Schlagwort: ERP-System

Zwei Zauberwörter und die Veränderung im Job

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs)

Wenn ich mal so darüber nachdenke, was mir in meinem Job besonders wichtig ist, und was ich am Liebsten daran mag, dann ist es neben der Eigenverantwortung und dem eigenständigen Arbeiten, vor allem das Gefühl alles unter Kontrolle zu haben. Immer alles rechtzeitig, in der richtigen Reihenfolge genau dann die richtigen  Daten abgestimmt, fertig zu  haben und meinen gesetzlichen Reportingpflichten (wie z.b. die UST-Voranmeldungen) mit guten Gewissen  nach kommen zu können.

Man kann also sagen, das es in meinem Beruf wichtig ist, alle notwendigen Buchungen zu erkennen, und dann mit größtmöglicher Sorgfalt diese auch zu handhaben, so das alles buchhalterisch logisch, nachvollziehbar, vollständig und den gesetzlichen Regelungen entspricht und ich jederzeit in der Lage bin alle Buchungen zu erklären, egal ob der Geschäftsleitung, den Wirtschaftsprüfern oder, nach ein paar Jahren, auch den Betriebsprüfern vom Finanzamt.

Kontrolle ist also das 1. Zauberwort – und das 2. ist dann Sachverstand. Denn um genau das Alles gewährleisten zu können, braucht es eine Menge Wissen, damit man überhaupt weiß, WAS man machen muss, WIE man es machen muss und WARUM.

Leider scheint genau das jetzt bald nicht mehr gewünscht zu sein.

Das neue ERP-System, welches uns in dieser Woche vorgestellt wurde, ist neu und modern und versucht wirklich ALLES um jede Art von Eigenverantwortung und Eigenkontrolle zu unterbinden und schlägt damit von einem Extrem, in das gegenteilige.

Denn so, wie das Programm von unserer Zentrale aufgesetzt wird, soll jetzt alles länderübergreifend und firmenübergreifend fest vorgegeben werden – aber in einer extremen Variante, wie ich es selbst bei dem vollintegrativen SAP-System meines früheren Arbeitgebers in Hessen nicht erlebt da….die hatten wir sogar eine konzerneigene IT-Firma und die hat uns engmaschig betreut und doch brauchten wir immer wieder Anpassungen.

Aber selbst die sind vor einem länder-überspannenden festgezurrten Korsett zurück gewichen – eben weil nicht jedes Land dieselben Pflichten vorgibt und nicht jede Gesellschaft ausschließlich „Standard-Abläufe“ hat. Es ist daher gar nicht möglich, jedes erdenkliche Szenario vorherzusehen und dafür Konten, Kostenstellen oder Projekte mit allen erdenklichen Spielarten voreinzustellen.

Sogenannte „Cross-Company-Buchungen“ für konzerninterne Geschäfte, sorgen dafür das Buchungen gleichzeitig in verschiedenen Gesellschaften erfolgt, AUTOMATISCH – ohne Freigabeprozess und ohne das die empfangene Gesellschaft davon Kenntnis erhält oder Einfluss nehmen kann. Aus Konzernsicht ist das toll, aus Sicht der Einzelunternehmung die plötzlich Buchungen im System hat, die vorher nicht da waren, ist das eher schwierig….vor allem weil die Zentrale in DK eher ungern Texte schreibt.

Und da alle Gesellschaften dann über ein ultramodernes Zahlungssystem, an das wohl alle Banken die wir benutzen, mit angeschlossen sind, ist es auf einmal möglich, das man auch firmenübergreifend bezahlen kann…was ich schon als Vorteil sehe, da ich doch einige Firmen ohne eigenem Bankkonto habe, andererseits birgt das auch eine große Gefahr…also ob hier die DGSVO (Datenschutzgrundverordnung) und die GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ausreichend Berücksichtigung finden, weiß ich noch nicht…denn die Zentrale hat die Einzelheiten nicht mit den Wirtschaftsprüfern besprochen…da gibt es, meiner Meinung nach, noch Klärungsbedarf.

Auf jeden Fall war einer der Sätze, die ich während dieser 2 Tage sehr oft gehört habe: Dann braucht Ihr Euch darüber keine Gedanken zu machen…das macht das System.

Hmmm, bisher dachte ich immer, das ich genau dafür mein Geld bekomme, mitzudenken, mir Gedanken zu machen, vieles zu wissen und umzusetzen und alles unter Kontrolle zu halten.

Wenn wir also zukünftig nicht mehr selber kontieren können, weil das System es macht, ich keine Texte mehr vorgeben kann, um Buchungssätze zu erläutern, ich nicht mal mehr sehe welchen Steuerschlüssel das System aussucht,…WIE soll ich dann die Zahlen beurteilen und wie kann ich dann mit ruhigen Gewissen sagen, das alles richtig verbucht wurde.

Jaa ich weiß, das ist die Zukunft – aber genau ein so verschachteltes System führt eben auch dazu, das keiner mehr die Zusammenhänge erkennt und es können sich so Fehler einschleichen, die man eben nicht mehr sieht, weil alles im Hintergrund abläuft….aber ich brauche mir ja keine Gedanken zu machen – das macht das System.

