Schlagwort: Einarbeitung

Der NEUE – etwas irritierend

Seit diesem Dienstag ist er nun da….unser deutscher Teamleiter, und er sitzt jetzt mit mir zusammen in einem Büro….wer mich schon länger hier begleitet wird wissen, das ich nicht gut darin bin, mit Kollegen (oder Chefs) zusammen zu sitzen.

Durch meine sozial-genetischen Defizite, gehen mir Menschen schnell auf den Geist. Sie reden und telefonieren laut, quasseln leise vor sich hin, beißen herzhaft in Äpfel, Nüsse oder Cracker, Schniefen, Husten und wollen ständig reden oder Hilfestellung haben… und wenn wir im gleichen Büro sitzen, kann ich dem einfach nicht ausweichen. Das alles stresst mich und tut mir einfach nicht gut.

Ich funktioniere am Besten, wenn ich alleine sitze….dann können Kollegen zum Quatschen vorbei kommen und die gehen dann ja auch wieder…das funktioniert mit mir prima…oder ich gehe zu den Kollegen ins Büro. So kann ich gute Arbeit leisten und trotzdem einen guten Draht zu den Kollegen haben.

Nun gut….der Controller hatte sich schon vor Wochen, während eines Online-Meetings mit der Finanzchefin aus der Zentrale mit Händen-und-Füßen dagegen gewehrt, das unser neuer Teamleiter bei ihm im Büro sitzt…er möchte mit Kollegin Katrin zusammen sitzen bleiben.

Er findet es außerdem unverschämt, das ihm jetzt ein Teamleiter „vor-die-Nase-gesetzt-wird“ ….hahaha, da ist sie, die verletzte Eitelkeit. Er hatte immer behauptet, es macht ihm nichts aus und jetzt ist er beleidigt, das ihn Niemand gefragt hat, ob er das machen möchte.

Ich hatte ihm ja schon vor längerer Zeit geraten: wenn Du Teamleiter sein möchtest, dann musst Du Dein Interesse auch an die Zentrale kommunizieren. Nein das sieht er anders…sie hätten ihn fragen müssen…nun ja. Ehrlichweise muss ich aber auch sagen, er hätte wahrscheinlich keine Chance gehabt, da er ja selbst ein Teil des Problems ist.

Sooo und nun habe ich die große Ehre unseren neuen Teamleiter an die Hand zu nehmen und ihm die grundlegenden Sachen in unserer Firma zu erläutern…er hat keinerlei Erfahrungen in unserer Branche…was nicht schlimm ist…das musste ich ja auch lernen. Eigentlich wäre das Aufgabe des Controllers…aber er ist der Meinung jetzt wäre ich mal dran.

Also eines ist schon mal klar: in technischen Angelegenheit ist der Neue auch nicht fit – laut seiner Aussage macht das Zuhause seine Frau.

Wie er ist – der Neue? Nun ja, er ist Ende 50, von kleiner Statur…war immer Teamleiter in kleinen Teams, hat sehr oft die Firmen gewechselt, kennt unsere neue Software nicht, wie gesagt branchenfremd…ist jetzt kein „lauter“ Mensch, sprudelt nicht gerade über vor Selbstbewusstsein, ist also nicht arrogant oder soetwas.

In den 2 Tagen, die wir zusammen gesessen haben, habe ich schon einiges über ihn erfahren…er erzählt auch ganz gerne mal etwas…das ist okay. Beruflich kann ich ihn noch überhaupt nicht einschätzen.

ABER …irgendetwas an seinem Verhalten ist merkwürdig.

Er spricht gerne von seiner Frau….aber diese Aussagen sind meistens nicht wertschätzend, sondern auf eine subtile Art und Weise herabsetzend. Wenn bei den Aussagen irgendeine Art von Ironie oder Scherz dabei sein sollte, dann nehme ich zumindest, diese nicht wahr. Mit den Kollegen hab ich noch nicht darüber gesprochen…ich beobachte erst einmal.

z.B. als ich lustig in unserem 1:1-Gespräch meinte, sooo ich habe Dir jetzt alle meine Einschränkungen und Schwächen mitgeteilt meinte er : „Sein größter Fehler ist, das er eine Frau mit Pferd geheiratet hat“.

