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Chaos – gute Kollegin / überforderte Kollegin

(Achtung: nur langweiliges Arbeitszeugs!!)

Montag und Dienstag hab ich von Zuhause gearbeitet und hatte endlich einmal wieder so ein Gefühl von Normalität…das neue System wirkt nicht mehr ganz so neu und das Unverständnis für einige Prozesse weicht dem Gefühl: ich weiß was ich tun muss und wenn das nicht läuft, weiß ich, wie ich es auf anderem Wege erreichen kann….nicht schön – aber lösbar. Neue Abläufe festigen sich so langsam und werden zu Routinen.

Mein neues Laptop läuft immer noch nicht zu 100%,, wie es soll…aber einige Probleme habe ich tatsächlich selber lösen können (zum Glück hab ich immer noch ein gutes Gedächtnis und konnte mich erinnern, das ich das eine oder andere Problem schon einmal hatte und wie es gelöst wurde) und für das größte Problem hoffen die IT und ich auf kommenden Freitag, wenn ein anderer IT-Kollege wieder da ist.

Und seit dann Dienstagnachmittag noch eine systemseitige Lücke geschlossen wurde, bin ich mit dem Banken-und Zahlungsmodul inzwischen sehr zufrieden…es gibt nur noch EIN Bankportal, bei dem es noch nicht einwandfrei klappt. So fange Ich endlich an dem System zu vertrauen, weil die Prozesse tatsächlich funktionieren. Jetzt geht es ans „aufräumen“ – alles da,s was am Anfang nicht richtig lief, was wir nicht besser wussten und einfach „irgendwie“ gemacht haben, um voran zu kommen…all das muss jetzt überprüft und korrigiert werden.

Ich bin dabei in guter Gesellschaft…meine Lieblings-Kollegin aus DK hat nach Ihrer Elternzeit vor 2 Monaten wieder ihre „alten“ Gesellschaften von ihrer Vertretung zurück bekommen, so das wir jetzt wieder bei vielen Gesellschaften zusammen arbeiten.

Als ich sie auf ein großes Problem aufmerksam machte, meinte sie…jaaa da hat die Vertretung ein etwas größeres Chaos in ihren dänischen Firmen angerichtet…sie fängt gerade erst an mit dem Aufarbeiten. Da unsere Gesellschaften miteinander verbunden sind, sehe ich das Chaos tatsächlich bei jedem Zahllauf…weil ich für die dänischen Gesellschaften die Zahlungen über die entsprechende Deutsche Gesellschaft ausführen muss. Mit der Funktion der Cross-Company-Buchungen sehe ich somit, das alle Rechnungen aus 2024 immer noch als unbezahlt in ihrer Bilanz stehen, was nicht sein kann…da diese ALLE von mir bezahlt wurden, damals noch mit manueller Verbuchung auf beiden Seiten. Irgendwas mit der Verbuchung auf dänischer Seite hat bei der Vertretungs-Kollegin nicht funktioniert.

Die Lieblings-Kollegin aus DK und nunmehr junge Mutter, ist eine tolle Controllerin und wir haben schon ein paar Jahre super an einigen Firmen zusammen gearbeitet. So lernt sie das neue System ja auch gerade erst kennen und wir hangeln uns zusammen durch die Veränderungen…ich bin froh das sie wieder da ist.

Die „Vertretung“ geht nun selber Ende Mai in Mutterschutz und anschließend in Elternzeit. Bisher dachte ich, sie hat alles im Griff….aber durch die Übernahme einer Gesellschaft von ihr, die kein dänisches Pendant hat, und die komplett neu für mich ist, sehe ich, das sie hier bei der noch relativ neuen Gesellschaft nicht alles richtig durchdacht hat.

Und ich verstehe nun immer besser, warum ich gefragt wurde, diese rein deutsche Firma zu übernehmen. Sie hat versucht es sich einfach zu machen und nach fast 3 Jahren ist das nun ein heilloses Wirrwarr. Die Abrechnungen der letzten Jahre an die Landeigentümer können gar nicht stimmen….aber um das genau zu berechnen, muss ich erst einmal die Verträge nachlesen und dann mit der Teamleitung in DK klären, warum diese Art der Aufteilung gewählt wurde…es widerspricht allen Regeln, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe. Warum ist das vorher Niemandem aufgefallen?

Und nun wollen die Landeigentümer Rechenschaft über ihre Abrechnungen für die letzten Jahre. Das Recht haben sie und meine Kollegen haben es sooo lange verschoben sich damit zu beschäftigen, bis sie es an mich übergeben haben.

