Schlagwort: Buchungslogik

Einmal Loben bitte

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

Und schwuuups sind schon wieder 14 Tage herum…krass wie die Zeit bei mir momentan rennt.

Die Woche nach Pfingsten war richtig gut im Job…auch wenn mich ein paar Sonderaufgaben wieder mal so richtig auf Tab hielten. Der externe Investor in einer Firma wollte die Jahre 2023-2024 erklärt haben…was war diese Zahlung, was war jene Zahlung. Wie setzen sich die Erlöse zusammen…können wir beweisen, das die Erlöse richtig sind…wie wird das kontrolliert, wer kontrolliert und wie sind die internen Abläufe geregelt.

Das war in einer der beiden Gesellschaften, die ich erst im Februar 2025 übernommen habe …und die vorherige Controllerin in DK hatte keine Zeit dafür. Ich dagegen habe keinen Zugriff auf das alte dänische System…zum Glück konnte ich das Jahr 2024 anhand von Ordnern und Excel-Files und den Übernahmedaten im neuen System nachvollziehen und konnte alles haarklein aufschlüsseln und erläutern. Lob auch einmal an meine Kollegin in DK …sie hat die Daten alle richtig erfasst…nur eben nicht so dokumentiert, wie wir es eigentlich müssen….ich stand also eine ganze Weile am Scanner, um für jeden Monat des Jahres, alles einzeln nachzuweisen.

Für das Jahr 2023 hab ich die Kollegin in DK gedrängt mir wenigstens die „Roh-Daten“ zu liefern…immerhin hat sie – entgegen unserer Regeln – diese NICHT gescannt und archiviert. Da musste sie jetzt ran. Den Rest hab ich dann wieder erledigt, alles zusammen gestellt und wieder erklärt.

Für all diese Zusatzarbeiten habe ich von dem Investor ein schönes Lob und Dankeschön zurück bekommen…er lobt mich jetzt überall bei den Kollegen und Chefs für meine „herausragende Arbeit“…das ist natürlich auch schön und tut meinem Selbstbewusstsein mal wieder gut. Bin aber auch froh, das es jetzt erledigt ist.

Und ich muss mich auch mal selber loben: Meine „144-Challenge“ ging letzte Woche in den Endspurt…die letzten Rechnungen zogen sich, weil die IT noch ein paar Fehler im System ausmerzen, neue Kunden anlegen, bestehende Kunden anpassen und mir mitteilen musste das ich in einem Fall einfach mal in der „Saleorder“ einen bestimmten „Dropdown-Button“ anklicken sollte, um mein Feld „Drucker auswählen“ wieder zu finden…seufz….da war ich irgendwie zu blind das vorher zu sehen…aber letztlich kann ich sagen: Mission accomplished !

Letztlich sind aus den 144 Rechnungen aktuell 136 geworden und ich bin damit auf dem aktuellsten Stand und im nächsten Jahr wird das viel schneller gehen, weil nun immerhin für die 136 Gesellschaften die Vertragsdaten bereits im System angelegt sind. Also wieder ist ein großes Thema, welche durch die Migration auf die neue Software entstanden ist, bewältigt.

Und so konnte ich mich der nächsten Herausforderung stellen, endlich mal wieder für einen Quartalsabschluss „vor die Arbeit“ zu kommen und nicht weiter hinterher zu hinken. Und tatsächlich konnte ich bereits 6 Gesellschaften für den Konzernabschluss fertig hochladen.

Das war so früh, das der Leiter vom Konzern-Controlling vorsichtshalber nachfragte, ob ich tatsächlich schon alle Daten dafür verarbeitet habe. Juuup habe ich – ich habe sogar für jede dieser Gesellschaften eine Komplett-Abstimmung gemacht…weil ich sicher sein wollte, das nun tatsächlich alles auf den richtigen Konten verbucht ist.

Die nächsten 4 Konzern-Gesellschaften sind schon vorbereitet (also gebucht+abgestimmt, aber ich muss noch auf die letzten Kontoauszüge, Rechnungen und die Zinsberechnungen warten) und dann folgt noch der Teil der Windparks, der ebenfalls mit in den Konzern-Abschluss gehört…das sind bei mir aktuell 6 Gesellschaften. Mit den restlichen 10 Gesellschaften, kann ich mir dann etwas mehr Zeit lassen.

Die komplett-Abstimmung mache ich aktuell bei Allen, denn es gab da, seit der Umstellung, noch ein paar Unstimmigkeiten mit dem Verbuchen der Vorsteuer…das System reagiert manchmal seltsam und ich musste ein paar Korrekturen in den Buchungen vornehmen, um das wieder gerade zu ziehen. Erfahrung ist das, was man aus Fehlern lernt.

