Schlagwort: D365

Die  „144“-Challenge

(Achtung ! nur langweiliges Arbeitszeugs )

Montagvormittag wollte der Controller mit mir telefonieren, ich hatte es nicht gesehen und dann hatten wir auch schon eine Anwender-Online-Schulung für eines unserer Module in der neuen Software.

Wie immer war unser Fazit nach der Schulung komplett unterschiedlich: Ich konnte durch die Schulung mein Wissen festigen und letzte Unklarheiten beseitigen und der Controller meinte hinterher: er hätte es nicht gut gefunden und nichts für sich daraus mitnehmen können. Er könne so immer noch keine Debitoren-Rechnungen schreiben. Dabei ist das bereits die insgesamt 3.Schulung zu dem Thema und ich fühle mich gut geschult – stecke ich doch aktuell in meiner „144“-Rechnungs-Challenge .

Dabei steht die „144“ stellvertretend für alle Rechnungen, die ich einmal im Jahr, in einer einzelnen Gesellschaft erzeugen muss. Die Anzahl 144 ist dabei nicht mehr aktuell, es ist die Zahl vom Vorjahr – aber da sich gerade eine Menge hin-und her in den Gesellschaftsbeziehungen ändert, weiß ich die diesjährige Zahl noch nicht genau…ich bin mit dem Kontrollieren und Abarbeiten der Mails aus unserer Rechtsabteilung zu dem Thema, noch nicht fertig. Alle paar Tage kommen Neuigkeiten, denn auch die Rechtsabteilung muss einen Rückstand mit den Eintragungen im Handelsregister aufarbeiten und ich muss in den HR-Auszügen immer kontrollieren ob und wie es „meine“ Gesellschaft betrifft und ob und wie jeder entsprechende Vertrag angepasst wurde, ob welche komplett rausgefallen sind oder ganz Neue dazu kommen, die sich auf meine Rechnungsstellung auswirken.

144 ist also nur eine Art Platzhalter und soll signalisieren: es bleibt noch eine Menge Arbeit, für all diese Geschäftsbeziehungen in neuen System die „Vertragsdaten“ und „Verkaufsaufträge“ anzulegen, diese mit den individuellen Daten zu füllen und dann daraus Rechnungen zu generieren.

Die IT hat mir in der Schulung angeboten, zumindest das Anlegen der Aufträge über eine, mir nicht zugängliche, Funktion automatisiert zu übernehmen wenn ich eine Excel-Datei mit den notwendigen Daten zur Verfügung stelle. Nichts leichter als das, einzig meine seit Jahren bestehende Excel-Liste hilft mir dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Die ersten knappen 20 „Subscription Billing Schedules“ habe ich selber angelegt, daraus die „Sales Order“ generiert und daraus dann die Rechnungen erzeugt und cross-Company (auf beiden Seiten) verbucht. Wenn das erst einmal überall reibungslos funktioniert – dann ist das eine gute Sache.

Ich konnte somit innerhalb von ein paar Stunden auch gleich die Zahlungen bei den Rechnungs-empfangenen Gesellschaften, die ich betreue, auslösen. Das ist dann mal richtig effizient. Aber noch läuft nicht alles rund…es fehlen immer noch an einigen Stellen die richtigen Einstellungen im System.

Das Erzeugen von „echten“ Online-Rechnungen“ also die mit strukturiertem Datensatz im XML-Format, anstatt eines einfaches PDF (seit 2025 eine Pflicht – allerdings mit langen Übergangszeiten) klappt auch noch nicht überall reibungslos und es kommen immer noch Fehlermeldungen, die auch die IT nicht versteht.

Einen weitaus größeren Schwung von knapp über 100 Vertrags-Daten, habe ich dann in der Excel-Datei an die IT geschickt, werde aber erst nächste Woche eine Rückmeldung bekommen…die hatten gestern ein Teamevent und nun 2 Feiertage.

Die restlichen, aktuell noch unklaren, bzw. in Änderung befindlichen Gesellschaften mache ich dann bis Mitte Juni fertig….so das ich bis zum 30.06. hoffentlich ALLE Rechnungen für diese Gesellschaft fertig haben werde.

