vom Dringendsten – zum Wichtigsten

oder auch: Das Ordnungsprinzip in der Überlastung!

Der nochmalige Wechsel meines Arbeitgebers Anfang April war durch Corona ein Risiko…und entsprechend hatte ich mir auch Sorgen gemacht.

Nachdem dann der tatsächliche Start so hoffnungsvoll begann, konnte ich endlich aufatmen und jetzt nach knapp einem Monat muss ich sagen, es ist ein echter Glücksgriff.

Die Firma unterliegt aktuell keinen Beschränkungen durch das Corona-Virus, wirklich alle Mitarbeiter sind dazu angehalten im Homeoffice zu arbeiten und die paar die das gerade nicht möchten, haben im Büro genügend Platz um Abstand zu halten.

Ich sitze mit meinem Kollegen zusammen in einem Büro, das für 3 Personen ausgelegt ist. Der Kollege ist nett und wir kommen gut miteinander klar. Wir unterhalten uns viel und es fühlt sich nicht mehr fremd an.

Nach knapp drei Wochen hab ich dann in der letzten Woche zum ersten Mal gemerkt, das es ihm manchmal schon etwas Zuviel wurde: meine Fragen, die seine Gedanken unterbrechen… das er Dinge versucht zu erklären,  die er sonst einfach macht und nun muss er  auf einmal seine eigene Arbeitsweise  hinterfragen: warum machen wir das so? …das da auf einmal ständig jemand Neues in seinem Büro anwesend ist.  Da ich 1-2 Stunden früher am Morgen starte, kann ich auch entsprechend früher gehen….und es ist ihm wichtig, das ich das auch tue…lach…ich glaube er geniesst es auch,  mal das Büro wieder allein für sich zu haben…kann ich gut verstehen, ich mag es Morgens ja auch wenn ich alleine im Büro bin.

Und auch mir wurde es in der Woche an manchen Tagen Zuviel: Das manche meiner Fragen auf den nächsten Tag, dann wieder auf den nächsten Tag usw. geschoben wurden…ich manche Aufgabe also nicht abschließen konnte….das für mich ohne erkennbare Grundlage, wie aus heiterem Himmel, Dinge sofort gemacht wurden, die ihm gerade einfielen….das ständige Springen zwischen den Aufgaben, zwischen den vielen Gesellschaften,  ohne eine Aufgabe erst einmal zu Ende zu bringen…

Ich kenne diese Art zu Arbeiten aus meinen schlimmsten Zeiten der Überlastung, in denen meine Devise lautete: Vom Dringensten zum Wichtigsten….Querbeet durch alle Gesellschaften…. Reine Notfall-Reaktion…alles auswendig… Hauptsache nichts Eiliges wird vergessen. Belege und Dokumentation ? – Egal – geht später auch noch….

Aber hier und jetzt entziehe ich mich, diesem Muster wieder zu folgen…und  in dieser Woche, scheint auch bei meinem Kollegen der Knoten geplatzt zu sein. Denn in dieser Woche verspüre ich bei dem Kollegen wieder etwas mehr innere Ruhe…ich glaube so langsam realisiert er, das ich ihn wirklich schon zum Teil entlasten kann.

Immerhin haben wir es in den letzten Wochen zusammen geschafft, den Rückstand ziemlich gut aufzuholen, ich bearbeite bereits  seit dem 2. Tag  relativ selbständig  ca. 12 Buchungskreise. Das sind oft kleinere Gesellschaften, die funktionieren alle nach dem gleichen Grundprinzip, aber jede hat ihre Besonderheiten, da oft mehrere Gesellschaften unterschiedlich miteinander verwoben sind.

Mit dem Ordnungssystem des Konzern komme ich genauso gut zurecht, wie mit dem ERP-System, das ich schon nach Effizienzkriterien für mich feinjustiere….so hab ich schon ein, zwei Dinge durch kurzes Ausprobieren herausgefunden, für das der Kollege so noch keine Lösung hatte.

..und ich habe bereits angefangen Strukturen für mich zu verfeinern, etwas mehr Digitalisierung und ich schreibe wieder mal meine eigenen Anleitungen anhand der Erklärungen des Kollegen.  Ich erkläre meine Vorgehensweise und bekomme fast immer ein positives Feedback. Es sind oft nur Kleinigkeiten, die effektives Arbeiten ermöglichen.

Sooo das waren doch lange Ausführungen: kurz gesagt – es läuft , die Arbeit macht mir Spaß und mir geht es prima

 

 

 

 

 

Neustart – verschoben

Ja also Morgen ist der 1.4….. Antritt meines neuen Jobs…also eigentlich…

In den letzten Tagen war ich erst entspannt, dann besorgt, dann ungeduldig besorgt…und als der Anruf gestern Abend dann endlich kam…war ich zuerst erfreut…dann besorgt…und erst zum Schluß ERLEICHTERT.