Mittlerweile weiß ich, das ich ein paar liebgewonnene, altbewährte Methoden bei der Erfassung von Buchungen, lieber nicht mehr machen, sie also „anders“ eingeben sollte, damit das System korrekt buchen kann. Einer dieser Grundsätze lautete bisher z.B. Wir buchen: Soll an Haben! Diese Zeiten sind mit dieser Software jetzt eindeutig vorbei.

Jaja ich kenne noch Zeiten, da wurden die Systeme an unsere Arbeit angepasst….heute müssen wir unsere Arbeitsweise an die Systeme anpassen. Aber die neue Methode schont auf jeden Fall meine Nerven und senkt die Fehlerquote beim Abstimmen der Umsatz-und Vorsteuer. Weniger Fehler = weniger Zeitaufwand. Ich muss mich bloss immer wieder daran erinnern, die Eingabe jetzt „anders“ zu machen.

Na egal…jetzt ist es einfach so. Na klar hab ich für diese Arbeitsweise mal wieder mehr gearbeitet, als ich eigentlich sollte…aber ich merke schon die Verbesserung, auch bei der Wochenarbeitszeit…ich mache schon nicht mehr so viele Überstunden und ich sehe inzwischen auch schon, das ich bald keine Überstunden mehr brauche oder zumindest rapide weniger….WENN alles mal so bleiben würde…was ich in dieser Firma aber noch nie erlebt habe …

Der Erklärbär ist zurück

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs)

Seit fast 3 Wochen haben wir nun eine neue Teamkollegin und ich hatte schon lange vor ihrem Start klar gemacht, das ich weder die Zeit noch die Lust habe, mich um ihre Einarbeitung zu kümmern…immerhin ist sie in erster Linie für den Controller zuständig und dieser hat bis letzten Donnerstag auch schon vieles mit ihr gemacht…aber natürlich nur oberflächlich und schnell…es war ja sehr knapp mit der Zeit.

Aber schon da hab ich natürlich auf ihre Fragen in meine Richtung geantwortet, Zusammenhänge bezüglich unser Organisation usw. erklärt und natürlich auch als Key-User für unser Programm einige Anfangs-Probleme aus der Welt geschafft.

Und seit Freitag bin ich eben für ihre weitere Einarbeitung zuständig, bis der Controller aus dem Urlaub zurück kommt…meine anfängliche Abneigung jetzt doch wieder Jemandem einzuarbeiten, ist jedoch geschmolzen wie Schnee in der Sonne….und wir kommen gut miteinander klar.

Es macht mir sogar Spaß ihr einige Tipps und Kniffe zu zeigen und auch aufzuzeigen das es oftmals Ansichtssache ist, WIE man etwas löst…es gibt nicht nur einen Weg zum Ziel und das sie das Recht hat, dabei ihren eigenen Weg zu finden…immerhin ist sie gleichberechtigt in unserem Team.

Natürlich muss sie sich mit dem Controller absprechen…aber ich weiß, das er sich logischen Wegen nicht versperrt…denn es gibt noch erheblichen Optimierungsbedarf bei ihm.

Wir haben also heute mehrere Stunden zusammen gesessen und Rechnung um Rechnung der verschiedensten Lieferanten bearbeitet…sind auf die Suche nach Ansprechpartnern und Auftraggebern gegangen um herauszufinden, wer das beauftragt hat, haben uns durch die Kontierungslogik des Controllers gewühlt und ich hab sie durch die Feinheiten unseres Rechnungsprogramms und der Freigabelogik unseres Konzern gelotst. Das war zeitaufwändig, aber letztlich sind wir zwar langsam, aber dafür beständig vorangekommen.

Was wir dabei festgestellt haben: buchhalterisch folgen wir Beide derselben Logik, die nicht immer mit dem Controller konform geht…da hat sie noch einigen Klärungsbedarf mit ihm, sobald er aus dem Urlaub zurück ist.

Letztlich hab ich zwar viel Zeit investiert und meine eigene Arbeit ist liegen geblieben, aber die Zeit hat sich gelohnt…es fällt bei ihr auf fruchtbaren Boden, sie merkt sich die Dinge sehr schnell und kann sie auch sofort wieder abrufen. Davon werde ich zukünftig ja auch profitieren.

Und da wir bei dieser Zusammenarbeit auch mit- und übereinander lachen können, ist das für mich auch weniger belastend, als befürchtet….es macht mir sogar Freude mein Wissen weiter zu geben und auch ihr zuzuhören, denn auch ich lerne gerne dazu…aber meistens hab ich geredet…so wie früher als ich noch für Auszubildende Buchhaltungskurse abhalten oder neue Mitarbeiter einarbeiten musste….lang lang ist es her.

…jaja der kleine Erklärbar-Wirbelwind ist wieder da…wer hätte das gedacht.

Learning by mistake

Noch vor ein paar Tagen war ich überzeugt davon, das ich den Urlaub in der kommenden Woche, eigentlich gar nicht brauche…

Immerhin arbeite ich erst seit April für diese Firma und eigentlich lief bisher alles relativ locker und easy…. hahaha leicht verdientes Geld und Spaß macht es auch noch.