Aber ich weiß gar nicht WIE ich das erklären soll….weil es nicht logisch und auch nicht korrekt ist. Na danke auch – ich werde wohl alle Jahre überprüfen und korrigieren müssen. Aber dazu brauche ich erst das GO aus der Zentrale. Das gibt noch einmal richtig Chaos, denn gleichzeitig gab es im April diesen Jahres vom Netzbetreiber korrigierte Abrechnungen für das Jahr 2023….grrrrrrr, wodurch ich nur durch Zufall drauf gestoßen bin.

Die Kollegin hat es nicht für nötig befunden mich darüber zu informieren, obwohl sie die korrigierten Abrechnungen erhalten hat. Sie hat NICHTS damit gemacht. Erst durch eine Mahnung habe ich über Recherche und viele Telefonate davon erfahren.

Jetzt habe ich mal wieder meinem Kopf beim Schreiben freien Lauf gelassen…und bin (wieder einmal) überrascht über das Ergebnis 😇. Eigentlich wollte ich nur kurz das Positive erwähnen und dann zu einem anderen Thema wechseln….hahaha.

Aber wenn die Gedanken so raussprudeln – dann müssen sie eben raus und aufgeschrieben werden.

Showdown in Sicht

ACHTUNG – nur langweiliges Arbeitszeugs !!! –

Seit Oktober letzten Jahres, also seit sage und schreibe 6 Monaten, arbeiten wir auf diesen Moment hin. Der große Schowdown ist damit endlich in Sicht….und der findet in der kommenden Woche statt, bzw. in den nächsten 1,5 Wochen. Denn es ist nicht ein einzelner Tag, sondern eine Zeitspanne und wenn ich einen Tag festlegen müsste, dann ist es der 15.04.2025.

Was bei dem großen Showdown passiert? Also eigentlich nicht etwas wirklich Großes…und es empfindet, außer Mir, auch keiner diesen Moment als einen tatsächlichen Showdown.

Der hausgemachte Dreiecks-Stress in unserem Konzern läuft auf seinen Höhepunkt zu. Bestehend aus den normalen Änderungen der vielen Jahresabschlüsse 2024, der Daten-Migration für alle meine Gesellschaften auf das neue System UND dem 1.Quartalsabschluss 2025 für viele dieser Gesellschaften. Eines geht ohne das andere nicht.

Denn die Jahresabschlüsse müssen erst einmal noch im Alt-System geändert werden.

Diese Änderungen müssen wir dann im neuen System für jede Einzelgesellschaft nachholen (weil bereits die vorläufigen Daten auf das neue System übertragen wurden).

Und im neuen System müssen wir diese nachgeholten Daten aber auf Konzernebene wieder eliminieren

Und dann erst können wir auf Einzelgesellschafts-Ebene die Quartalsabschlüsse im neuen System erzeugen und müssen diese dann noch zusätzlich in ein Konsolidierung-Tool hochladen…dort kann es aber nur „ready“ gesetzt werden, wenn alle Querverbindungen zu den anderen Konzerngesellschaften stimmen.

Das sind gleich mehrere Probleme auf einmal.

Immerhin ist das ein komplett neues System und da passen so gar keine Buchungs-oder Prüfroutinen mehr…also ALLES ist neu und die Reports laufen auch nicht stabil…und ich muss mir alles zusammen suchen….das hat eine Weile gedauert, aber so langsam finde ich neue Routinen, finde entsprechende Reports…frage bei Kollegen, frage bei den Teamleitern wie macht ihr das, welcher Report macht Sinn= bekomme nur wenig Hilfreiches an die Hand und suche selber durch das System.

So langsam finde ich mich zurecht…aber das ist natürlich noch alles gaaaaanz langsam…jede Buchung wird zur Herausforderung, weil ich immer noch nach den entsprechenden Konten suchen muss, vor allem die nicht so oft Genutzten…ich habe also ständig mehrere Excel-Tabellen als Hilfsdateien geöffnet: das Kontenmapping auf die neuen Konten, die neuen Steuerschlüssel, das Handling zu einzelnen Reports, jeden Tag lerne ich Neues und finde meine Fehler aus den ersten Tagen.

Ohne klare Anleitungen macht man erst einmal das, was man für logisch hält…doch nun erkenne ich wo meine eigene Logik nicht mit dem System übereinstimmt… blöd – aber nicht zu ändern…aber jetzt mit den ersten Erfahrungen aus Fehlern, kann ich sie beim nächsten Mal vermeiden. Korrigieren muss ich sie trotzdem und auch das kostet Zeit.

Aber wie gesagt…so langsam verdichtet es sich.

Nach einiger Verzweiflung Ende letzter Woche, weil die Daten in den Reports so GAR NICHT stimmten und natürlich dachte ich, es liegt an mir…machte sich dann kurzfristig riesige Freude in mir breit…weil das Problem nicht bei mir lag, sondern es gab Fehler im System – aber gesagt hat uns das Niemand.

