die der Lieferanten und Kunden auch) eben an das IT-System Anpassen. Das finde ich vermessen.

Die nächste Neuerung war dann, das unser Archivierungssystem bereits zum 31.12.2024 abgeschaltet wird und das Neue funktioniert eben nicht mehr mit Ordnern und Unterordner…sondern „anders“. Echt jetzt? Am Ende des Jahres, wenn wir (falls sich nichts ändert) auch auf das neue ERP-System umstellen sollen UND im Jahresabschluss stecken werden….super – ich freue mich….immerhin ist das ein von uns täglich genutztes Tool auf dem unsere wichtigsten Arbeitsdateien liegen.

Den Knaller hat dann mein jetziger Vorgesetzter (noch sage ich nicht Chef…das Attribut muss er sich erst noch verdienen ) gebracht. Als GF hatte er das endgültige Recht zu entscheiden, wer denn nun von den Bewerbern als Drittes Teammitglied zum Controller und mir kommen soll: und hat uns einfach mal, kurzerhand ZWEI davon als „total tolle Buchhalter“ für unser Team ausgesucht.

Ohne mit uns vorher darüber zu sprechen werden es jetzt also 2 und nicht 1..und nicht etwa, weil er uns etwas Gutes tun wollte…nein, weil er mit einer der dänischen Controller-Kollegin so seine Probleme hat…und nicht das er das mit der Teamleiterin der Kollegin oder dem Abteilungsleiter vor Ort vorher geklärt hätte…NEIN er hat sich entschieden diese eine spezielle Gesellschaft von der Kollegin von DK weg zu nehmen und nach DE zu holen und geht gleich bis ganz oben in der Hierarchie, um eine weitere Stelle genehmigt zu bekommen und es hat wohl mittels eines Telefonats kurzfristig gefruchtet und Beide sollten am 01.08. anfangen und der Controller geht im August noch für 2 Wochen in Urlaub. Okay inzwischen fängt einer jetzt zum Glück erst am 01.09. an.

So – das hat gesessen!

Wir sollen also mitten in der Umstellung auf ein neues ERP-System, eine Gesellschaft aus einem alten Sytstem in DK in ein noch älteres System in DE übernehmen (dabei müssen alle Konten neu definiert und umgestellt und die Gesellschaft manuell eingerichtet werden…um dann gleichzeitig diese Gesellschaft aus unserem Uralt-System für die Übertragung in das neue System vorzubereiten, welches Wiederum einen ganz anderen Kontenplan hat. DAS macht mich sprachlos und auch wütend.

Es ist jetzt echt nicht der richtige Zeitpunkt für so einen Wechsel…Vor allem weil der neue Kollege, ja auch erst einmal das Geschäftsmodell und unsere bisherigen Anforderungen verstehen und lernen muss…und soll dann gleich eine bisher komplett in dänisch geführte Fima übernehmen. Unsere deutschen Gesellschaften führen wir in Deutsch und Englisch…aber wenn eine Firma komplett von der Zentrale ausgeführt wird, wird alles komplett in Dänisch gemacht.

Außerdem reicht ja eine Firma dieser Größe gar nicht aus, um den Arbeitstag auszufüllen…und der wird dann auch noch zu mir ins Büro kommen…na ok – damit hab ich mich ja schon letzte Woche beschäftigt…das ist okay. Geklärt war mit dem Controller vorher das ich ein paar meiner Gesellschaften an den 3. Controller abgebe, sobald dieser eingearbeitet ist, damit wir als 3er Team uns auch gegenseitig vertreten können…nun müssen wir neu denken.

Ich bin mir noch nicht sicher ob mir diese Änderungen alle gefallen….und ich habe beschlossen zumindest schon mal meine Bewerbungsunterlagen auf einen neuen Stand zu bringen…das hab ich auch bereits erledigt..es fehlt nur noch ein neues Foto.

Ich brauche jetzt erst einmal den Urlaub und dann schaue ich, wie es weiter geht…ob ich mich mit all dem anfreunden kann oder ob ich mich doch mal auf dem aktuellen Arbeitsmarkt umschaue….ich weiß es noch nicht…denn eigentlich mag ich meine Arbeit…und zwar genau so, wie sie jetzt ist….nur das drumherum ist echt nervig geworden.

Um die Ecke denken

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs 😉)

Die Woche war, wie erwartet, herausfordernd….also anstrengend. 6 der 7 Abschlüsse hab ich tatsächlich rechtzeitig bis heute Mittag fertig bekommen…mit dem Nachzügler bin ich auch fast fertig…dafür hab ich ja die Verlängerung bis Montagmorgen erhalten. Das schaffe ich.

Bei ein paar Gesellschaften stand ich, durch die vielen veränderten Abrechnungsmodalitäten, vor echten Schwierigkeiten die Umsätze zu Berechnen, bzw. darzustellen und auch noch soo abzustimmen, das alle Checks passen)…denn unsere Excel-Listen sind nicht adäquat mit den Änderungen mit gewachsen und die Formeln werden dadurch immer verschachtelter und länger und es gibt nur wenig Platz für die vielen variablen Berechnungen.

