Hallo und guten Morgen…die letzten 14Tage habe ich gar nichts geschrieben und nur wenig gelesen. Mir blieb einfach keine Kraft und Zeit und es fehlte mir die Ruhe dazu.

Das dänische Migrations-Team kam am 14.01. bei uns in Hamburg an. Die 3 Kollegen sollten uns bei der Übernahme der Daten vom alten Buchhaltungssystem auf das Neue unterstützen. Wir drei Buchhalter saßen also im Kick-Off-meeting voller Tatendrang und das erste was der Kollege sagte war: also wenn Ihr Fragen habt, dann fragt…..und das sagte er gleich mehrmals. und dann sagte er gar nichts mehr.

Fragen?? Moment einmal – soweit sind wir doch noch gar nicht. Denn wir wissen ja NICHTS. Ich habe also interveniert: IHR müsst UNS doch sagen, wie weit Ihr mit dem Konten-Mapping sein, was Ihr schon wie vorbereitet habt, was schon läuft und dann müsst Ihr uns sagen, was WIR jetzt machen sollen. Wo können wir schon Daten verifizieren, was können wir tun. Bitte fangt nicht mittendrin an, sondern redet mit uns.

Naja dann kam so ganz langsam raus…jaaa die Vorbereitungen für die Datenübernahme sind noch gar nicht alle geschaffen…vieles ist noch nicht fertig….soll aber heute, morgen oder demnächst laufen. Kleiner Spoiler: 14 Tage später läuft vieles immer noch nicht. Und ich rede nicht vom Arbeiten im neuen System, sondern nur von der Datenübernahme.

Es war genau so, wie ich es befürchtet hatte…letztlich haben wir zwar schon bei einigen Gesellschaften Bankdaten im System, bei den meisten jedoch nicht. Bei einigen gibt es schon Offene Postendaten für Debitoren und Kreditoren, bei einigen jedoch nicht. Bilanzwerte gibt es auch noch nicht, vom Anlagevermögen ganz zu schweigen und ach ja das Sachkonten-Mapping gibt es ….na ratet mal: Genau auch noch nicht in „fertig“.

Die Power-App läuft auch noch nicht (der Hersteller musste nach mehr als einem Jahr noch einmal ganz von Vorne anfangen zu programmieren, weil das Ergebnis inakzeptabel war…na gute Nacht) – dafür gibt es neue Excellisten, die man ausfüllen muss, wenn man einen neuen Lieferanten anlegen muss, um dann mehrere Tage zu warten, bis diese von einem ITler angelegt werden…und wenn ich einen neuen Kunden habe, muss ich das Change-Team anschreiben….Welches ich aber ab sofort (also nach den 14 Tagen) nicht mehr direkt anschreiben darf, sondern über das reguläre Ticket-Modul – mal sehen wie lange ich dann warten muss).

Unser Startschuss war also kein „Schuss“ eher ein kleines Plöpp, aber die dänische Kollegin, die schon die Controller in DK durch die Umstellung begleitet hat, ist wirklich Gold wert.

Sie war auch die Einzige, die tatsächlich die 2 Wochen bei uns blieb und die dann alles gemanagt hat…sie wusste immer was zu tun ist, wen wir fragen konnten und die mit ihrer ruhigen und freundlichen Art immer Lösungen gefunden hat…aber auch sie konnte keine Wunder vollbringen…immerhin hat auch sie nur einen Kopf und 2 Hände und musste ihre Aufmerksamkeit auch auf die polnischen Kollegen, die ja zeitgleich migriert werden, richten. Aber für uns war sie hauptsächlich da und das war auch notwendig und gut ist, sie spricht gutes Deutsch…was vor allem für Kollegin Katrin eine große Hilfe war.

Sie und Katrin haben sich durch hunderte G+V-Sachkonten gequält und das Konten-Mapping übernommen…diesen Schritt hatte die dänische Kollegin bereits Mitte letzten Jahres angefangen und dann aber aus den Augen verloren…das war natürlich nicht schön für uns…aber ich kann es ja sogar verstehen. Auch in der Zentrale gab es sehr viele Probleme und dort sitzen eben ca. 30 Controller…nicht 3, wie bei uns. Da lagen die Prioritäten ganz klar woanders.