Dann der Moment in dem ich die ersten Reports hochladen und auf „ready“ setzen konnte. Was für ein Höhenflug – zumindest für ein paar Stunden. Aber das waren ja „nur“ die kleinen und leichten Firmen.

Schon ging es wieder ins Tal der Verzweiflung, denn noch sind ja nicht alle Firmen komplett migriert und wir haben zwischen DE und DK ein neues Zinsproblem, dessen Lösungssuche von allen Beteiligten auf „NACH dem Quartalsreporting“ verschoben wurden…und auch zeitlich hab ich es noch nicht geschafft in allen Gesellschaften die Anpassungsbuchungen im neuen System nachzuholen…auch hier die Anweisung…mach das erst „NACH dem Quartalsreporting“.

Das führt jetzt aber dazu, das ich einige der Gesellschaften eben nicht ready setzen kann…für eines der Probleme habe ich mich schon mit dem Konzernkontrolling in der Zentrale ausgetauscht…die machen das glatt…das rettet die nächsten 3 Gesellschaften, die muss ich nämlich MORGEN fertig haben. So komme ich insgesamt schon auf 11 abgeschlossene Gesellschaften (das sind die, die ich komplett alleine bearbeite).

Damit bleiben mir noch weitere 6 die ich möglichst bis spätestens Mitte nächste Woche fertig haben sollte….und hier wird es jetzt richtig schräg, weil hier jetzt noch die 2.Controller aus DK mit arbeiten. Denn jeder Windpark mit dänischen Investoren besteht aus einer deutschen und einer dänischen Gesellschaft und bisher haben die DK Controller am Ende beide Gesellschaften zu einer zusammengeführt. Das geht jetzt im neuen System nicht mehr…jetzt müssen beide Gesellschaften getrennt hochgeladen werden….aber die Anpassungen zwischen DK und DE müssen trotzdem gemacht werden und wir müssen uns abstimmen.

Seit sage und schreibe 4 Wochen frage ich danach, WIE soll das laufen…wer macht wann, was? Auf alles wird geantwortet, aber nicht darauf…GESTERN !! Samstagmorgen habe ich endlich eine klare Anweisung bekommen, aber erst nachdem ich eine Mail mit einer Art Multiple Choice – Fragebogen an die beiden Teamleiter gesendet habe. Sie brauchten dann nur noch sagen welche der Lösungen die Gewünschte ist hahahahha …es hat gewirkt – nun weiß ich es…

Und bin prompt beim testweisen Erzeugen im Reportingtool auf einen Fehler gestoßen, an den so sicher noch keiner gedacht hat…und so wird aus „Gut gedacht“ ein „schlecht gemacht“….auf die Lösung bin ich dann mal gespannt….hahahahaa. Wirke ich leicht hysterisch? Jaa….ich fühle mich gerade so.

Der „gewollte Bruch“ das beide Abschreibungsebenen nur in EINER Gesellschaft stattfinden (natürlich in meiner), führt nun dazu, das im Reportingtool die Prüfroutinen auf einen Fehler laufen. Nach deutschen Recht ist die Abschreibung bereits erledigt (16 Jahre Nutzungsdauer)…nach dänischem Recht läuft die Abschreibung aber noch (30 Jahre Nutzungsdauer).

Das Reportingtool sagt mir nun aber…ich kann keine Abschreibung mehr haben, wenn meine Anlage bereits abgeschrieben ist. Tja – dumm gelaufen. Hier vermischen sich jetzt die 3 Ebenen: Deutsche Einzelgesellschaft, Dänische Einzelgesellschaft, Dänische Konzerngesellschaft.

Trotz all dem hausgemachten Abschluss-Orgien-Stress darf man aber nicht außer Acht lassen, das es ja noch das normale Tagesgeschäft gibt…Lieferanten möchten ihr Geld, Kunden ihre Rechnungen, Landeigentümer ihre Abrechnungen, das Finanzamt möchte die UST-Voranmeldungen, das Statistische Bundesamt die monatlichen Pflicht-Statistiken, Kollegen möchten Unterstützung im Rechnungsprogramm. Kollegen aus der Zentrale möchten alles mögliche an Auskünften und Unterlagen, Banken möchte die fertigen Jahresabschlüsse (fertig? JETZT hahaha), Wirtschaftsprüfer möchten Rückmeldungen und Unterschriften von Gesellschaftern….usw. usw.

Ich möchte auch etwas…ich möchte mich jetzt bis zum 15.April aufrecht halten…dann begrüße ich noch meinen neuen deutschen Teamleiter, mit dem ich (vorläufig !) mein Büro werde teilen müssen und dann bin ich ab 17.April erst einmal für 1 ganze Woche in Urlaub.