Ich war perplex und wusste nicht, wie ich reagieren sollte…war das ein Scherz? ich sah kein Lächeln und er hat es auch nicht entschärft. Meine Antwort: na wenn Du Deine Frau liebst, dann trägst Du ihr Hobby doch gerne mit oder nicht? Er kam dann darauf zu sprechen, wieviel Geld und Zeit er schon in dieses alte, kranke Pferd hat stecken müssen (seine Frau arbeitet auch Vollzeit). Ich fand das irritierend.

Und an beiden Tagen, konnte ich beobachten, wie verzückt er auf unsere hübschen jungen Kolleginnen reagiert. Einer hat er am ersten Tag gleich mal ein Kompliment über ihre gute Figur gemacht. Nach kurzem Erstaunen hat sie mit einem höflich-lockeren Spruch geantwortet.

Bei einer Anderen, brachte er seine Verzückung laut zum Ausdruck, als die sehr hübsche junge Kollegin uns entgegenkam…ich kann nicht genau wiederholen, was er genau gemacht hat..es war einfach ein Laut, als ich ihn erstaunt von der Seite anschaute, hab ich aber dann auch noch den Blick gesehen….sehr irritierend.

Unser ersten Teamgespräch zu Viert lief aber gut…und auch die 1:1-Gespräche waren wohl gut. Meines brachte genau das Ergebnis, was ich gehofft hatte:

Er wird sich nicht in mein Tagesgeschäft einmischen, ich gebe einen Windpark an ihn ab, damit er diesen Teil der Arbeit auch verstehen lernt…und Homeoffice ist kein Thema…das kann ich machen, wie bisher….Also 3x pro Woche sind gar kein Problem…und auch 4 Tage wenn nötig. Er wird wohl eher selten ins Homeoffice gehen, weil er kein eigenes Arbeitszimmer hat.

An den beiden ersten Tagen des neuen Teamleiters, hab ich fast gar nichts von meiner Arbeit erledigen können…seufz…jetzt bin ich seit Gründonnerstag für eine Woche in Urlaub…da dürfen die Kollegen gerne seine Betreuung übernehmen. Ich hoffe danach hat sich einiges eingependelt.

Der Erklärbär ist zurück

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs)

Seit fast 3 Wochen haben wir nun eine neue Teamkollegin und ich hatte schon lange vor ihrem Start klar gemacht, das ich weder die Zeit noch die Lust habe, mich um ihre Einarbeitung zu kümmern…immerhin ist sie in erster Linie für den Controller zuständig und dieser hat bis letzten Donnerstag auch schon vieles mit ihr gemacht…aber natürlich nur oberflächlich und schnell…es war ja sehr knapp mit der Zeit.

Aber schon da hab ich natürlich auf ihre Fragen in meine Richtung geantwortet, Zusammenhänge bezüglich unser Organisation usw. erklärt und natürlich auch als Key-User für unser Programm einige Anfangs-Probleme aus der Welt geschafft.

Und seit Freitag bin ich eben für ihre weitere Einarbeitung zuständig, bis der Controller aus dem Urlaub zurück kommt…meine anfängliche Abneigung jetzt doch wieder Jemandem einzuarbeiten, ist jedoch geschmolzen wie Schnee in der Sonne….und wir kommen gut miteinander klar.

Es macht mir sogar Spaß ihr einige Tipps und Kniffe zu zeigen und auch aufzuzeigen das es oftmals Ansichtssache ist, WIE man etwas löst…es gibt nicht nur einen Weg zum Ziel und das sie das Recht hat, dabei ihren eigenen Weg zu finden…immerhin ist sie gleichberechtigt in unserem Team.

Natürlich muss sie sich mit dem Controller absprechen…aber ich weiß, das er sich logischen Wegen nicht versperrt…denn es gibt noch erheblichen Optimierungsbedarf bei ihm.