Vorbei sind die Zeiten, wo man mit festen Formeln durch ein gesamtes Jahr rechnen konnte…jetzt ändern sich Monat für Monat einige Bezugspunkte, manche sind %ual vom Erlös, manche berechnen sich mit einem festen Satz je Netto-Produktionswert und lustig sind die, bei denen es eine Kombination gibt…dazu kommt dann ein Teil der Erlöse aus der Direktvermarktung und ein Teil aus der Marktprämie…die jedoch oft erst verspätet bei uns eintrifft. Bei beiden werden Handlungskosten in unterschiedlichen Höhen berechnet und abgezogen und am Ende soll alles ein großes und nachvollziehbar abgestimmtes Ergebnis geben und zwar bis auf die 2.Nachkommastelle. Da unsere Liste aber nur die gegengerechneten Werte (netting) enthält, die Berechnung aber getrennt nach Bruttoerlös und Handlungskosten unterschiedliche Variablen enthält, ist und bleibt es ein ständiges Um-die-Ecke-Denken, wenn zu diesem Zeitpunkt weder Netto-Produktionswert noch die Monatsmarktwerte bekannt sind. Und ich wünschte, ich könnte noch viele Zeilen in die Excelliste einbauen…stattdessen quetsche ich die unterschiedlichen Berechnungsformeln in wenige Zeilen und verschachtelte mich immer weiter…bis ich merke wie ich drohe, mich dabei zu verlaufen….okay, also noch einmal von Vorne. Ich mag es eben gern übersichtlich.

Eine Kollegin hatte mir in einer unserer gemeinsamen Listen eine interessante Abstimmungshilfe eingebaut, ja super – das hilft mir für einen Teil der Berechnungen richtig gut und die hab ich gleich mal für andere Gesellschaften übernommen. Mit so einer ungeplanten Hilfestellung hatte ich nicht gerechnet. Die Kollegin hatte sich also auch schon Gedanken gemacht, wie man das berechnen und darstellen könnte und zusammen mit meiner Variante haben wir also Check und Gegen-Check…denn ich komme mit meiner Methode auf die gleichen Zahlen. Das ist schon mal ein Wort…wir sind uns einig.

Und auch die in den letzten Tagen eingetrudelten Kosten-Nachberechnungen für das letzte Jahr, ließen mich gehörig ins Schwitzen kommen…die index-basierten Nachberechnungen für Servicekosten brachten große Abweichungen zu den gebildeten Rückstellungen des Vorjahres…denn die Regeln, nach denen wir unsere Rückstellungen Ende 2022 berechnen mussten, deckten das gar nicht ab. Durch unsere schnelleren Abschlüsse im Januar standen uns noch keine aktualisierten Preis-Indizes für das abgelaufene Jahre zur Verfügung.

Dieses ständige um-die-Ecke-denken, mag ich eigentlich nicht – schon gar nicht unter Zeitdruck…trotzdem war es spannend zu sehen, wie sich am Ende des Tages, aus dem ganzen Wust, alles ganz harmonisch zusammenfügen und erklären lässt. Ärgerlich bleibt es allemal – aber immerhin kann ich der Logik der Rechnungen und Verträge folgen.

Für die ersten beiden Abschlüsse hab ich auch schon vom 2.Controller das okay bekommen: Ohne Beanstandungen genehmigt.

Ich finde das war ein guter Moment um Feierabend zu machen…ist seit 15 Uhr eh keiner mehr aus der Abteilung da, nur ich saß noch in meinem Homeoffice…Okay dann also Feierabend und Wochenende mit einem guten Gefühl.

Zähhhhhhhhh

Beruflich läuft es etwas zäh…und selbst die gelassenen Kollegen aus der Zentrale sind nicht mehr so „hygge“. Nachrichten werden neuerdings öfter nicht einmal mehr mit Anrede oder Grußformel am Schluss versendet, Smileys viel seltener genutzt….ausgetauscht wird nur noch der notwendige Inhalt…das Menschliche lässt rapide nach.

Ich habe Antennen für diese Art von Veränderungen im Verhalten von Menschen und mache mir so meine Gedanken. Z.B. wenn mein Chef mir um 23.29 Uhr eine Mail geschrieben hat und ich sehe das er um 7.04 Uhr schon wieder online ist und auf meine Antwort sofort reagiert….verschiedene Kollegen fast erschrocken Fragen zur Klärung von Sachfragen abblocken, weil sie keine Zeit mehr haben und eine Kollegin im technischen Bereich ihre Fragen und ihren Frust bei mir abläd und vorwurfsvoll meint: DU bist doch der Controller.

Ja – das in ich…Controller und kein Hellseher. Ich kümmere mich um das buchhalterische Zahlenwerk für das Projekt – aber an der Planung 2011, wo auf einem Grundstück nun die Zuwegung zu unserer Anlage genau liegt und wer welche Pflichten übernimmt, war ich nun wirklich nicht beteiligt und diese Information brauche ich auch für meine Arbeit nicht……ich hab dann mal den Kontakt zum damaligen Projekt-Manager empfohlen, ihr dann aber doch beim Suchen in der Datenbank geholfen.

Jetzt beginnen die 1/2 Jahres-Abschlüsse und für die Zentrale bedeutet es sogar: Jahresabschluss…die heiße Phase beginnt…und überall tauchen neue Probleme auf….ist eines gelöst, kommen zwei neue hinzu.

Dabei hab ich Glück, das ich bereits vorher einen kleinen Zeitpuffer herausarbeiten konnte…aber wenn das so weiter geht, ist dieser verbraucht, bevor ich auch nur in die Nähe meiner Abgabetermine komme…

Okay: Challenge accepted …. na klar schaffe ich das trotzdem..