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Koffer packen – was für eine Herausforderung

Meine letzte Flugreise liegt schon mehr als 14 Jahre zurück…und ich weiß gar nicht, wie das heute läuft, so mit Online- einchecken usw.

Ich habe die Swiss-Air-App herunter geladen..meine Flüge dort hochgeladen und mich durch alles gelesen, was es an Infos gibt.

Um Himmelswilllen, das ist ja eineWissenschaft für sich…Aber gut – jetzt weiß ich was mit Flüssigkeit gemeint ist, wie ich Powerbanks zu transportieren habe und das ich eine Bestätigung vom Arzt für die verschreibungspflichtigen Medikamente benötige usw. usw.

Ich muss gestehen die App der Fluggesellschaft ist einmalig, man bekommt immer wieder Infos, was man machen muss, oder noch machen kann…es gibt Mail-Erinnerungen…ich fühle mich richtig gut angeleitet..übrigens habe ich auch zum ersten Mal die HVV-App (für die Bahnen in

Hamburg) intensiv genutzt, weil ich die Bushaltestelle nicht kannte, die ich benutzen sollte…mit der App wurde ich tatsächlich unkompliziert in die richtige Richtung gelenkt. Ich bin begeistert…nur um dann festzustellen, das ich die Haltestelle DOCH kenne…ist genau bei der Klinik, in der ich die Herz-Kartether Untersuchung hatte.

Ich habe mich für einen relativ kleinen Koffer und ein sehr kleines Handgepäcksköfferchen entschieden…. und dann ging es los..was brauche ich, was möchte ich mit nehmen…wie verteile ich das alles….was macht Sinn usw.

Alsö normalweise fahre ich mit  dem Auto…da ist alles leichter…brauche auch nicht auf das Gewicht von Koffer und Handgepäck zu achten…obwohl ich anstatt 23 KG möglichen, mit dem vollen Koffer auf „nur“ 12,5 KG komme….hahaha …

trotzdem hat es fast den ganzen Abend gedauert, bis ich alles so hatte, das ich zufrieden damit war. Puhhh – Kofferpacken ist eine ganz eigene Herausforderung und erfordert eine Menge Disziplin.

Am späten Nachmittag stellte ich auf einmal fest, das ich meine kleinen Kopfhörer für unterwegs nicht mehr finde…die habe ich doch noch vor ein paar Tagen in der Hand gehabt…wie ein Trüffelschwein hab ich Wohnung und Auto durchsucht und …. NICHT gefunden.

Normalerweise würde ich jetzt auf größere Kopfhörer zugreifen – irgendwann tauchen die kleinen schon wieder auf…

Aber mit der Flugreise voraus, wollte ich unbedingt auch die Kleinen haben…Also ab zum Mediamarkt – einen Ersatz kaufen (kann ja auch nicht schaden)…

Meinen Laptop habe ich nicht mitgenommen. Dafür das Smartphone (natürlich) und die externe Tastatur …das war so ziemlich die beste Investition um auch unterwegs vernünftig die freie Zeit zum Schreiben zu benutzen.

…so und dann hab ich noch schnell meine Haare gefärbt und das restliche Gemüse verarbeitet und eingefroren…genau wie das restliche Brot. Damit sind meine Gefrier-Möglichkeiten nun endgültig erschöpft…aber ich wollte auf keinen Fall die Lebensmittel verschwenden.

Den Rest des Abends habe ich dann ruhig und entspannt verbracht….äußerlich…innerlich war ich wohl schon ziemlich angespannt…

Einmal Loben bitte

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

Und schwuuups sind schon wieder 14 Tage herum…krass wie die Zeit bei mir momentan rennt.

Die Woche nach Pfingsten war richtig gut im Job…auch wenn mich ein paar Sonderaufgaben wieder mal so richtig auf Tab hielten. Der externe Investor in einer Firma wollte die Jahre 2023-2024 erklärt haben…was war diese Zahlung, was war jene Zahlung. Wie setzen sich die Erlöse zusammen…können wir beweisen, das die Erlöse richtig sind…wie wird das kontrolliert, wer kontrolliert und wie sind die internen Abläufe geregelt.

Das war in einer der beiden Gesellschaften, die ich erst im Februar 2025 übernommen habe …und die vorherige Controllerin in DK hatte keine Zeit dafür. Ich dagegen habe keinen Zugriff auf das alte dänische System…zum Glück konnte ich das Jahr 2024 anhand von Ordnern und Excel-Files und den Übernahmedaten im neuen System nachvollziehen und konnte alles haarklein aufschlüsseln und erläutern. Lob auch einmal an meine Kollegin in DK …sie hat die Daten alle richtig erfasst…nur eben nicht so dokumentiert, wie wir es eigentlich müssen….ich stand also eine ganze Weile am Scanner, um für jeden Monat des Jahres, alles einzeln nachzuweisen.