Danach werde ich meine Arbeitszeiten drastisch reduzieren, also wieder normalisieren…weg von dem ganzen Chaos und Stress und dem Dauerarbeiten….das ist mein Ziel….also noch gute 1,5 Wochen…dann ist der Höhepunkt erreicht und überschritten…dann wird hoffentlich alles gut – naja – zumindest aber besser. Besser als das letzte 1/2 Jahr.

Die Neue Anonymität

Hallo Ihr Lieben…da bin ich auch mal wieder. Die Tage und Wochen verfliegen und meine Arbeitstage sind lang und vollgestopft mit Problemen und dem ständigen Versuch wieder so etwas wie Normalität hinein zu bekommen. Leider vergeblich.

In Sachen Daten-Migration auf das neue System hinken wir ca. 2 Wochen hinterher…während ich gleichzeitig versuche meine Jahresabschlüsse fertig zu bekommen, den Arbeitsalltag im neuen System zu entdecken und ich gleichzeitig 3 Gesellschaften versuche endgültig abzugeben und gleichzeitig 2 neue Gesellschaften zu „lernen“. Es ist gar nicht so leicht in so einem Umbruchsprozess ein paar Gesellschaften loszulassen…weil ja noch so vieles ungeklärt ist. Für die Übergabe letzte Woche hatte ich alles so gut wie möglich vorbereitet…leider funktioniert aber vieles im neuen System noch nicht und da noch keine Vorjahreswerte drin sind, kann die Kollegin vieles noch gar nicht sehen…also mache ich es dann doch noch.

Es ist chaotisch und ich versuche mich vom Eiligsten zum Dringendsten durchzuwühlen. Dabei habe ich die ganze Zeit ein diffus ungutes Gefühl, welches ich bisher nicht benennen konnte.

Heute nun WEIß ich endlich, was es ist, was mich an dem neuen Programm so richtig abschreckt.

Es ist unglaublich, aber das Programm ist dafür geschaffen, das ein Buchhalter nur noch anonymisiert arbeitet und sich nichts auf Anhieb abstimmen lässt. Das ist ein Umstand, den ein Vollblut-Buchhalter nur schwer akzeptieren kann, denn es ist das Wesen der Buchhaltung, das man eigentlich ständig damit beschäftigt ist, Daten abzustimmen…und sich selbst immer wieder zu kontrollieren…immerhin geht es um große Zahlen und damit um viel Geld.

Aber dieses Programm wurde tatsächlich so aufgebaut, das die Buchalter maximal im Unklaren bleiben:

-Zahlläufe werden erstellt, ohne die Gesamtsumme der Überweisungen zu sehen

-Kontoauszüge werden verbucht, ohne den Banksaldo zu erkennen

-Sachkontenbuchungen werden erstellt, ohne das man auf den entsprechenden Konten die Umsatzsteuer oder das Gegenkonto erkennen kann. Und man erkennt auch an den Belegnummer kaum noch, über welches Modul (Banken / Sachkonten / Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ) die Buchung erfolgt ist. Wer jetzt keine guten Buchungstexte schreibt ist verloren.

-Man kann nicht einmal mehr anhand der Debitoren- oder Kreditoren-Nummern erkennen, was nun was ist…weil beide Arten mit derselben Zahl beginnen und auch die gleiche Länge haben. Bisher hatten Kreditorennummer am Anfang eine 7 und Debitoren eine 1….nun sieht alles gleich aus.

Ich habe heute angefangen meine beiden „neuen“ Firmen, die schon länger auf diesem System laufen, zu überblicken….offene Posten und Zahlläufe, Kontoauszüge usw.. Das hat ewig gedauert, sich da durch zu wühlen, weil eben nichts mehr offensichtlich ist.

Ja klar…man findet dann das Meiste irgendwie irgendwo…aber nicht mehr so schnell und unkompliziert, wie in all den anderen Systemen, mit denen ich vorher gearbeitet habe. Das ist irritierend und verunsichert mich zugleich…weil selbst so Kleinigkeiten, wie ein Sachkonto aus dem BuchhaltungsSystem ins Excel zu ziehen und es von dort aus aufzuschlüsseln, nun viele viele Mausklicks bedeutet…alles ist so umständlich. Es gibt auch keine Shortcuts und nach jedem Report suche ich noch Ewigkeiten.

Das System kann dafür 1000 Dinge, die man als Buchhalter nur selten braucht, aber so grundlegende Dinge wie eine Offene Postenliste Kreditoren ist dafür gut versteckt….ich hab sicher fast 20 Minuten gesucht, bis ich sie durch Zufall gefunden habe…jetzt habe ich es mir markiert und finde sie quasi blind…aber das alles ist trotzdem maximal umständlich.

