Schlagwort: Erklärungsversuch

Buchhaltung – Kaffeesatzleserei?

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeuges !!)

Buchhalter generell sind ja spezielle Wesen…wer sich lieber mit Zahlen, als mit Menschen beschäftigt und einen so ungeliebten Beruf ergreift, wird entweder mild belächelt oder aber auch argwöhnisch beäugt.

Für manche sind wir Anhänger einer okkulten Vereinigung, die eine wirre Geheimsprache sprechen, aber mindestens aus der Zahlenpanscherei ominöse Aussagen zur Gegenwart und Zukunft treffen können, scheinbar Kaffeesatz-Leserei… hahahaha.

Die meisten Menschen wissen wirklich nicht, was wir den ganzen Tag eigentlich so machen, in unseren ruhigen Büros, mit dem staubtrockenem Thema und den endlosen Zahlenkolonnen auf verschiedenen Monitoren….das Einzige was sie sehen ist: wir bezahlen Rechnungen oder wir bezahlen Rechnungen eben nicht und dann ist das Geschrei groß.

So ging es mir dem dem Geschäftsführer einer unserer externen Investoren für ein Projekt. Er teilte mir mit, das er immer noch eine Frage hat, obwohl ich ihm schon seit Monaten jede seiner Fragen aus dem Jahr 2022 beantwortet habe. So langsam war ich ziemlich frustriert, denn er verstand meine Erklärungen „nicht wirklich“.

Und so blieben die beiden wichtigsten Fragen, aus seiner Sicht, unbeantwortet: WARUM war das Bankkonto beim Einstieg als Investor denn (scheinbar) vertragswidrig nicht auf 0,00 EUR und warum wurde noch nach dem Stichtag noch eine Ausschüttung an die bisherigen Gesellschafter getätigt.

Das ein „Bankkonto“ (Aktiva in der Bilanz / Teil des vorhandenes Vermögen), nicht das „Kapitalkonto“ (Passiva in der Bilanz/ welche Mittel wurden für das aktive Vermögen verwendet: Eigenkapital/Fremdkapital) ist, hatte ich ihm schon vorher erklärt. Denn im Vertrag stand, das das Kapitalkonto zum Stichtag auf 0,00 EUR sein soll…nicht das Bankkonto

Das „Stichtag“ z.B. 30.06. aber nicht bedeutet, das am 30.06. die Zahlen fest stehen, sondern das noch nachträglich zum Stichtagsdatum rückwirkend alle entsprechenden Geschäftsvorfälle verarbeitet werden müssen, um überhaupt eine korrekte Stichtags-Bilanz erstellen zu können, schien im auch nicht klar zu sein.

Beim Telefonat letzten Donnerstag war er dann auch ziemlich ratlos und er meinte er hätte es nicht so mit den Bilanzen. Eine Aussage die ich erstaunt zur Kenntnis nahm, denn ein Geschäftsführer sollte schon Bilanzen verstehen. Er bat mich, es noch einmal „anders“ zu formulieren.

So langsam hatte ich aber auch verstanden, wie ich es am Besten schreiben sollte, so wie ich es früher neuen Azubis erklärt habe.

Freitagnachmittag setzte ich mich also an die Antwort und habe versucht kurz und mit einfachen Worten das Prinzip der doppelten Buchführung in Deutschland zu erläutern. Habe dazu Ausschnitte aus der Bilanz beigefügt, Auszüge aus dem Vertrag ebenfalls, und auch den zeitlichen Ablauf zwischen dem Stichtags-Datum, den Zeitraum wann Lieferanten-Rechnungen kommen, den Zeitraum wann die Gutschriften der Direktvermarkter bei uns ankommen, wann wurde die Zwischenbilanz rückwirkend zum Stichtag erstellt und wann ist dann das Geld geflossen um die Kapitalkonten zu bereinigen.

Habe auch noch einmal erläutert warum das Bankkonto nicht auf 0,00 sein kann und das es auch gar nicht gefordert ist. Dabei habe ich größtmöglich auf fachspezifische Ausdrücke verzichtet.

