Schlagwort: Debitoren-Rechnungen

und wieder : die „144“-Challenge

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

…und auch in diesem Jahr ist sie wieder da: die „144“-Challenge…d.h. ich muss in einer Gesellschaft so um die 140 (mal etwas mehr – mal etwas weniger) Ausgangsrechnungen erzeugen.

In diesem Jahr erst zum 2. Mal über die neue Software und inzwischen mit einer Funktion, die es mir erlaubt, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu generieren und auf BEIDEN Seiten zu verbuchen, wenn die Vertragsdaten, Kundendaten, Intercompany-Beziehungen usw. ordentlich eingepflegt sind.

Dumm nur, das ich diese Daten nicht selber einpflegen darf…das läuft über unser IT-Helpdesk….aber ich habe da tolle Kollegen sitzen, die meine Tickets oft innerhalb von Minuten erledigen…so komme ich gut voran.

Allerdings wurde ich davor gewarnt, nimm nicht zu viele Sales Order auf einmal….es KÖNNTE zu Problemen führen…und um Himmels-Willen nicht aus Versehen, die Seite zu früh schließen…dann werden die Rechnungen nur auf unserer Seite, nicht jedoch auf „der anderen Seite“ gebucht. Insgesamt dauert es auch ziemlich lange, bis diese „cross-company“-Buchungen erzeugt werden, und da könnte man schnell mal ungeduldig sein.

Ich war also gewarnt…hatte bereits Montag alle Sales-Order mit den Handelsregister-Einträgen abgeglichen und war gespannt ob es jetzt gut mit der Rechnungsstellung funktioniert. Letztes Jahr war es etwas mühsam…aber das Meiste war in diesem Jahr tatsächlich leicht zu handhaben.

Im Endeffekt habe ich nur 13 von momentan 136 Rechnungen, die nicht funktioniert haben….nur weiß ich nicht was bei diesen 13 anders war. Die Rechnungen wurden erzeugt, auf meiner Seite auch verbucht, es wird auch auf der Gegenseite angezeigt, das eine Verbindung da ist…trotzdem wurden die Rechnungen bei den Kunden nicht auch automatisch verbucht. Aber okay 13 Stück ist ganz in Ordnung. Ein Ticket an die IT zur Überprüfung läuft bereits.

Also wenn alles richtig eingestellt ist, ist das schon eine tolle Funktion…trotzdem werde ich kein Fan dieser Art von Firmen-übergreifenden Buchungen,…aber da habe ich keine Wahl.

Die neuen Firmen, die dazu kommen, werde ich sowieso erst im Mai oder Juni bearbeiten…da fehlen einfach noch zu viele Stammdaten und auch die entsprechenden Verträge sind noch gar nicht fertig.

Ich bin daher ganz zufrieden mit diesem Tag und noch 1 Tag arbeiten und dann habe ich den Rest der Woche Urlaub.

Die  „144“-Challenge

(Achtung ! nur langweiliges Arbeitszeugs )

Montagvormittag wollte der Controller mit mir telefonieren, ich hatte es nicht gesehen und dann hatten wir auch schon eine Anwender-Online-Schulung für eines unserer Module in der neuen Software.

Wie immer war unser Fazit nach der Schulung komplett unterschiedlich: Ich konnte durch die Schulung mein Wissen festigen und letzte Unklarheiten beseitigen und der Controller meinte hinterher: er hätte es nicht gut gefunden und nichts für sich daraus mitnehmen können. Er könne so immer noch keine Debitoren-Rechnungen schreiben. Dabei ist das bereits die insgesamt 3.Schulung zu dem Thema und ich fühle mich gut geschult – stecke ich doch aktuell in meiner „144“-Rechnungs-Challenge .

Dabei steht die „144“ stellvertretend für alle Rechnungen, die ich einmal im Jahr, in einer einzelnen Gesellschaft erzeugen muss. Die Anzahl 144 ist dabei nicht mehr aktuell, es ist die Zahl vom Vorjahr – aber da sich gerade eine Menge hin-und her in den Gesellschaftsbeziehungen ändert, weiß ich die diesjährige Zahl noch nicht genau…ich bin mit dem Kontrollieren und Abarbeiten der Mails aus unserer Rechtsabteilung zu dem Thema, noch nicht fertig. Alle paar Tage kommen Neuigkeiten, denn auch die Rechtsabteilung muss einen Rückstand mit den Eintragungen im Handelsregister aufarbeiten und ich muss in den HR-Auszügen immer kontrollieren ob und wie es „meine“ Gesellschaft betrifft und ob und wie jeder entsprechende Vertrag angepasst wurde, ob welche komplett rausgefallen sind oder ganz Neue dazu kommen, die sich auf meine Rechnungsstellung auswirken.

144 ist also nur eine Art Platzhalter und soll signalisieren: es bleibt noch eine Menge Arbeit, für all diese Geschäftsbeziehungen in neuen System die „Vertragsdaten“ und „Verkaufsaufträge“ anzulegen, diese mit den individuellen Daten zu füllen und dann daraus Rechnungen zu generieren.

Die IT hat mir in der Schulung angeboten, zumindest das Anlegen der Aufträge über eine, mir nicht zugängliche, Funktion automatisiert zu übernehmen wenn ich eine Excel-Datei mit den notwendigen Daten zur Verfügung stelle. Nichts leichter als das, einzig meine seit Jahren bestehende Excel-Liste hilft mir dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Die ersten knappen 20 „Subscription Billing Schedules“ habe ich selber angelegt, daraus die „Sales Order“ generiert und daraus dann die Rechnungen erzeugt und cross-Company (auf beiden Seiten) verbucht. Wenn das erst einmal überall reibungslos funktioniert – dann ist das eine gute Sache.

Ich konnte somit innerhalb von ein paar Stunden auch gleich die Zahlungen bei den Rechnungs-empfangenen Gesellschaften, die ich betreue, auslösen. Das ist dann mal richtig effizient. Aber noch läuft nicht alles rund…es fehlen immer noch an einigen Stellen die richtigen Einstellungen im System.

Das Erzeugen von „echten“ Online-Rechnungen“ also die mit strukturiertem Datensatz im XML-Format, anstatt eines einfaches PDF (seit 2025 eine Pflicht – allerdings mit langen Übergangszeiten) klappt auch noch nicht überall reibungslos und es kommen immer noch Fehlermeldungen, die auch die IT nicht versteht.

Einen weitaus größeren Schwung von knapp über 100 Vertrags-Daten, habe ich dann in der Excel-Datei an die IT geschickt, werde aber erst nächste Woche eine Rückmeldung bekommen…die hatten gestern ein Teamevent und nun 2 Feiertage.

Die restlichen, aktuell noch unklaren, bzw. in Änderung befindlichen Gesellschaften mache ich dann bis Mitte Juni fertig….so das ich bis zum 30.06. hoffentlich ALLE Rechnungen für diese Gesellschaft fertig haben werde.

Challenge accepted