Nach diesem Arbeitstag kann ich mir das nur so erklären: das Programm wurde geschaffen für maximales Aufgabensplitting, so das möglichst kein einzelner Mitarbeiter mehr einen Überblick über die gesamte Buchhaltung erhält.

Für wenn das toll sein soll, verstehe ich zwar überhaupt nicht…aber es erklärt, warum ich bei manchen Lieferanten anrufe und sie mir auf meine Fragen antworten: Sorry, aber das sehen wir hier nicht. Ich hab immer gedacht, die sind zu blöde mir z.B. zu sagen, über welches Bankkonto sie die Abbuchung initiiert haben…Nun- jetzt habe ich selber das Problem, nichts mehr erkennen zu können.

Aber es beruhigt mich, das ich es jetzt benennen kann…und ja klar, ich werde im Laufe der Zeit noch viel dazu lernen und vielleicht wird es noch besser werden, aber so richtig schön ist das nicht.

Wir waren ja in der letzten Woche in der Firmenzentrale im Hohen Norden Dänemarks, damit mir die Contoller-Kollegen helfen können, wenn ich fragen zum Handling habe. Irritierend war jedoch, das diese auf meine Fragen oft nur mit Unverständnis reagiert haben.

Häää – was willst Du machen? – eine manuelle Zahlung über das interne Bankenmodul. So etwas gibt es? Neee – nie gehört. Unsere Kollegin aus dem Change Team hatte es mir ein paar Tage zuvor gezeigt, ich hab aber irgendwie einen Schritt beim Aufschreiben vergessen und wusste nicht mehr, wie ich dahin komme…später hab ich es durch Zufall selber gefunden.

Wie kommt es, das die Kollegen, die schon viele Monate damit arbeiten, das nicht wissen und auch einige andere meiner Fragen liefen ins Leere…ich habe dann aufgegeben die Controller-Kollegen zu fragen und mich lieber direkt an das Change-Team gewendet.

Viele Programmteile funktionieren noch nicht, Vorjahreswerte haben wir noch nicht, das interne Bankmodul funktioniert noch nicht mit allen Banken…jede 3.Buchung, auch im Rechnungsprogramm läuft auf einen Fehler, weil etwas nicht eingerichtet oder falsch eingerichtet wurde…ein Haken vergessen wurde, die Firma für „solche Buchungen“ gar nicht vorgesehen ist (willkommen in der Realität wo nicht alles nur schwarz oder weiß ist, sondern viel Grauschattierungen aufweist) oder oder oder.

Oder auch nur das die neuen Sachkonten so entstellte Bezeichnungen haben, das ich maximal verunsichert bin, soll DAS jetzt das richtige Konto ein. Aus dem einfachen Konto „Zinserträge Bank“ wurde jetzt „Interest income project financing“…ja darauf muss man erst einmal kommen.

Immerhin finde ich mich im Bankenmodul schon einigermaßen zu recht…und auch manuelle Umbuchungen gehen mir schon fast flüssig von der Hand…für alles was darüber hinaus geht, hatte ich noch keine Zeit, da ich ja die meiste Zeit immer noch im Altsystem die Jahresabschlüsse für 2024 erzeuge und die Umsatzsteuervoranmeldungen usw. machen muss, die Daten für die Wirtschaftsprüfer zusammen stelle und die Jahresübersichten für Landeigentümer, Servicepartner und einige externer Betriebsführungs-Gesellschaften erstellen muss.

Es ist ja nicht so, als ob ich mich sonst zu dieser Jahreszeit entspannt zurück lehnen könnte…nun ist alles gleichzeitig und ich versuche weiterhin mich immer auf eine Aufgabe zu konzentrieren und alles Andere auszublenden, ansonsten würde ich durchdrehen.

Und tatsächlich geht es mir mental besser, als gedacht….meistens schaffe ich es einigermaßen ruhig zu bleiben und mich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren…die Arbeitstage sind lang aber ich bin guten Mutes…denn zumindest meine Jahresabschlüsse 2024 laufen bisher ganz gut..

Ich habe zwar immer noch einen ganzen Stapel Firmen vor mir, aber das sind dann die, die ich komplett allein bearbeite – das ist etwas einfacher.

Die kompliziertesten Firmen sind schon bei den Dänischen 2.Controllern, also meinen Teil hab ich erledigt…jetzt kommt noch der dänische Teil (für die dänischen Investoren). Und anschließend geht alles an die Wirtschaftsprüfer.

Die Abende gehören mir, meistens laufe ich noch meine Walking-Runde….nur heute nicht – heute sitze ich auf der Couch und schreibe mal wieder hier in WordPress.