Ich hoffe ich habe jetzt den richtigen Ton und die richtigen Worte gewählt….der Investor ist zwar echt nett, aber auch leicht zu beleidigen, wenn er das Gefühl hat er wird nicht ernst genommen. Bin mal auf seine Reaktion gespannt

Erklärungsversuche eines Buchhalters

Ich habe jetzt Urlaub…Weihnachtsurlaub….naja immerhin 2 Tage frei und zusammen mit dem Wochenende sind das ja schon 4 freie Tage.

Wie in jedem Jahr nehme ich im November ein paar Tage frei um Kraft für die kommenden 2,5 Monate zu sammeln…Es ist die Zeit in der ich beruflich komplett abtauche… in die Welt der Zahlen und der Hektik und das bisschen Zeit was dann noch für das Privatleben übrig bleibt wird stereotyp angegangen….Schlafen, aufstehen, duschen, anziehen, zur Arbeit gehen…………………………………, nach Hause kommen, Essen, auf der Couch vor dem Fernseher schlafen, Schlafen….

Ich kenne nur wenige Menschen in meinem Job die das so handhaben…die sich so stark engagieren…und ich kann es auch kaum erklären warum das so ist…

  1. Wir machen einen sogenannten „Fast Close“ – also einen seeeehr frühen Jahresabschluss…schon am 9. Januar müssen meine Zahlen stehen…was schwierig ist, weil die Lieferanten ja mit ihren Rechnungen nicht so schnell sind. Teilweise bekommen wir noch Anfang Februar Rechnungen für den Dezember…und leider hab ich meine Kristallkugel verlegt (GRINS) …und nicht nur die Lieferanten, auch die Kollegen, die externen Dienstleister mit Jahresendgutachten usw., wenn ich also keine Infos über unser Bestellsystem oder durch Kollegen bekomme stehe ich ganz schön im Dunkeln und muss versuchen richtig zu schätzen, was noch kommen könnte…
  2. Außerdem sind es drei Gesellschaften die ich bearbeite  und die miteinander zusammen hängen….aber jede braucht einen eigenen Abschluss.
  3. Obwohl wir einen Fast-Close machen MÜSSEN die Zahlen aber so exakt wie möglich sein….Pauschalisierungen sind da nicht erwünscht, nicht zum Jahresende
  4. Bereits am 11. Januar kommt der Wirtschaftsprüfer um die Zahlen zu prüfen….also müssen bis dahin nicht zur die Zahlen, sondern auch alle Aufschlüsselungen und Erklärungen und das gesamte Reporting so aufbereitet sein, das die Wirtschaftsprüfer arbeiten können
  5. Zudem sind meist schon ab 15. Dezember kaum noch Kollegen und Menschen in anderen Firmen erreichbar um Dinge zu klären…also MUSS ich sehr früh anfangen um offene Fälle auch wirklich bis dahin geklärt zu bekommen und später auftretende Schwierigkeiten meist ohne Hilfe der Kollegen klären…
  6. Freiwillig denkt ja kaum Jemand an die noch zu erledigen Dinge…also muss ich erinnern, anmahnen, einfordern und nachhalten ob alle die Daten entsprechend liefern.
  7. In anderen Firmen sind teilweise die Arbeiten entsprechend auf andere Abteilungen ausgelagert, bei uns nicht…wir sind dafür nicht groß genug…ebenso  gibt es in anderen Firmen mehr Mitarbeiter die sich mit dem Jahresabschluss beschäftigen….wir sind auch dafür zu klein….wir sind zwar groß aber nicht groß genug, aber eben auch nicht wirklich klein…Ein Dilemma welches in auch aus anderen Abteilungen höre…die Verwaltung wächst immer am Langsamsten…und dabei kann ich mich gar nicht beschweren,  wir sind ja schon in meinem Team mit insgesamt 4 Mitarbeitern..(2 davon in Teilzeit).
  8. Es gibt keinen zeitlichen Spielraum, weil wir zu einem Konzern gehören und uns die Termine von der Konzernleitung vorgegeben werden…keine Chance zu trödeln.

Mir macht das ja auch Spaß…aber es ist schon jedes Mal ein Kraftakt…aber mit jedem Jahr werden wir besser und schneller….weil eben auch strukturierter und in diesem Jahr kann ich schon viel mehr vorbereiten als in den Vorjahren…also hoffe ich mal…es wird nicht so stressig, wie zuvor….