Wir haben also heute mehrere Stunden zusammen gesessen und Rechnung um Rechnung der verschiedensten Lieferanten bearbeitet…sind auf die Suche nach Ansprechpartnern und Auftraggebern gegangen um herauszufinden, wer das beauftragt hat, haben uns durch die Kontierungslogik des Controllers gewühlt und ich hab sie durch die Feinheiten unseres Rechnungsprogramms und der Freigabelogik unseres Konzern gelotst. Das war zeitaufwändig, aber letztlich sind wir zwar langsam, aber dafür beständig vorangekommen.

Was wir dabei festgestellt haben: buchhalterisch folgen wir Beide derselben Logik, die nicht immer mit dem Controller konform geht…da hat sie noch einigen Klärungsbedarf mit ihm, sobald er aus dem Urlaub zurück ist.

Letztlich hab ich zwar viel Zeit investiert und meine eigene Arbeit ist liegen geblieben, aber die Zeit hat sich gelohnt…es fällt bei ihr auf fruchtbaren Boden, sie merkt sich die Dinge sehr schnell und kann sie auch sofort wieder abrufen. Davon werde ich zukünftig ja auch profitieren.

Und da wir bei dieser Zusammenarbeit auch mit- und übereinander lachen können, ist das für mich auch weniger belastend, als befürchtet….es macht mir sogar Freude mein Wissen weiter zu geben und auch ihr zuzuhören, denn auch ich lerne gerne dazu…aber meistens hab ich geredet…so wie früher als ich noch für Auszubildende Buchhaltungskurse abhalten oder neue Mitarbeiter einarbeiten musste….lang lang ist es her.

…jaja der kleine Erklärbar-Wirbelwind ist wieder da…wer hätte das gedacht.

vom Dringendsten – zum Wichtigsten

oder auch: Das Ordnungsprinzip in der Überlastung!

Der nochmalige Wechsel meines Arbeitgebers Anfang April war durch Corona ein Risiko…und entsprechend hatte ich mir auch Sorgen gemacht.

Nachdem dann der tatsächliche Start so hoffnungsvoll begann, konnte ich endlich aufatmen und jetzt nach knapp einem Monat muss ich sagen, es ist ein echter Glücksgriff.

Die Firma unterliegt aktuell keinen Beschränkungen durch das Corona-Virus, wirklich alle Mitarbeiter sind dazu angehalten im Homeoffice zu arbeiten und die paar die das gerade nicht möchten, haben im Büro genügend Platz um Abstand zu halten.

Ich sitze mit meinem Kollegen zusammen in einem Büro, das für 3 Personen ausgelegt ist. Der Kollege ist nett und wir kommen gut miteinander klar. Wir unterhalten uns viel und es fühlt sich nicht mehr fremd an.

Nach knapp drei Wochen hab ich dann in der letzten Woche zum ersten Mal gemerkt, das es ihm manchmal schon etwas Zuviel wurde: meine Fragen, die seine Gedanken unterbrechen… das er Dinge versucht zu erklären,  die er sonst einfach macht und nun muss er  auf einmal seine eigene Arbeitsweise  hinterfragen: warum machen wir das so? …das da auf einmal ständig jemand Neues in seinem Büro anwesend ist.  Da ich 1-2 Stunden früher am Morgen starte, kann ich auch entsprechend früher gehen….und es ist ihm wichtig, das ich das auch tue…lach…ich glaube er geniesst es auch,  mal das Büro wieder allein für sich zu haben…kann ich gut verstehen, ich mag es Morgens ja auch wenn ich alleine im Büro bin.

Und auch mir wurde es in der Woche an manchen Tagen Zuviel: Das manche meiner Fragen auf den nächsten Tag, dann wieder auf den nächsten Tag usw. geschoben wurden…ich manche Aufgabe also nicht abschließen konnte….das für mich ohne erkennbare Grundlage, wie aus heiterem Himmel, Dinge sofort gemacht wurden, die ihm gerade einfielen….das ständige Springen zwischen den Aufgaben, zwischen den vielen Gesellschaften,  ohne eine Aufgabe erst einmal zu Ende zu bringen…

Ich kenne diese Art zu Arbeiten aus meinen schlimmsten Zeiten der Überlastung, in denen meine Devise lautete: Vom Dringensten zum Wichtigsten….Querbeet durch alle Gesellschaften…. Reine Notfall-Reaktion…alles auswendig… Hauptsache nichts Eiliges wird vergessen. Belege und Dokumentation ? – Egal – geht später auch noch….