Bis ich jetzt das 1. Mal mit dem Spezial-Report aus DK meine Bekanntschaft machen durfte…und auf einmal lief es gar nicht mehr rund.

Also nach der Datenübernahme von 11 neuen Gesellschaften sagt mir mein Computer-System das die Bilanz aufgeht und die G+V  ebenfalls stimmt….prima…dann kann ja gar nichts mehr schief gehen – dachte ich.

Mein Kollege hatte mich schon vorgewarnt, das es mit dem besonderen Report gerade zu Anfang immer einige Schwierigkeiten gibt… ich hab einen Probelauf gemacht….ach die paar Daten…sieht doch gut aus…alles richtig im laufenden Jahr…kein Problem – dachte ich.

Ich hab aber nicht auf das Vorjahr geachtet und als ich es  endlich gemerkt habe wurde ich unruhig…warum geht auf einmal die Bilanz mit den Vorjahreswerten nicht mehr auf? Das kann doch nicht sein…in meinem System sieht es gut aus….aber der Report für die Zentrale wird mittels eines Spezialprogramms aus meinen Daten gezogen…warum  stimmen dann die Werte nicht?

Wie immer wenn ich die Funktionsweise eines Programms nicht kenne, versuche ich es herauszufinden…. dann verändere ich die Buchungen und schaue was passiert…und was dann passierte machte mich zuerst sprachlos….

Es  werden also nicht nur fertige Daten übernommen – sondern einige Dinge errechnen sich auch,  durch bestimmte Parameter haben sich das Eigenkapital und das Ergebnis  ständig verändert….aber richtig wurde es damit nicht….

Und immer wenn ich endlich das Vorjahr stimmend hatte, passte das laufende Jahr nicht mehr und als ich dann endlich glaubte eine Lösung gefunden zu haben und beide Jahre ordentlich angezeigt wurden,  stimmten auf einmal  die Querchecks in den Bewegungsdaten nicht mehr.

….es hat Tage und zig Versuche gebraucht  um herauszufinden, wie das alles zusammen hängt…leider war das Helpdesk an dieser Stelle keine wirkliche Hilfe und mein Kollege hatte keine Zeit….

Dann endlich Donnerstag Mittag platzte der Knoten in meinem Kopf und ich hab es für alle 11 Gesellschaften  so geändert, das alles funktionierte. Aber logisch fand ich das nicht.

Und genau DAS war mein Problem…im Hintergrund hab ich immer noch nach einer Erklärung gesucht…und heute Nacht um 3:34 Uhr bin ich dann aufgewacht und war der Überzeugung jetzt ist ganz bestimmt alles noch viel falscher  (das Wort gibt es eigentlich nicht: weil falsch ist falsch und lässt sich nicht deklinieren hahaha) …und ich war so beunruhigt das mir dieses  Durcheinander bestimmt am Jahresende auf die Füße fallen wird, so das ich bis zum Aufstehen weiter gegrübelt habe, wo da eigentlich die logische Erklärung liegt….

…ich war der felsenfesten Überzeugung jetzt ist alles komplett falsch…hahaha….also hab ich heute Morgen (unausgeschlafen und mit Kopfschmerzen) noch einmal das Thema aufgerollt und noch einmal mein System nach den Korrekturbuchungen und den Report für den Konzern überprüft und jetzt muss ich sagen…ich habe  zwar neue Erkenntnisse erlangt, verstehe es trotzdem nicht, aber es scheint trotzdem in Beidem richtig zu sein.

In solchen Momenten merke ich, das ich doch die Buchungslogik von SAP  vermisse….hier konnte ich nach so den vielen Jahren der Nutzung sicher sein,  das alles funktioniert… und wurde wie vieles zusammenhängt…

Wenn es einen Nachteil an dieser Firma gibt, für die ich jetzt arbeite, dann ist es genau das, ich vermisse SAP und ich vermisse die IT-Kollegen mit denen ich Probleme wirklich besprechen und durchtesten konnte.

Na gut, immerhin glaube ich jetzt zu wissen, das mir diese Buchungs-Umwege die ich gehen musste, um den Report einwandfrei zu bekommen,  am Jahresende keine Probleme bereiten werden…aber das werde ich erst wissen, wenn ich den gleichen Report für das Jahresende erstellen muss…

JETZT zumindest kann ich beruhigt  in  den Urlaub gehen und den hab ich dann auch sehr schnell heute eingeläutet….nach dem Mittagessen mit einigen Kollegen aus der Projektabteilung, bei einem Italiener in der Nähe, hab ich um 13.30 Uhr das Büro hinter mir gelassen.

So und diesen Nachmittag hab ich dann damit verbracht, den fehlenden Schlaf nach zu holen… Jetzt kann der Urlaub beginnen….1 Woche!