Aber so ist es nun einmal und ich muss mich mit dem Gedanken anfreunden, das sich damit mein Job massiv verändert…ja das Programm kann auch echt tolle Sachen….und darauf freue ich mich….vielleicht gibt es auch vieles was wir noch lernen werden, um ein Teil der Kontrolle zurück zu bekommen – momentan bin ich jedoch noch sehr skeptisch…

Kleiner Ausblick: neue Woche / neue Schuhe

Da ist es schon wieder – das Wochenende.

Die restliche Woche, seit Pfingstmontag, war so richtig gut….ruhig und geordnet und ich hab super viel geschafft. Ich selbst bin auch ruhig und kann somit entspannt ins Wochenende gehen.

Ab Montag wird es dann spannend werden, der Controller und ich bekommen Besuch aus der Zentrale, um uns 2 Tage lang das neue ERP-System vorstellen zu lassen. D.h. wir bekommen dann auch Gelegenheit unsere landesspezifischen oder auch gesellschaftsspezifischen Besonderheiten zu erläutern, damit diese in das Customizing der neuen Software, vor der Datenübernahme unserer Gesellschaften, mit einfließen können. Na da bin ich ja wirklich gespannt, ob wir da überhaupt noch Einfluss nehmen können.

Das heißt aber auch, das wir 2 volle Tage keine Zeit haben werden, unsere normale Arbeit zu machen…deshalb war es sinnvoll bestmöglich vorzuarbeiten…das ist mir gut geglückt.

Ich war in dieser Woche weniger walken, als ich eigentlich wollte, was nicht am schlechten Wetter lag – oder irgendwie schon – aber eigenlich liegt es an meinen neuen Wanderschuhen.

Da es ja meine bisherigen Schuhe schon wieder nicht mehr zu kaufen gab und ich auch keine mehr in Reserve hatte, hab ich mich für ein ähnliches Paar entschieden und hab mir damit in sehr kurzer Zeit massive Blasen gelaufen, so das ich mehrere Tage keine festen Schuhe tragen konnte.

Und bei dem Regen mit offenen Schuhen zu walken, war jetzt für mich keine Option. Also hab ich mit Blasenpflaster versucht andere Schuhe zu nehmen und konnte mich nur schmerzhaft zu kurzen Runden aufraffen. Also – so geht das nicht…ich brauche eine Lösung.

Während ich also spät am Abend im Bett lag und zum xten-Mal darüber nachdachte, was ich jetzt wegen der Schuhe mache…bin ich auf den Online-Shop des Schuhhändlers gegangen und habe doch noch einmal nach „meinen“ Schuhen gesucht…und siehe da….zumindest Online gibt es sie noch (oder wieder) .

Tatsächlich gab es sie sogar in meiner Größe = hab sofort – immer noch im Bett liegend – gleich 3 Paar bestellt. Die sind echt nicht teuer, unter 50 EUR das Paar….und beim Bestellen hab ich gesehen, das ich die 2021 das letzte Mal online bestellt hatte. Danach waren die ausverkauft und waren ein Jahr später wieder in den Filialen zu kaufen, wo ich dann nochmals ein Paar gekauft hatte.

Jetzt warte ich also auf die Lieferung und hoffe, das der Hersteller nichts an dem Schuh geändert hat….und wenn das der Fall ist und die genauso sitzen, wie die vorherigen, werde ich mir noch ein paar auf Lager legen.

Es ist echt krass – im Laufe der Jahre hab ich sehr viele Schuhe ausprobiert, aber bei keinem festen Schuh – egal ob Marke und teuer oder No-Name und billig konnte ich bisher ein solch gutes Tragegefühl erreichen, wie mit diesem einem Trekkingschuh…okay auch hierbei muss ich manchmal auf andere Einlagen zurückgreifen….hab unterschiedliche Modelle in Gebrauch.

Ich habe echt viel Geld für viele unterschiedliche Trekkingschuhe rausgehauen, aber immer hat sich nach sehr kurzer Zeit mein Problemfuß unangenehm meldet. Bei einem sehr teuren Modell habe ich mich wochenlang gequält, sie immer wieder getragen und trotzdem ging es nicht…ich habe dazu die verschiedensten Einlagen für die Schuhe ausprobiert, aber auch damit ging es nicht…mein Fuß konnte sich nicht damit anfreunden, mehr als ein paar Minuten schmerzfreies Laufen gingen einfach nicht.

Warum ausgerechnet dieses eine Modell, das wirklich nicht sonderlich hochwertig ist, funktioniert, ist mir ein Rätsel…aber letztlich ist es meine Rettung, sonst könnte ich meine Walkingrunden überhaupt nicht laufen…und viele Unternehmungen gar nicht machen….und nein, eine OP kommt für mich immer noch nicht in Frage….denn es ist nicht gesagt, das es damit besser würde – und ich will nicht riskieren das es evtl. sogar schlechter wird – dafür gehe, wandere, walke ich einfach zu gerne. Das ist nur meine allerletzte Lösung – wenn gar nichts mehr geht.