Aber hier und jetzt entziehe ich mich, diesem Muster wieder zu folgen…und  in dieser Woche, scheint auch bei meinem Kollegen der Knoten geplatzt zu sein. Denn in dieser Woche verspüre ich bei dem Kollegen wieder etwas mehr innere Ruhe…ich glaube so langsam realisiert er, das ich ihn wirklich schon zum Teil entlasten kann.

Immerhin haben wir es in den letzten Wochen zusammen geschafft, den Rückstand ziemlich gut aufzuholen, ich bearbeite bereits  seit dem 2. Tag  relativ selbständig  ca. 12 Buchungskreise. Das sind oft kleinere Gesellschaften, die funktionieren alle nach dem gleichen Grundprinzip, aber jede hat ihre Besonderheiten, da oft mehrere Gesellschaften unterschiedlich miteinander verwoben sind.

Mit dem Ordnungssystem des Konzern komme ich genauso gut zurecht, wie mit dem ERP-System, das ich schon nach Effizienzkriterien für mich feinjustiere….so hab ich schon ein, zwei Dinge durch kurzes Ausprobieren herausgefunden, für das der Kollege so noch keine Lösung hatte.

..und ich habe bereits angefangen Strukturen für mich zu verfeinern, etwas mehr Digitalisierung und ich schreibe wieder mal meine eigenen Anleitungen anhand der Erklärungen des Kollegen.  Ich erkläre meine Vorgehensweise und bekomme fast immer ein positives Feedback. Es sind oft nur Kleinigkeiten, die effektives Arbeiten ermöglichen.

Sooo das waren doch lange Ausführungen: kurz gesagt – es läuft , die Arbeit macht mir Spaß und mir geht es prima

 

 

 

 

 

Neustart – verschoben

Ja also Morgen ist der 1.4….. Antritt meines neuen Jobs…also eigentlich…

In den letzten Tagen war ich erst entspannt, dann besorgt, dann ungeduldig besorgt…und als der Anruf gestern Abend dann endlich kam…war ich zuerst erfreut…dann besorgt…und erst zum Schluß ERLEICHTERT.

Also ich werde Morgen NICHT im neuen Job starten…durch das Corona-Virus ist alles irgendwie noch nicht fertig´, alle sind im Homeoffice und keiner weiß genau wie es so werden soll……also ich bekomme erst einmal 3 Tage „Corona-Frei“…und starte dann erst nächsten Montag….

Montag fahre ich also erstmals nach Hamburg ins Büro, bekomme Laptop und Handy und eine Einweisung…und dann „schauen wir mal weiter“ wie ich eingearbeitet werde…

Ganz echt…EGAL WIE…Hauptsache der Job ist überhaupt noch DA… durch den Shutdown in vielen Bereichen und die bald abzusehenden wirtschaftlichen Konsequenzen in dieser außergewöhnlichen Zeit, war ich sehr beunruhigt…aber nun scheint es für mich doch erst einmal weiter zu gehen….

Erst nach dem Gespräch hab ich gemerkt wie sehr es mich doch innerlich belastet hat

puhhhhhh……☘

Entspannt ins Wochenende

Die letzte Nacht habe ich schlecht geschlafen…das passiert leider öfter rund um den Vollmond…und so hab ich heute ab kurz vor  3 Uhr nachts wach gelegen…es gab keinen Grund dafür…also ich hab mir keine Sorgen gemacht…so wie früher oft. Aber mit dem Einschlafen wollte es nicht so recht klappen.

Also hab ich kurzerhand das Hörbuch laufen lassen, den Timer auf 30 Minuten eingestellt und habe meinen  spannenden Krimi weiter gehört.

Damit habe ich meinen Kopf abgelenkt…nichts ist schlimmer als im 2 Minuten-Takt zu denken: Du musst so langsam mal wieder einschlafen…lach…und es hat auch nicht lange gedauert und ich war wieder im Schlummerland.