Habt einen schönen Abend .

Kollegen: Chaos und Kindergarten

(Achtung! nur langweiliges Arbeitszeugs)

Eigentlich war es doch klar, das es so nicht funktioniert…innerhalb von 1 Monat die Abteilung von 2 auf 4 Personen aufzustocken und das mitten in den Vorbereitungen für eine Systemumstellung UND um dann auch noch in dieser Phase viel Arbeit (neue Gesellschaften) aus der dänischen Firmenzentrale, zu uns nach Hamburg zu holen. Diese neuen Gesellschaften laufen bereits auf dem neuen IT-System, welches wir ja noch nicht kennen.

Mit dem NEUEN ist das auch so eine Sache….er sitzt bei mir im Büro, redet aber kein Wort mit mir, außer er hat eine Frage.

Auf meine freundliche Nachfrage wie es ihm geht, bekomme ich ein kurzes „GUT“ noch bevor ich überhaupt meine Frage beendet habe und dabei schaut er mich nicht einmal an und verhindert so, das ein Gespräch oder eine irgendwie nette Arbeitsatmosphäre entstehen kann. Ich bin irritiert.

Als Konsequenz habe ich also wieder meine Homeoffice-Tage aufgenommen….Einarbeitung hin oder her. Die Einarbeitung der Neuen liegt ja nicht in meiner Verantwortung…außer für einen kleinen Bereich und den hab ich auch gemacht und stehe immer parat wenn Fragen auftauchen, aber das geht auch prima online.

Wenn er mit mir online telefoniert, weil er eine Frage hat, dann sehe ich von seinem Kopf nur noch ein paar Haare, so sehr duckt er sich unter der Kamera weg (okay er ist jetzt auch nicht sonderlich groß, und wer weiß das ich ihn so nicht sehen kann). Er ist beim Sprechen nicht unhöflich, aber eben so extrem kurz angebunden, das ich es als unhöflich empfinde.

Er lächelt auch nicht, auch nicht wenn wir mal eine lustige Anekdote erzählen. Außerdem hat er bisher kein einziges Mal mit uns zusammen Mittag gemacht…wie wir da zu einem Team zusammenwachsen sollen, ist mir ein Rätsel….und ich bemühe mich wirklich nett, freundlich und aufmerksam zu sein. Pralle aber an seiner schweigsamen indirekt ausgedrückten Schroffheit ab.

In dieser Woche wurde es mir zu bunt, als wir zusammen im Büro saßen und meinte zu ihm, das er wohl nicht gerne mit mir redet…aber gut, dann nehme ich das jetzt so hin. Seine Antwort: Er redet nicht gerne.

Spätestens JETZT hab ich ein Dejavue. Genau das hat der vorherige Kollege auch gesagt und sich dann später darüber beschwert, wir hätten ihn ausgegrenzt.

Na klar werde ich weiter freundlich bleiben, akzeptiere das, finde es aber für mich schwierig…und na klar mag ich es, wenn nicht ständig geredet wird…aber wenigstens einmal für 1-2 Minuten am TAG, kann man doch ein paar Sätze austauschen. Ich hab ja bereits meinen „Fahrplan“ aufgestellt und gehe ab jetzt 3x in der Woche in Homeoffice.

Ab sofort nenne ich ihn hier „Den Schweigsamen“.

Unruhig ist es trotzdem bei mir im Büro und auch beim Controller…weil ständig beim Schweigsamen etwas nicht funktioniert, der Controller versucht zu helfen, es klappt aber nicht…dann fragen sie mich…und ich versuche zu helfen…dann diskutiert der Controller mit mir, was blödsinnig ist, weil wir Beide nicht wissen, wie das neue Programm funktioniert…aber ich höre hier und da aus der Zentrale etwas, was hilfreich ist…das sage ich dann und dem Controller passt es nicht….na gut, ich ziehe mich raus und lass sie tüfteln…ist ja nicht so, als ob ich nichts zu tun hätte.

Inzwischen fühlt sich Katrin (unser 1.Neuzugang vom August) vom Controller missachtet, weil er sich auf den Schweigsamen konzentriert. Anstatt sich konsequent um ihre Einarbeitung zu kümmern (sie soll ihn ja entlasten), zeigt er ihr zwischendurch unstrukturiert und ohne Zusammenhang einzelne Dinge, verwirft sie wieder, ist nicht stringent in seiner Logik und verhaspelt sich in den Themen.

Seine Aufmerksamkeits-Spanne liegt bei wenigen Sekunden und sobald er etwas anderes sieht, bricht er mitten im Erklären ab, um schnell etwas anderes zu machen, daraus ergibt sich wieder etwas anderes und inzwischen hat er schon vergessen, was er ihr zeigen wollte….während sie neben ihm sitzt und sich bemüht ihm irgendwie zu folgen…und sie weiß am Ende immer noch nicht, wie seine Abläufe sind…es ist gelinde gesagt: chaotisch.

