Schlagwort: Fast close

Fahrt ins Büro – trotz Schnee

Die vielen Schneetage habe ich hier, knapp oberhalb von Hamburg, gut überstanden. Was auch daran liegt, das ich in dieser Woche geplant hatte komplett im Homeoffice zu bleiben.

Da meine Quartalsabschlüsse jedoch so gut funktioniert haben (nicht reibungslos und manchmal war es auch echt frustrierend), hatte ich bereits Mittwoch 16 von 17 Gesellschaften fertig hochladen können. Deshalb bin ich am Donnerstag relativ spontan nach Hamburg ins Büro gefahren. Donnerstag war ja für uns Deadline und den letzten Abschluss konnte ich auch entspannt vom Büro aus erledigen.

Ich bin Donnerstag extra früh losgefahren und so lag zwar wieder einmal Schnee auf den Straßen, doch es war wenig Verkehr. Die Fahrt war also kein Problem.

Das war in diesem Jahr tatsächlich der 1.Arbeitstag, den ich im Büro war. Es waren nur sehr wenige Kollegen anwesend…auf unserer Etage waren nur mein Chef und Ich da und später dann noch kurzfristig 2 Kollegen aus einer anderen Abteilung. Auch die anderen Etagen waren mager besetzt.

Auf auf der Dachterrasse lag mit mehr als 30cm der Schnee so hoch, das der erhöhte Ausstieg von unserer Etage aus, mit Schnee überzogen war. Noch ein paar Zentimeter und beim öffnen der Tür fällt der Schnee direkt in unser Büro.

Als ich den Übergang zum vorderen Haus über die Terrasse wagte (anstatt den offiziellen Weg durch die Tiefgarage zu nehmen), bin ich auch prompt im Schnee eingesunken…aber nicht so viel, wie befürchtet…denn durch mein eigenes Gewicht bei jedem Schritt, habe ich den Schnee ja sofort „verdichtet“..aber na klar waren meine Hosenbeine nass.

Es war ein ziemlich relaxter Tag…die letzte Firma fertig zu bekommen, war kein Thema mehr und ich hab mich viel unterhalten…das tat mir gut. Sooo, damit sind die Quartalsabschlüsse fertig und jetzt kann ich mich für alle Gesellschaften, um die Jahresabschlüsse zu kümmern.

Die Quartalsabschlüsse sind eine interne „Notwendigkeit“ für den Konzernabschluss. Hier gilt der „fast close“ und die Deadline war der 08. Januar. 17 meiner 26 Gesellschaften mussten also bis zu dem Datum fertig werden. Nun starten also für alle Gesellschaften die Jahresabschlüsse. Das heißt, das wir teilweise die gebuchten Werte für den Quartalsabschluss wieder auflösen und die endgültigen Daten einbuchen müssen, sobald uns diese gegen Ende Januar vorliegen.

Aber natürlich gibt es bei einigen Gesellschaften auch keine Änderungen mehr, das heißt hier könnte ich jetzt schon direkt die Daten für die Wirtschaftsprüfer extrahieren, aufbereiten und verschicken. Andererseits muss ich mich aber auch um das laufende Geschäft kümmern. Denn auch im Januar gibt es weiterhin viel zu tun.

Aber nicht heute…nein…heute will ich es einmal genießen, das ich es trotz einiger Schwierigkeiten geschafft habe, ohne vorher zu Verzweifeln, die Abschlüsse fertig zu bekommen.

Außerdem wusste ich ja , das ich am Freitag jetzt mit meinen „zwangsweisen“ 1/2-Tages-Ausgleichen anfangen musste…es gab nämlich gegen Ende des Jahres noch einen kleinen Eklat.

5 Tage – einfach weggelasssen

(Achtung! Nur langweiliges Arbeitszeugs )

Mit dem Ende des Monats Juni ging es dann in die heiße Phase unserer Quartalsabschlüsse…ich fühlte mich gut vorbereitet und habe jede Gesellschaft mit der nötigen Sorgfalt überprüft, immer wieder noch auftauchende Konten-Verirrungen und -Verwirrungen aufgespürt und ausgemerzt.

Es finden sich immer noch Fehler durch die Systemumstellung, mal ist es die Software die nicht richtig reagiert, weil falsch justiert, mal hatte der Mensch vor dem Computer (also ich) Tomaten vor den Augen oder andere Vorstellungen davon, was das Programm eigentlich machen sollte. Bisher ist es mir jedoch gelungen, in jeder dieser Gesellschaften, die Ordnung wieder herzustellen.

Bis Freitag den 04.07. hatte ich alle die Gesellschaften fertig, die am folgenden Montag fertig gemeldet werden mussten,…für die restlichen 6, die die sowieso mehr Arbeit bedeuten, hatte ich damit noch eine ganze Woche Zeit. 5 volle Arbeitstage.