Der Arbeitstag heute war wirklich schön…ich hab viel neues gelernt, mich mit Kollegen und auch mit meiner Chefin nett unterhalten und  habe ein paar der Entscheidungsträger kennen gelernt…ich kenne inzwischen die Namen und Gesichter meiner direkten Kollegen, und nach und nach kehren auch die Namen und Funktionalitäten aus anderen Abteilungen immer wieder.

Ich trage zwar immer noch das Namensschild, welches mich für alle Anderen  als Neuling kennzeichnet…lach…aber langsam gehöre ich dazu… meine Chefin  fragte mich wie es mir jetzt in der Firma geht: Danke mir geht es gut. Sie meinte dazu:  die Firma hätte jetzt so lange auf mich warten müssen, da möchte sie sicher stellen, das ich nicht gleich wieder abhaue. Nein – mit dem Gedanken spiele ich nicht.

Gestern hatte ich einen selbstgebackenen Kuchen mit gebracht…nur so, nicht zum Einstand…es sind ja noch viele Kollegen in den Herbstferien. Das kam gut an.

Und ich hab heute etwas früher Feierabend gemacht… Ich muss ja auf mein Stundenkonto achten. Bei jedem Arbeitszeit-Stempeln werden  die Über-oder Unterstunden angezeigt…und da  läppern sich die täglichen 15-30 Minuten  mehr pro Tag schon schnell zu ein paar Stunden zusammen. Da das Überstunden-Guthaben limitiert ist, muss ich darauf achten das es nicht unnötig anwächst….

MAN-O-MAN…das sind ja echte Luxus-Probleme….ZEIT-Luxus-Probleme….hahahaha. Ich bin schon einmal in dieser Woche darauf aufmerksam gemacht worden, das ich mein Zeitkonto im Auge behalte…und ich muss jetzt schon so schnell wie möglich meinen Urlaub für dieses Jahr einplanen. Es ist tatsächlich nicht erlaubt Urlaubstage mit ins Folgejahr zu nehmen.

Aber auch hier gilt wegen des Jahresabschlusses : Kein Urlaub im Dezember….höchstens einen einzelnen Tag je Mitarbeiter. Also kann ich jetzt über 7 Urlaubstage frei verfügen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mein Nachfolger

Also – da ist er nun endlich da – der 1.8. / 1. Arbeitstag für meinen Nachfolger.

Menschlich betrachtet scheint er eine gute Wahl zu sein. Wie alle anderen denke auch ich, dass  mein Team bei ihm gut aufgehoben ist. Er ist locker und lustig…er ist…hmmm umgänglich…eher ein wenig zu nett, aber das kann täuschen…Fachlich kann ich es überhaupt nicht beurteilen…ich lasse ihn kaum zu Wort kommen…grins….wir haben ja nicht so viel Zeit und ich muss ihm sooo viel zeigen.

Ich muss ja nicht nur die aktuelle Struktur erklären, sondern vor allem den Umbruch: also wie was es bisher….was machen wir aktuell parallel, wie ist die neue Struktur…wie soll es dann ab nächstem Jahr laufen…Wir haben in 1,5 Jahren so viele Dinge ändern müssen…und meine Ablaufpläne hab ich noch überhaupt  nicht anpassen können.

Und da ich vorher auch noch keine Zeit gefunden habe, Dinge für ihn vorzubereiten mache ich das parallel: Also ich erkläre unsere Strukturen – und gleichzeitig male ich Zusammenhänge  in eine Ringbuchmappe….versehe diese mit Schlagwörtern….zeige Verbindungen auf …markiere diese farblich…usw…Von Oben (Konzern) nach Unten (einzelne Standort)e  / von Aussen nach Innen…. Was ist unser Geschäft..wie teilt sich das auf, was sind die Besonderheiten in den verschiedenen Geschäftszweigen…was bedeuten die Dinge und wie hängt das alles mit den einzelnen Gesellschaften zusammen…warum machen wir das so und nicht anders, welche Auswirkungen hätte es wenn wir das Nicht so machen…usw. usw. usw. 