Für das Jahr 2023 hab ich die Kollegin in DK gedrängt mir wenigstens die „Roh-Daten“ zu liefern…immerhin hat sie – entgegen unserer Regeln – diese NICHT gescannt und archiviert. Da musste sie jetzt ran. Den Rest hab ich dann wieder erledigt, alles zusammen gestellt und wieder erklärt.

Für all diese Zusatzarbeiten habe ich von dem Investor ein schönes Lob und Dankeschön zurück bekommen…er lobt mich jetzt überall bei den Kollegen und Chefs für meine „herausragende Arbeit“…das ist natürlich auch schön und tut meinem Selbstbewusstsein mal wieder gut. Bin aber auch froh, das es jetzt erledigt ist.

Und ich muss mich auch mal selber loben: Meine „144-Challenge“ ging letzte Woche in den Endspurt…die letzten Rechnungen zogen sich, weil die IT noch ein paar Fehler im System ausmerzen, neue Kunden anlegen, bestehende Kunden anpassen und mir mitteilen musste das ich in einem Fall einfach mal in der „Saleorder“ einen bestimmten „Dropdown-Button“ anklicken sollte, um mein Feld „Drucker auswählen“ wieder zu finden…seufz….da war ich irgendwie zu blind das vorher zu sehen…aber letztlich kann ich sagen: Mission accomplished !

Letztlich sind aus den 144 Rechnungen aktuell 136 geworden und ich bin damit auf dem aktuellsten Stand und im nächsten Jahr wird das viel schneller gehen, weil nun immerhin für die 136 Gesellschaften die Vertragsdaten bereits im System angelegt sind. Also wieder ist ein großes Thema, welche durch die Migration auf die neue Software entstanden ist, bewältigt.

Und so konnte ich mich der nächsten Herausforderung stellen, endlich mal wieder für einen Quartalsabschluss „vor die Arbeit“ zu kommen und nicht weiter hinterher zu hinken. Und tatsächlich konnte ich bereits 6 Gesellschaften für den Konzernabschluss fertig hochladen.

Das war so früh, das der Leiter vom Konzern-Controlling vorsichtshalber nachfragte, ob ich tatsächlich schon alle Daten dafür verarbeitet habe. Juuup habe ich – ich habe sogar für jede dieser Gesellschaften eine Komplett-Abstimmung gemacht…weil ich sicher sein wollte, das nun tatsächlich alles auf den richtigen Konten verbucht ist.

Die nächsten 4 Konzern-Gesellschaften sind schon vorbereitet (also gebucht+abgestimmt, aber ich muss noch auf die letzten Kontoauszüge, Rechnungen und die Zinsberechnungen warten) und dann folgt noch der Teil der Windparks, der ebenfalls mit in den Konzern-Abschluss gehört…das sind bei mir aktuell 6 Gesellschaften. Mit den restlichen 10 Gesellschaften, kann ich mir dann etwas mehr Zeit lassen.

Die komplett-Abstimmung mache ich aktuell bei Allen, denn es gab da, seit der Umstellung, noch ein paar Unstimmigkeiten mit dem Verbuchen der Vorsteuer…das System reagiert manchmal seltsam und ich musste ein paar Korrekturen in den Buchungen vornehmen, um das wieder gerade zu ziehen. Erfahrung ist das, was man aus Fehlern lernt.

Mittlerweile weiß ich, das ich ein paar liebgewonnene, altbewährte Methoden bei der Erfassung von Buchungen, lieber nicht mehr machen, sie also „anders“ eingeben sollte, damit das System korrekt buchen kann. Einer dieser Grundsätze lautete bisher z.B. Wir buchen: Soll an Haben! Diese Zeiten sind mit dieser Software jetzt eindeutig vorbei.

Jaja ich kenne noch Zeiten, da wurden die Systeme an unsere Arbeit angepasst….heute müssen wir unsere Arbeitsweise an die Systeme anpassen. Aber die neue Methode schont auf jeden Fall meine Nerven und senkt die Fehlerquote beim Abstimmen der Umsatz-und Vorsteuer. Weniger Fehler = weniger Zeitaufwand. Ich muss mich bloss immer wieder daran erinnern, die Eingabe jetzt „anders“ zu machen.