…dann hab ich beim Abhaken in unserem Abgabeterminkalender gesehen, das das mit den 5 Tagen Verlängerung gar nicht mehr gilt. ALLE – und ich meine wirklich ALLE (egal in welchem Land und egal welche Art von Gesellschaft) müssen am 07.07. fertig sein. 5 Tage einfach weggelassen…fortgezaubert.

Das war Freitagmorgen am 04.07. als mir klar wurde: jetzt stecke ich aber richtig in Schwierigkeiten. Eine leichte Form der Panik schoss durch meinen Körper. WARUM hat mir das eigentlich keiner gesagt? Es gab keine Infos auf den üblichen Wegen…das heißt die Anweisung haben die dänischen Kollegen mündlich bekommen…aber ich wurde mal wieder vergessen.

Und wenn ich mir jetzt im nachhinein die Liste der Kollegen anschaue, die nicht rechtzeitig abgegeben haben, vermute ich einmal, das außer den dänischen Kollegen keiner wirklich informiert wurde.

Sooo jetzt aber mal tief durchatmen…Es ist Freitag: da schaffe ich auf jeden Fall 1-2 Gesellschaften…eine ist ja fast fertig. Für Samstag und Sonntag plane ich jeweils 1 pro Tag…das sind die beiden Neuen…da brauche ich in jedem Fall viel länger…und dann bleiben immer noch 2 für den Montag.

Theoretisch könnte es also klappen, wenn alles gut läuft und ich das Wochenende durch arbeite. Leider lief es nicht so gut, wie gehofft…und alles dauerte wesentlich länger, als gedacht…aber ich wollte auch keine halben Sachen machen…das spart zwar in dem Moment etwas Zeit, kostet aber später mehr Zeit, es dann doch alles wieder aufzurollen. Nein, ich gebe nur ordentlich und korrekt erstellte Abschlüsse ab.

Also Augen-zu und durch….Der Freitag im Büro war lang…die systemseitigen Fehler zu finden und zu bereinigen hat echt Nerven gekostet und dann noch meine eigenen Fehler dazu…am Wochenende hab ich an beiden Tagen zusammen 19 Stunden gearbeitet. Jawohl 4 von 6 Gesellschaften konnte ich somit fertig melden.

Der Montag (Abgabeschluss) war jedoch eine einzige Katastrophe und ich habe zwar die 5. Firma fertig bekommen, die 6. jedoch nicht mehr…ich war zu nervös, auch weil ich ständig gestört wurde…ich war müde und gereizt und irgendwann einfach so fertig, das ich mich um 17 Uhr abgemeldet habe. Basts.

Trotzdem war ich stolz auf mich: insgesamt habe ich von den 17 Gesellschaften (von insgesamt 26) die in den Quartalsabschluss fallen, 16 rechtzeitig abgegeben und die letzte, kommt dann eben einen Tag später.

Am nächsten Morgen kam schon per Mail die Mahnung welche Gesellschaften alle noch fehlen würden…bei mir eben nur diese Eine. Es hat dann tatsächlich noch 1/2 Tag gedauert…auch da musste die IT noch etwas „fixen“…also eine BUG bereinigen.

Ich habe mich Montag bei der dänischen Teamleitung erkundigt, warum ich davon nichts davon wusste…sie ist nicht darauf eingegangen, nur das man auf Konzernebene dieses Mal „ausprobieren“ wollte, ob wir das schaffen können….tja, das wird dann wohl ab jetzt der Standard. Dafür entfallen aber auch ein paar der „kleinlichen“ Überprüfungen und ein paar Arbeiten durften wir uns auch ganz sparen…jeder erstellt seine Abschlüsse eigenverantwortlich…es gibt keine Kontrolle mehr durch die 2.Controller oder die Teamleitungen. Dafür gibt es zusätzliche Regeln, was in jeder Einzel-Gesellschaft für den Konzernabschluss „umgegliedert“ werden muss, damit es den Dänischen Vorschriften entspricht.

Hätte ich das vorher mit dem vorgezogenen Abgabetermin gewusst, hätte ich mich ganz anders vorbereitet…nun gut…jetzt weiß ich es ja. Das passiert mir nicht noch einmal. Und jeder kommende Quartalsabschluss dauert ab jetzt auch nicht mehr so lange in der Vorbereitung….jetzt wo einmal alles überprüft und umgestellt ist..

Trotzdem wird es bei jedem Abschluss einen sehr straffen Zeitplan geben…und ich weiß, wir proben das jetzt mit den super-schnellen Quartalsabschlüssen, weil wir das bald monatlich machen sollen. Das ist dann die ultimative Steigerung…das Endziel.

Aber jetzt ist das Thema erst einmal erledigt…und ich wundere mich manchmal schon, wie routiniert ich an vielen Stellen schon mit dem neuen Programm umgehen kann. Na das ging ja jetzt doch recht schnell. Ich kann meinen Kollegen auch schon Hilfestellungen geben, wie man was macht.