Challenge accepted

Spagat zwischen den Welten

Hallo und guten Morgen…die letzten 14Tage habe ich gar nichts geschrieben und nur wenig gelesen. Mir blieb einfach keine Kraft und Zeit und es fehlte mir die Ruhe dazu.

Das dänische Migrations-Team kam am 14.01. bei uns in Hamburg an. Die 3 Kollegen sollten uns bei der Übernahme der Daten vom alten Buchhaltungssystem auf das Neue unterstützen. Wir drei Buchhalter saßen also im Kick-Off-meeting voller Tatendrang und das erste was der Kollege sagte war: also wenn Ihr Fragen habt, dann fragt…..und das sagte er gleich mehrmals. und dann sagte er gar nichts mehr.

Fragen?? Moment einmal – soweit sind wir doch noch gar nicht. Denn wir wissen ja NICHTS. Ich habe also interveniert: IHR müsst UNS doch sagen, wie weit Ihr mit dem Konten-Mapping sein, was Ihr schon wie vorbereitet habt, was schon läuft und dann müsst Ihr uns sagen, was WIR jetzt machen sollen. Wo können wir schon Daten verifizieren, was können wir tun. Bitte fangt nicht mittendrin an, sondern redet mit uns.

Naja dann kam so ganz langsam raus…jaaa die Vorbereitungen für die Datenübernahme sind noch gar nicht alle geschaffen…vieles ist noch nicht fertig….soll aber heute, morgen oder demnächst laufen. Kleiner Spoiler: 14 Tage später läuft vieles immer noch nicht. Und ich rede nicht vom Arbeiten im neuen System, sondern nur von der Datenübernahme.

Es war genau so, wie ich es befürchtet hatte…letztlich haben wir zwar schon bei einigen Gesellschaften Bankdaten im System, bei den meisten jedoch nicht. Bei einigen gibt es schon Offene Postendaten für Debitoren und Kreditoren, bei einigen jedoch nicht. Bilanzwerte gibt es auch noch nicht, vom Anlagevermögen ganz zu schweigen und ach ja das Sachkonten-Mapping gibt es ….na ratet mal: Genau auch noch nicht in „fertig“.

Die Power-App läuft auch noch nicht (der Hersteller musste nach mehr als einem Jahr noch einmal ganz von Vorne anfangen zu programmieren, weil das Ergebnis inakzeptabel war…na gute Nacht) – dafür gibt es neue Excellisten, die man ausfüllen muss, wenn man einen neuen Lieferanten anlegen muss, um dann mehrere Tage zu warten, bis diese von einem ITler angelegt werden…und wenn ich einen neuen Kunden habe, muss ich das Change-Team anschreiben….Welches ich aber ab sofort (also nach den 14 Tagen) nicht mehr direkt anschreiben darf, sondern über das reguläre Ticket-Modul – mal sehen wie lange ich dann warten muss).

Unser Startschuss war also kein „Schuss“ eher ein kleines Plöpp, aber die dänische Kollegin, die schon die Controller in DK durch die Umstellung begleitet hat, ist wirklich Gold wert.

Sie war auch die Einzige, die tatsächlich die 2 Wochen bei uns blieb und die dann alles gemanagt hat…sie wusste immer was zu tun ist, wen wir fragen konnten und die mit ihrer ruhigen und freundlichen Art immer Lösungen gefunden hat…aber auch sie konnte keine Wunder vollbringen…immerhin hat auch sie nur einen Kopf und 2 Hände und musste ihre Aufmerksamkeit auch auf die polnischen Kollegen, die ja zeitgleich migriert werden, richten. Aber für uns war sie hauptsächlich da und das war auch notwendig und gut ist, sie spricht gutes Deutsch…was vor allem für Kollegin Katrin eine große Hilfe war.

Sie und Katrin haben sich durch hunderte G+V-Sachkonten gequält und das Konten-Mapping übernommen…diesen Schritt hatte die dänische Kollegin bereits Mitte letzten Jahres angefangen und dann aber aus den Augen verloren…das war natürlich nicht schön für uns…aber ich kann es ja sogar verstehen. Auch in der Zentrale gab es sehr viele Probleme und dort sitzen eben ca. 30 Controller…nicht 3, wie bei uns. Da lagen die Prioritäten ganz klar woanders.