Sooo ich kann jetzt zumindest im neuen System Kontoauszüge bearbeiten…wenn sie denn schon automatisch eingespielt werden. Wo das noch nicht funktioniert muss ich diese eben manuell buchen…okay das klappt. Ich kann schon Zahlungen machen, also dort, wo es mit den Banken funktioniert. Wenn es nicht geht, dann machen wir es eben wie bisher – direkt in den Online-Banking-Portalen.

Lieferantenrechnungen laufen jetzt auch schon ganz okay…auch wenn noch nicht alle Konten funktionieren. Hier ist für mich die größte Veränderung, das ich nicht mehr selber vorkontiere, sondern das ein Team in DK macht….und ja es funktioniert bei Standard-Rechnungen ….aber ansonsten kommen das lustige Dinge bei raus – auch das wie befürchtet.

Aber gut…ich arrangiere mich mit allem….vor allem, da ich ja nach den erfolgreich abgegebenen Quartalsabschlüssen, jetzt an den endgültigen Jahresabschlüssen 2024 arbeite…natürlich noch im alten System.

Nur, das man uns ja gleichzeitig auch unser bisheriges Archivierungs-System genommen hat, wo wir vieles automatisieren konnten…und wir jetzt ein komplett neues System lernen müssen – wo noch gar nichts automatisiert werden kann – und das wir uns „mal eben selber anhand von Tutorials beibringen sollten“…noch so nebenbei.

Da hab ich in einem Meeting mit allen Mitarbeitern aber meine Stimme erhoben und darum gebeten doch eine Online-Schulung zu bekommen, mir fehlt einfach die Zeit mich stundenlang durch Tutorials zu wühlen, nur um eine Datei wieder zu finden…und ich war nicht die Einzige die das so sieht und prompt bekamen wir sogar 2 Schulungen innerhalb der letzten 14 Tage. Na hoppla – geht doch.

Einmal wie man Dateien wieder findet (es ist chaotisch) und einmal wie wir selber Daten speichern können (man vergibt dabei keine Dateinamen mehr…sondern es wird nur über „Keywords“ geregelt, die man nicht einmal frei wählen kann…was es doch sehr einschränkt und mehr als unübersichtlich ist).

Natürlich ist das alles zusammen, viel zu viel und in der regulären Arbeitszeit nicht zu schaffen…aber ich versuche weiterhin ruhig zu bleiben – und es klappt sogar ganz gut damit…aber natürlich spüre ich den Druck schon und schlafe wieder schlechter….aber irgendwie geht es mir doch besser, als gedacht…weil ich mich nicht mehr verrückt mache.

Ich ziehe mich auf der Arbeit in mein Büro zurück…bin nicht mehr für alle Gespräche und Motzereien von Kollegen offen, lasse ein Telefonanruf von Kollegen auch schon mal ins Leere laufen wenn es so gar nicht hinein passt (können wir ja eine Mail schreiben) und konzentriere mich sehr stark immer auf die nächste Aufgabe…und dann auf die Nächste.

Und wenn mir danach ist, weil ich mal eine Pause brauche oder ich merke das meine liebsten Kollegen redebedarf haben…dann nehme ich mir die Zeit dafür…weil auch mir das auch gut tut.

Es nutzt ja nichts hektisch zu werden weil viele unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig fertig sein sollen…das geht eben nicht. Ich habe wirklich dazu gelernt…aber ich bin froh, wenn ich in 1-2 Wochen endlich alle 27 Jahresabschlüsse auf den Weg gebracht habe….dann kann ich mich auch auf unsere neuen Programme konzentrieren.

Aktuell ist es ein ständiger Spagat zwischen der alten und neuen IT-Welt und zwischen Resignation und Hoffnung das alles doch noch gut wird.

Und Montag fahren wir jetzt für 1 Woche in die Zentrale…..na mal sehen ob uns das viel weiter hilft