Also ich werde Morgen NICHT im neuen Job starten…durch das Corona-Virus ist alles irgendwie noch nicht fertig´, alle sind im Homeoffice und keiner weiß genau wie es so werden soll……also ich bekomme erst einmal 3 Tage „Corona-Frei“…und starte dann erst nächsten Montag….

Montag fahre ich also erstmals nach Hamburg ins Büro, bekomme Laptop und Handy und eine Einweisung…und dann „schauen wir mal weiter“ wie ich eingearbeitet werde…

Ganz echt…EGAL WIE…Hauptsache der Job ist überhaupt noch DA… durch den Shutdown in vielen Bereichen und die bald abzusehenden wirtschaftlichen Konsequenzen in dieser außergewöhnlichen Zeit, war ich sehr beunruhigt…aber nun scheint es für mich doch erst einmal weiter zu gehen….

Erst nach dem Gespräch hab ich gemerkt wie sehr es mich doch innerlich belastet hat

puhhhhhh……☘

Entspannt ins Wochenende

Die letzte Nacht habe ich schlecht geschlafen…das passiert leider öfter rund um den Vollmond…und so hab ich heute ab kurz vor  3 Uhr nachts wach gelegen…es gab keinen Grund dafür…also ich hab mir keine Sorgen gemacht…so wie früher oft. Aber mit dem Einschlafen wollte es nicht so recht klappen.

Also hab ich kurzerhand das Hörbuch laufen lassen, den Timer auf 30 Minuten eingestellt und habe meinen  spannenden Krimi weiter gehört.

Damit habe ich meinen Kopf abgelenkt…nichts ist schlimmer als im 2 Minuten-Takt zu denken: Du musst so langsam mal wieder einschlafen…lach…und es hat auch nicht lange gedauert und ich war wieder im Schlummerland.

Der Arbeitstag heute war wirklich schön…ich hab viel neues gelernt, mich mit Kollegen und auch mit meiner Chefin nett unterhalten und  habe ein paar der Entscheidungsträger kennen gelernt…ich kenne inzwischen die Namen und Gesichter meiner direkten Kollegen, und nach und nach kehren auch die Namen und Funktionalitäten aus anderen Abteilungen immer wieder.

Ich trage zwar immer noch das Namensschild, welches mich für alle Anderen  als Neuling kennzeichnet…lach…aber langsam gehöre ich dazu… meine Chefin  fragte mich wie es mir jetzt in der Firma geht: Danke mir geht es gut. Sie meinte dazu:  die Firma hätte jetzt so lange auf mich warten müssen, da möchte sie sicher stellen, das ich nicht gleich wieder abhaue. Nein – mit dem Gedanken spiele ich nicht.

Gestern hatte ich einen selbstgebackenen Kuchen mit gebracht…nur so, nicht zum Einstand…es sind ja noch viele Kollegen in den Herbstferien. Das kam gut an.

Und ich hab heute etwas früher Feierabend gemacht… Ich muss ja auf mein Stundenkonto achten. Bei jedem Arbeitszeit-Stempeln werden  die Über-oder Unterstunden angezeigt…und da  läppern sich die täglichen 15-30 Minuten  mehr pro Tag schon schnell zu ein paar Stunden zusammen. Da das Überstunden-Guthaben limitiert ist, muss ich darauf achten das es nicht unnötig anwächst….

MAN-O-MAN…das sind ja echte Luxus-Probleme….ZEIT-Luxus-Probleme….hahahaha. Ich bin schon einmal in dieser Woche darauf aufmerksam gemacht worden, das ich mein Zeitkonto im Auge behalte…und ich muss jetzt schon so schnell wie möglich meinen Urlaub für dieses Jahr einplanen. Es ist tatsächlich nicht erlaubt Urlaubstage mit ins Folgejahr zu nehmen.

Aber auch hier gilt wegen des Jahresabschlusses : Kein Urlaub im Dezember….höchstens einen einzelnen Tag je Mitarbeiter. Also kann ich jetzt über 7 Urlaubstage frei verfügen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mein Nachfolger

Also – da ist er nun endlich da – der 1.8. / 1. Arbeitstag für meinen Nachfolger.

Menschlich betrachtet scheint er eine gute Wahl zu sein. Wie alle anderen denke auch ich, dass  mein Team bei ihm gut aufgehoben ist. Er ist locker und lustig…er ist…hmmm umgänglich…eher ein wenig zu nett, aber das kann täuschen…Fachlich kann ich es überhaupt nicht beurteilen…ich lasse ihn kaum zu Wort kommen…grins….wir haben ja nicht so viel Zeit und ich muss ihm sooo viel zeigen.

Ich muss ja nicht nur die aktuelle Struktur erklären, sondern vor allem den Umbruch: also wie was es bisher….was machen wir aktuell parallel, wie ist die neue Struktur…wie soll es dann ab nächstem Jahr laufen…Wir haben in 1,5 Jahren so viele Dinge ändern müssen…und meine Ablaufpläne hab ich noch überhaupt  nicht anpassen können.