Katrin tut mir leid…ich hatte mir ja während des Urlaubs vom Controller etwas Zeit genommen und ihr bei einigen Themen gezeigt, wie wir arbeiten…und sie sagt, das war bisher die einzige zusammenhängende Einarbeitung, die sie bekommen hat….das ist nach 1,5 Monaten eher eine traurige Bilanz und ich kann ihren Frust verstehen…kann ihr jetzt aber auch nicht weiterhelfen, weil es sich um die Arbeit des Controllers handelt…das sind Themen-Schwerpunkte die ich so nicht habe und er hat seine eigene „Logik“.

Der Controller ist gereizt, lässt alle anderen Kollegen mit Fragen z.B. zum Reisekostenprogramm und zu Rechnungen auflaufen, d.h. er lässt Telefonate ins Leere laufen oder haut Sätze raus wie: „ich bin nicht die Hotline“.

DOCH, lieber Kollege, das bist Du…wenn ein Kollege ein Handling Problem hat, dann ist es Deine Aufgabe den Kollegen dadurch zu helfen…genau wie ich es bei unserem Rechnungsprogramm mache…es ist eine Dienstleistung die wir für die Kollegen erbringen und keine Gefälligkeit.

Das Ende vom Lied, die Kollegen rufen bei mir an…jaaa sie wissen das sie sich an den Controller wenden müssen…aber er antwortet nicht…und sie kommen jetzt nicht weiter. Also versuche ich zu helfen, wo ich kann und bügele ein paar Fehler aus die bei der Vorbereitung der Rechnungen passiert sind, wo nötig und gebe Tipps, wie ich es machen würde (auch wenn ich mit dem RK-Programm kaum zu tun habe). Und Ja – das kostet meine Arbeitszeit und macht es auch nicht einfacher mich auf meine Themen zu konzentrieren…aber ich kann die Kollegen doch nicht hängen lassen.

Ich frage mich, wie das weiter laufen soll, zumal der Controller auch bockig reagiert, wenn es um die Aufbereitung der Stammdaten für die Daten-Migration auf das neue System geht. Er WILL einfach nicht…und sagt sogar z.B.: „Was gehört denn eigentlich zu den Stammdaten für Kreditoren, das soll mir mal JEMAND erklären“…also sag mal: wer 30 Jahre in der Buchhaltung arbeitet, sollte DAS nun wirklich wissen. Als ich zu einer Antwort ansetzte, hat er mich sofort abgeblockt…nein, das will er nicht von mir hören, das sollen „DIE“ machen… er WILL es einfach nicht verstehen und vor allem auch nicht machen. Was für ein Kindergarten.

Die IT fragte bei mir schon letzte Woche nach, wann wir die Daten fertig haben werden…ich hab mitgeteilt, das ich bis Ende dieser Woche alle Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Eigene Daten, Intercompany-Verknüpfungen usw.) für meine Gesellschaften fertig haben werde (hab ich auch geschafft mit vielen Überstunden)….auf seine Nachfrage und was ist mit „den Anderen“…Frag doch bitte selber beim Controller nach.

Ohne fertige Stammdaten, gibt es keinen „Sandkasten“ (IT-Testumgebung) und keine Schulungen…und die benötigen wir jetzt endlich dringend, damit es mit dem 01.01.2025 klappt…denn der Termin für den Start der neuen Software ist nicht verhandelbar. Friss oder stirb: entweder es klappt oder wir gehen unter.

Ein paar Tage später wurde ich vom Migrations-Team der IT gefragt, ob ich die Projekt-Koordinierung übernehmen würde, also als Schnittstelle zwischen Buchhaltung und IT. Das ist eine Arbeit die mir liegt und die ich gerne mache, trotzdem habe ich dem IT-Kollegen mit Hinweis auf meine Gesundheit abgesagt…denn das schaffe ich weder zeitlich, noch emotional…und mich nun ständig mit dem Controller anzulegen? Oh nein Danke.

Ich werde jetzt anfangen mich langsam aber konsequent weiter abzugrenzen, damit ich meine Arbeit erledigen kann…mir läuft einfach die Zeit davon mit diesen sinnlosen Diskussionen innerhalb unserer Abteilung…und ich habe nur noch 1 Woche für die Vorbereitungen der Quartalsabschlüsse…und bin noch kaum voran gekommen.

Ein chaotischer Tag

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Über manche Tage kann man sich einfach nur wundern. Was ist denn nur heute los?