Jetzt hilft nur Daumen drücken, das es GENAU der gleiche Schuh ist….

Verzwickt noch mal…

(Achtung: nur langweiliges Arbeitszeugs!!)

Während in vielen Firmen bzw. Abteilungen, bereits jetzt schon die Aktivitäten, mit Blick auf das Jahresende, runter gefahren werden, steigt in meinem Job der Taktschlag merklich an. Hier „leihe“ ich mir immer den Begriff aus dem Börsenjargon: „Jahresendrally“.

Auf einmal werden alle wach…huuuch noch quasi 2 Wochen, dann ist alles vorbei, weil ab Weihnachten sowieso mit der Zentrale nichts mehr geklärt werden kann…also jetzt werden Differenzen auf den Buchungs-Konten geklärt, lange aufgeschobene Fragen werden JETZT geklärt…was dann aber meistens schon zu spät ist, um bis Jahresende eine gangbare Lösung zu finden. Neue Anweisungen kommen auch mal eben um die Ecke…jetzt ist die Zeit, um für den fast-close Jahresabschluss alles vorzubereiten.

Und ausgerechnet dann, kommen die Kollegen aus der Zentrale mit der Bitte, das ich noch intensiver die Datenübernahme für den ERP-Wechsel, der ja auch bald kommen soll, mit vorbereite…d.h. ich erkläre unsere ganz besonderen Anforderungen für Deutschland, erkläre und erkläre wie wir unsere Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufbereiten müssen. Mit diesen Infos kann die externe IT-Firma (natürlich auch eine Dänische), das neue Buchhaltungsprogramm endsprechend unserer Bedürfnisse programmieren.

Ich hab ja schon vor fast 2 Jahren fest gestellt, das die dänischen Kollegen, für die deutschen Gesellschaften, die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht wirklich beherrschen.

Auch der Controller hat mir hier das Feld freudig überlassen, ich hatte für „seine“ Firmen die Kodierungen überarbeitet und dann korrekt mit dem offiziellen Formular verknüpft. In dem neuen Programm, darf ich das dann nicht mehr …das wird vorher alles festgelegt und fixiert, so das Niemand mehr einfach etwas verändern kann. Es ist also ein sehr wichtiges Thema.

Die UST ist schon früher eines meiner Spezialgebiete gewesen, indem ich auch jetzt noch Vieles an aktivem Wissen habe, zumindest mehr als der durchschnittliche Buchhalter. Aber der Teil, den ich davon nicht mehr regelmäßig nutze (z.B. Dreiecksgeschäfte, Reihengeschäfte innerhalb Europas und dem Rest der Welt) der verblasst langsam…weil wir in unserem Tagesgeschäft eben keine Waren quer durch die Welt verkaufen, sondern Energie und Dienstleistungen.

Ich hatte also in dieser Woche einige Meetings mit der Zentrale, und ausgerechnet jetzt tauchen andere Probleme auf, Themen mit denen ich es in meiner langjährigen Arbeitswelt bisher so noch nicht zu tun hatte.

Verträge die nicht eindeutig sind, sich teilweise im Inhalt widersprechen und interpretiert werden müssen. Weitere Sachverhalte, die mich nur am Rande betreffen, die aber unbedingt noch geklärt und in weiteren Verträgen fixiert werden müssen, aber keiner will an diese Themen ran. Verträge sind für mich nur ein Vehikel um meine Arbeit richtig zu machen….ich selber schreibe keine Verträge, das ist nicht meine Aufgabe…ich hab alle Infos dazu zusammengestellt und mir Unterstützung aus unserer Rechtsabteilung geholt, so das die Themen jetzt an die oberen Etagen gehen können, damit es geklärt wird…..ich befürchte jedoch, das wird nichts mehr bis Ende des Jahres und ich befinde mich in einer Zwickmühle.

Hab mich jetzt entschlossen Montag, im nächsten Meeting, meinen Chef und unsere Wirtschaftsprüfer um Mithilfe zu bitten…ich brauche einfach eine zügige Klärung von ganz oben, WAS genau in solch einem Fall für ein Vorgehen gewünscht wird. Dann erst kann ich mit der Lösung, um die Ausarbeitung weiterer Verträge bitten…..das alles ist mühselig und zäh, weil alle zwar immer sagen: ja das war schon immer ungeklärt, da müsste man, da sollte man…aber es geschieht nichts…und keiner will sich dem unangenehmen Thema stellen….und ich, als ausführendes Glied am unteren Ende der Entscheidungskette, muss aber bis Ende des Jahres einen Sachverhalt verbuchen, den ich weder in EUR beziffern kann, noch weiß ich wer der Vertragspartner sein soll.

Jede Diskussion in dieser Woche hat bisher zu keinem Ergebnis geführt, weil keiner von uns die Entscheidungsgewalt hat…und die, die Entscheiden müssen, es nicht tun. Das nenne ich mal verzwickt.