Und da ich vorher auch noch keine Zeit gefunden habe, Dinge für ihn vorzubereiten mache ich das parallel: Also ich erkläre unsere Strukturen – und gleichzeitig male ich Zusammenhänge  in eine Ringbuchmappe….versehe diese mit Schlagwörtern….zeige Verbindungen auf …markiere diese farblich…usw…Von Oben (Konzern) nach Unten (einzelne Standort)e  / von Aussen nach Innen…. Was ist unser Geschäft..wie teilt sich das auf, was sind die Besonderheiten in den verschiedenen Geschäftszweigen…was bedeuten die Dinge und wie hängt das alles mit den einzelnen Gesellschaften zusammen…warum machen wir das so und nicht anders, welche Auswirkungen hätte es wenn wir das Nicht so machen…usw. usw. usw. 

Er hat mir schon gesagt ich würde sehr gut erklären und er erkennt meine Strukturen als logisch und notwendig. Leider hat er noch nie mit mehreren Gesellschaften gleichzeitig gearbeitet und wie man das organisiert….also ist er wissbegierig wie ich das organisiere wenn wir mit 5 Personen in  meinem Teams und 3 Mitarbeitern des Controlling unsere 4 Gesellschaften gleichzeitig bearbeiten…das sind eine straffe Ordnung und  klare Regeln im Umgang mit der Datenablage notwendig, damit nichts vergessen wird, nicht durcheinander gerät und  am Ende alles richtig ist…

Das Ganze mache ich  eher intuitiv…wie gesagt, ich hab noch keinen Einarbeitungsplan aufgestellt….aber immer wenn mir etwas einfällt schreibe ich es auf meine Liste…lach…gut das mein Kopf mich nur selten im Stich lässt…Und da ich ja nur etwas mehr als 1 Monat Zeit habe, bleibt eh einiges an Infos auf der Strecke.

Nach ½ Tag reden hatte ich schon Halsschmerzen….und nach ¾ Tag hab ich meinen Nachfolger für weitere Stillbeschäftigungen mit den vielen Informationen dann in Ruhe gelassen…genau so haben wir dann am Freitag weiter gemacht….erst hab ich viel geredet und erklärt (Theorie)…dann endlich auch mal die ersten praktischen Arbeiten…dann Stillbeschäftigung um die Infos zu verarbeiten. Ja – er ist tatsächlich am 2. Tag noch gekommen….lach….naja hätte ja sein können, das ich ihn bereits am 1. Tag abgeschreckt habe….immerhin hab ich ihm gesagt das es kein stressfreier Job ist.

Ab Montag hab ich keine Zeit mehr für Erklärungen…da müssen wir zügig praktisch arbeiten um die Daten für den Abschluss fertig zu bekommen…da soll er zuschauen was ich mache…seine Fragen notieren und ich erkläre dann später die weiteren Zusammenhänge…

Endlich mehr Gelassenheit

In dieser Woche hab ich es tatsächlich geschafft gelassen zu bleiben…liegt vielleicht auch an der Hitze…aber Unruhe, Stress und Hektik gibt es trotzdem…

ABER ich hab es nicht mehr so stark an mein Innerstes gelassen…UND ich  halte mich daran, nicht  mehr als 40-45 Stunden in der Woche zu arbeiten…auch nicht noch zusätzlich am Wochenende.

Heute hab ich mir tatsächlich mal den gesamten Vormittag genommen um einen seit 11-Monaten schwellenden Verwaltungs-Rückstau abzuarbeiten. Nur das was  unbedingt nötig ist und mittlerweile nur noch als Online-Ablage….

Meine liebgewonnenen und super-durchstrukturierten gedruckten Zusammenfassungen für die Jahresabschlüsse gibt es eben bei diesen vielen Abschlüssen und so vielen Firmen nicht mehr in gedruckter Form. Das war bisher mein Backup, ein schnelles Nachschlagewerk….und Helfer in vielen prekären Situationen….ein unumstößlicher Beweis des IST-Zustands zu dem Zeitpunkt.

Jaaa – ich weiß, natürlich sind solche Ordner auch etwas altmodisch…aber diese wurden nur von Denen belächelt, die noch nie meine schnelle Hilfe brauchten….meine Chefs und die Wirtschaftsprüfer wussten diese leicht antiquierte Methode immer zu schätzen.

Wie bereits beschrieben ziehe ich mich Schritt für Schritt aus einigen Themen zurück…und inzwischen hat auch mein Team wieder zur normalen Stärke zurück gefunden…die Qualität der Arbeit steigt.

Nächsten Donnerstag nun startet dann die nächste große Veränderung…dann fängt mein Nachfolger an und dann heißt es EINARBEITEN…Reden, Erklären, Zeigen…bin mal gespannt wie schnell er die Dinge aufnimmt und umsetzt…wir haben nicht so viel Zeit…

….ach ja ich hab nicht mal 1,5 Monate Zeit für die Einarbeitung…weil mein Nachfolger tatsächlich auch noch 14 Tage Urlaub während der Einarbeitung hat….aha…interessant…ja dann….dann kann ich der Einarbeitung ja auch gelassen entgegen sehen…oder?