Mitten während eines 2er Meetings fing es mit einem Strom- und Internet-Ausfall im Homeoffice an…es dauerte dann ca. 20 Minuten bis alles wieder da war….während der Zeit hab ich dann das Teams-Meeting in ein Handytelefonat umgeändert, das ging ja noch.

Da nicht nur bei uns im Haus alle stumm blieb, sondern auf einmal auch die Baustelle an der Privatbahn hinter dem Haus, nehme ich an, das da wohl Jemand ein Kabel gekappt hatte..

Mails die ich zuvor noch mit einem Auge auf meinem Handy gesehen habe, waren später weder im Handy noch im PC sichtbar…grummel….zum Glück waren es nur Interne, so konnte ich bei den Kollegen nachfragen.

Unsere neue Kollegin ist immer noch krank und bleibt es auch noch ein paar Tage, der Controller ist immer noch in Urlaub und ich versuche mit halber Kraft (bin ja auch noch nicht wieder gesund) alles irgendwie am Laufen zu halten und komme dabei nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

Die Kollegen schicken haufenweise Rechnungen, stellen Fragen und kämpfen mit Dingen, wo sie hoffen, das ich helfen kann – sorry aber das sind nun wirklich nicht meine Themen….aber auch das hält natürlich auf.

Damit es aber gar nicht erst langweilig wird, stelle ich fest, das die Firma des Controllers nicht über genügend Geld verfügt, ich muss also auch noch intern Geld anfordern, na prima – das dauert immer ein paar Tage…dann kommt auch schon die externe große Zahlungsdatei und ich schaffe es nicht, sie ordentlich in die Bank einzulesen….es kommt immer eine Fehlermeldung.

Nein – bitte nicht – ich frage bei der Kollegin nach, die fordert die Datei noch einmal von extern an…zum Glück bekomme ich die neue Datei direkt und auf einmal geht es – was für eine Erleichterung…ich wäre nur sehr ungern die Schuldige, wenn die Gehälter diesen Monat nicht rechtzeitig bezahlt werden würden.

Ein Kollege hat Probleme mit dem Rechnungsprogramm – aber die Fehlermeldungen stimmen einfach nicht…was ist das für ein Programm, indem einfach irgendeine Fehlermeldung erscheint, aber die Meldung nicht die Ursache des Problems beschreibt….das ist doch widersinnig: zum Glück kenne ich schon sehr viele Fehlermeldungen und was sie auslösen – diese hier war absolut unsinnig. Aber ich ahnte bereits was das Problem sein könnte …kam aber nicht mehr in die Rechnungen hinein – die waren gesperrt und blieben es auch noch stundenlang, obwohl der Kollege beteuerte überhaupt nicht mehr im System zu sein.

Irgendwann am Nachmittag hab ich es dann geschafft in die Rechnung zu kommen und tatsächlich…unser Rechnungssystem wollte das Rechnungsdatum nicht akzeptieren, weil es in der Zukunft liegt: vor dem 01.09. nimmt das System keine Rechnungen mit Datum 01.09. entgegen…so ein Mist. Na gut – dann ändere ich es jetzt ab und warte später, nach den Freigaben, mit dem Verbuchen bis zum 01.09. – dann ändere ich das Datum wieder zurück und uploade es erst dann in unser Buchungssystem.

Erfahrung ist wenn man gelernt hat, unter Umgehung der systemischen Einschränkungen, ein Programm dazu zu bewegen, das zu machen, was man braucht, um es letztlich richtig zu machen.

Irgendwann am Nachmittag hab ich meinen Status auf „nicht stören“ geändert und mich endlich auf mein Settlement für eine Firma konzentriert….hier hatte der Direktvermarkter einige Korrekturen für die Vormonate vorgenommen und ich musste den gesamten Kram nachträglich neu aufteilen, um dann die Gutschriften für die einzelnen Firmen ebenfalls zu korrigieren und um was für immense Beträge handelte es sich: 2,54 / 0,45 / 70,45 EUR…ich weiß ja nicht – größere Beträge machen mir doch irgendwie mehr Spaß.

Aber letztlich war ich froh und zufrieden, diese 3 Monate jetzt schon korrigieren zu können und zwar zeitnah und jetzt und nicht, wenn es zum Quartalsabschluss wieder zeitlich eng wird. Hoffentlich wird das jetzt nicht zur Regel mit den Korrekturen bei Abregelungen.

hmmm muss ich noch erwähnen, das mein Drucker dann kurz vor Schluss auch nicht mehr wollte….erst wollte er nur neuen Toner und als das erledigt war, forderte er auch eine neue Trommeleinheit….seufz…zum Glück hatte ich die schon griffbereit hier liegen.

Hoffe der morgige Tag wird wieder ruhiger 😉