Er hat mir schon gesagt ich würde sehr gut erklären und er erkennt meine Strukturen als logisch und notwendig. Leider hat er noch nie mit mehreren Gesellschaften gleichzeitig gearbeitet und wie man das organisiert….also ist er wissbegierig wie ich das organisiere wenn wir mit 5 Personen in  meinem Teams und 3 Mitarbeitern des Controlling unsere 4 Gesellschaften gleichzeitig bearbeiten…das sind eine straffe Ordnung und  klare Regeln im Umgang mit der Datenablage notwendig, damit nichts vergessen wird, nicht durcheinander gerät und  am Ende alles richtig ist…

Das Ganze mache ich  eher intuitiv…wie gesagt, ich hab noch keinen Einarbeitungsplan aufgestellt….aber immer wenn mir etwas einfällt schreibe ich es auf meine Liste…lach…gut das mein Kopf mich nur selten im Stich lässt…Und da ich ja nur etwas mehr als 1 Monat Zeit habe, bleibt eh einiges an Infos auf der Strecke.

Nach ½ Tag reden hatte ich schon Halsschmerzen….und nach ¾ Tag hab ich meinen Nachfolger für weitere Stillbeschäftigungen mit den vielen Informationen dann in Ruhe gelassen…genau so haben wir dann am Freitag weiter gemacht….erst hab ich viel geredet und erklärt (Theorie)…dann endlich auch mal die ersten praktischen Arbeiten…dann Stillbeschäftigung um die Infos zu verarbeiten. Ja – er ist tatsächlich am 2. Tag noch gekommen….lach….naja hätte ja sein können, das ich ihn bereits am 1. Tag abgeschreckt habe….immerhin hab ich ihm gesagt das es kein stressfreier Job ist.

Ab Montag hab ich keine Zeit mehr für Erklärungen…da müssen wir zügig praktisch arbeiten um die Daten für den Abschluss fertig zu bekommen…da soll er zuschauen was ich mache…seine Fragen notieren und ich erkläre dann später die weiteren Zusammenhänge…

Endlich mehr Gelassenheit

In dieser Woche hab ich es tatsächlich geschafft gelassen zu bleiben…liegt vielleicht auch an der Hitze…aber Unruhe, Stress und Hektik gibt es trotzdem…

ABER ich hab es nicht mehr so stark an mein Innerstes gelassen…UND ich  halte mich daran, nicht  mehr als 40-45 Stunden in der Woche zu arbeiten…auch nicht noch zusätzlich am Wochenende.

Heute hab ich mir tatsächlich mal den gesamten Vormittag genommen um einen seit 11-Monaten schwellenden Verwaltungs-Rückstau abzuarbeiten. Nur das was  unbedingt nötig ist und mittlerweile nur noch als Online-Ablage….

Meine liebgewonnenen und super-durchstrukturierten gedruckten Zusammenfassungen für die Jahresabschlüsse gibt es eben bei diesen vielen Abschlüssen und so vielen Firmen nicht mehr in gedruckter Form. Das war bisher mein Backup, ein schnelles Nachschlagewerk….und Helfer in vielen prekären Situationen….ein unumstößlicher Beweis des IST-Zustands zu dem Zeitpunkt.

Jaaa – ich weiß, natürlich sind solche Ordner auch etwas altmodisch…aber diese wurden nur von Denen belächelt, die noch nie meine schnelle Hilfe brauchten….meine Chefs und die Wirtschaftsprüfer wussten diese leicht antiquierte Methode immer zu schätzen.

Wie bereits beschrieben ziehe ich mich Schritt für Schritt aus einigen Themen zurück…und inzwischen hat auch mein Team wieder zur normalen Stärke zurück gefunden…die Qualität der Arbeit steigt.

Nächsten Donnerstag nun startet dann die nächste große Veränderung…dann fängt mein Nachfolger an und dann heißt es EINARBEITEN…Reden, Erklären, Zeigen…bin mal gespannt wie schnell er die Dinge aufnimmt und umsetzt…wir haben nicht so viel Zeit…

….ach ja ich hab nicht mal 1,5 Monate Zeit für die Einarbeitung…weil mein Nachfolger tatsächlich auch noch 14 Tage Urlaub während der Einarbeitung hat….aha…interessant…ja dann….dann kann ich der Einarbeitung ja auch gelassen entgegen sehen…oder?