Sooo ich kann jetzt zumindest im neuen System Kontoauszüge bearbeiten…wenn sie denn schon automatisch eingespielt werden. Wo das noch nicht funktioniert muss ich diese eben manuell buchen…okay das klappt. Ich kann schon Zahlungen machen, also dort, wo es mit den Banken funktioniert. Wenn es nicht geht, dann machen wir es eben wie bisher – direkt in den Online-Banking-Portalen.

Lieferantenrechnungen laufen jetzt auch schon ganz okay…auch wenn noch nicht alle Konten funktionieren. Hier ist für mich die größte Veränderung, das ich nicht mehr selber vorkontiere, sondern das ein Team in DK macht….und ja es funktioniert bei Standard-Rechnungen ….aber ansonsten kommen das lustige Dinge bei raus – auch das wie befürchtet.

Aber gut…ich arrangiere mich mit allem….vor allem, da ich ja nach den erfolgreich abgegebenen Quartalsabschlüssen, jetzt an den endgültigen Jahresabschlüssen 2024 arbeite…natürlich noch im alten System.

Nur, das man uns ja gleichzeitig auch unser bisheriges Archivierungs-System genommen hat, wo wir vieles automatisieren konnten…und wir jetzt ein komplett neues System lernen müssen – wo noch gar nichts automatisiert werden kann – und das wir uns „mal eben selber anhand von Tutorials beibringen sollten“…noch so nebenbei.

Da hab ich in einem Meeting mit allen Mitarbeitern aber meine Stimme erhoben und darum gebeten doch eine Online-Schulung zu bekommen, mir fehlt einfach die Zeit mich stundenlang durch Tutorials zu wühlen, nur um eine Datei wieder zu finden…und ich war nicht die Einzige die das so sieht und prompt bekamen wir sogar 2 Schulungen innerhalb der letzten 14 Tage. Na hoppla – geht doch.

Einmal wie man Dateien wieder findet (es ist chaotisch) und einmal wie wir selber Daten speichern können (man vergibt dabei keine Dateinamen mehr…sondern es wird nur über „Keywords“ geregelt, die man nicht einmal frei wählen kann…was es doch sehr einschränkt und mehr als unübersichtlich ist).

Natürlich ist das alles zusammen, viel zu viel und in der regulären Arbeitszeit nicht zu schaffen…aber ich versuche weiterhin ruhig zu bleiben – und es klappt sogar ganz gut damit…aber natürlich spüre ich den Druck schon und schlafe wieder schlechter….aber irgendwie geht es mir doch besser, als gedacht…weil ich mich nicht mehr verrückt mache.

Ich ziehe mich auf der Arbeit in mein Büro zurück…bin nicht mehr für alle Gespräche und Motzereien von Kollegen offen, lasse ein Telefonanruf von Kollegen auch schon mal ins Leere laufen wenn es so gar nicht hinein passt (können wir ja eine Mail schreiben) und konzentriere mich sehr stark immer auf die nächste Aufgabe…und dann auf die Nächste.

Und wenn mir danach ist, weil ich mal eine Pause brauche oder ich merke das meine liebsten Kollegen redebedarf haben…dann nehme ich mir die Zeit dafür…weil auch mir das auch gut tut.

Es nutzt ja nichts hektisch zu werden weil viele unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig fertig sein sollen…das geht eben nicht. Ich habe wirklich dazu gelernt…aber ich bin froh, wenn ich in 1-2 Wochen endlich alle 27 Jahresabschlüsse auf den Weg gebracht habe….dann kann ich mich auch auf unsere neuen Programme konzentrieren.

Aktuell ist es ein ständiger Spagat zwischen der alten und neuen IT-Welt und zwischen Resignation und Hoffnung das alles doch noch gut wird.

Und Montag fahren wir jetzt für 1 Woche in die Zentrale…..na mal sehen ob uns das viel weiter hilft