Na egal…jetzt ist es einfach so. Na klar hab ich für diese Arbeitsweise mal wieder mehr gearbeitet, als ich eigentlich sollte…aber ich merke schon die Verbesserung, auch bei der Wochenarbeitszeit…ich mache schon nicht mehr so viele Überstunden und ich sehe inzwischen auch schon, das ich bald keine Überstunden mehr brauche oder zumindest rapide weniger….WENN alles mal so bleiben würde…was ich in dieser Firma aber noch nie erlebt habe …

Die  „144“-Challenge

(Achtung ! nur langweiliges Arbeitszeugs )

Montagvormittag wollte der Controller mit mir telefonieren, ich hatte es nicht gesehen und dann hatten wir auch schon eine Anwender-Online-Schulung für eines unserer Module in der neuen Software.

Wie immer war unser Fazit nach der Schulung komplett unterschiedlich: Ich konnte durch die Schulung mein Wissen festigen und letzte Unklarheiten beseitigen und der Controller meinte hinterher: er hätte es nicht gut gefunden und nichts für sich daraus mitnehmen können. Er könne so immer noch keine Debitoren-Rechnungen schreiben. Dabei ist das bereits die insgesamt 3.Schulung zu dem Thema und ich fühle mich gut geschult – stecke ich doch aktuell in meiner „144“-Rechnungs-Challenge .

Dabei steht die „144“ stellvertretend für alle Rechnungen, die ich einmal im Jahr, in einer einzelnen Gesellschaft erzeugen muss. Die Anzahl 144 ist dabei nicht mehr aktuell, es ist die Zahl vom Vorjahr – aber da sich gerade eine Menge hin-und her in den Gesellschaftsbeziehungen ändert, weiß ich die diesjährige Zahl noch nicht genau…ich bin mit dem Kontrollieren und Abarbeiten der Mails aus unserer Rechtsabteilung zu dem Thema, noch nicht fertig. Alle paar Tage kommen Neuigkeiten, denn auch die Rechtsabteilung muss einen Rückstand mit den Eintragungen im Handelsregister aufarbeiten und ich muss in den HR-Auszügen immer kontrollieren ob und wie es „meine“ Gesellschaft betrifft und ob und wie jeder entsprechende Vertrag angepasst wurde, ob welche komplett rausgefallen sind oder ganz Neue dazu kommen, die sich auf meine Rechnungsstellung auswirken.

144 ist also nur eine Art Platzhalter und soll signalisieren: es bleibt noch eine Menge Arbeit, für all diese Geschäftsbeziehungen in neuen System die „Vertragsdaten“ und „Verkaufsaufträge“ anzulegen, diese mit den individuellen Daten zu füllen und dann daraus Rechnungen zu generieren.

Die IT hat mir in der Schulung angeboten, zumindest das Anlegen der Aufträge über eine, mir nicht zugängliche, Funktion automatisiert zu übernehmen wenn ich eine Excel-Datei mit den notwendigen Daten zur Verfügung stelle. Nichts leichter als das, einzig meine seit Jahren bestehende Excel-Liste hilft mir dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Die ersten knappen 20 „Subscription Billing Schedules“ habe ich selber angelegt, daraus die „Sales Order“ generiert und daraus dann die Rechnungen erzeugt und cross-Company (auf beiden Seiten) verbucht. Wenn das erst einmal überall reibungslos funktioniert – dann ist das eine gute Sache.

Ich konnte somit innerhalb von ein paar Stunden auch gleich die Zahlungen bei den Rechnungs-empfangenen Gesellschaften, die ich betreue, auslösen. Das ist dann mal richtig effizient. Aber noch läuft nicht alles rund…es fehlen immer noch an einigen Stellen die richtigen Einstellungen im System.

Das Erzeugen von „echten“ Online-Rechnungen“ also die mit strukturiertem Datensatz im XML-Format, anstatt eines einfaches PDF (seit 2025 eine Pflicht – allerdings mit langen Übergangszeiten) klappt auch noch nicht überall reibungslos und es kommen immer noch Fehlermeldungen, die auch die IT nicht versteht.

Einen weitaus größeren Schwung von knapp über 100 Vertrags-Daten, habe ich dann in der Excel-Datei an die IT geschickt, werde aber erst nächste Woche eine Rückmeldung bekommen…die hatten gestern ein Teamevent und nun 2 Feiertage.

Die restlichen, aktuell noch unklaren, bzw. in Änderung befindlichen Gesellschaften mache ich dann bis Mitte Juni fertig….so das ich bis zum 30.06. hoffentlich ALLE Rechnungen für diese Gesellschaft fertig haben werde.

Challenge accepted