Schlagwort: Jahresabschlüsse

Fahrt ins Büro – trotz Schnee

Die vielen Schneetage habe ich hier, knapp oberhalb von Hamburg, gut überstanden. Was auch daran liegt, das ich in dieser Woche geplant hatte komplett im Homeoffice zu bleiben.

Da meine Quartalsabschlüsse jedoch so gut funktioniert haben (nicht reibungslos und manchmal war es auch echt frustrierend), hatte ich bereits Mittwoch 16 von 17 Gesellschaften fertig hochladen können. Deshalb bin ich am Donnerstag relativ spontan nach Hamburg ins Büro gefahren. Donnerstag war ja für uns Deadline und den letzten Abschluss konnte ich auch entspannt vom Büro aus erledigen.

Ich bin Donnerstag extra früh losgefahren und so lag zwar wieder einmal Schnee auf den Straßen, doch es war wenig Verkehr. Die Fahrt war also kein Problem.

Das war in diesem Jahr tatsächlich der 1.Arbeitstag, den ich im Büro war. Es waren nur sehr wenige Kollegen anwesend…auf unserer Etage waren nur mein Chef und Ich da und später dann noch kurzfristig 2 Kollegen aus einer anderen Abteilung. Auch die anderen Etagen waren mager besetzt.

Auf auf der Dachterrasse lag mit mehr als 30cm der Schnee so hoch, das der erhöhte Ausstieg von unserer Etage aus, mit Schnee überzogen war. Noch ein paar Zentimeter und beim öffnen der Tür fällt der Schnee direkt in unser Büro.

Als ich den Übergang zum vorderen Haus über die Terrasse wagte (anstatt den offiziellen Weg durch die Tiefgarage zu nehmen), bin ich auch prompt im Schnee eingesunken…aber nicht so viel, wie befürchtet…denn durch mein eigenes Gewicht bei jedem Schritt, habe ich den Schnee ja sofort „verdichtet“..aber na klar waren meine Hosenbeine nass.

Es war ein ziemlich relaxter Tag…die letzte Firma fertig zu bekommen, war kein Thema mehr und ich hab mich viel unterhalten…das tat mir gut. Sooo, damit sind die Quartalsabschlüsse fertig und jetzt kann ich mich für alle Gesellschaften, um die Jahresabschlüsse zu kümmern.

Die Quartalsabschlüsse sind eine interne „Notwendigkeit“ für den Konzernabschluss. Hier gilt der „fast close“ und die Deadline war der 08. Januar. 17 meiner 26 Gesellschaften mussten also bis zu dem Datum fertig werden. Nun starten also für alle Gesellschaften die Jahresabschlüsse. Das heißt, das wir teilweise die gebuchten Werte für den Quartalsabschluss wieder auflösen und die endgültigen Daten einbuchen müssen, sobald uns diese gegen Ende Januar vorliegen.

Aber natürlich gibt es bei einigen Gesellschaften auch keine Änderungen mehr, das heißt hier könnte ich jetzt schon direkt die Daten für die Wirtschaftsprüfer extrahieren, aufbereiten und verschicken. Andererseits muss ich mich aber auch um das laufende Geschäft kümmern. Denn auch im Januar gibt es weiterhin viel zu tun.

Aber nicht heute…nein…heute will ich es einmal genießen, das ich es trotz einiger Schwierigkeiten geschafft habe, ohne vorher zu Verzweifeln, die Abschlüsse fertig zu bekommen.

Außerdem wusste ich ja , das ich am Freitag jetzt mit meinen „zwangsweisen“ 1/2-Tages-Ausgleichen anfangen musste…es gab nämlich gegen Ende des Jahres noch einen kleinen Eklat.

Kurz vorm Durchdrehen

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Ich habe tatsächlich letzte Woche von Donnerstagmittag bis Sonntagabend nicht gearbeitet…ja das tat gut….auch wenn ich genau wusste: das wird mich wieder einholen…die Arbeit macht sich ja nicht von alleine.

Und genau so war es auch: von Montag bis Mittwoch war ich im Homeoffice und habe einen Abschluss nach dem nächsten durch das alte System gejagt….sooooo nun sind 25 von 27 Gesellschaften bei den Wirtschaftsprüfern…für einen Moment konnte ich durchschnaufen, bevor ich dann nach und nach die Rückmeldungen mit Fragen und mit den Abschlussberichten bekommen werde und dann auch noch die aller letzten Umbuchen im Altsystem machen muss, um das Jahr endgültig abzuschließen.

Ich dachte, das mit den Rückmeldungen dauert noch eine Weile, denn auch unsere Wirtschaftsprüfer ächzen unter der Last der vielen Gesellschaften…aber Pustekuchen…bereits bis Ende meiner Arbeitswoche am Donnerstag (Freitag hatte ich schon den nächsten Urlaubstag) hatte ich schon 5 Rückmeldungen bekommen…seufz.

Dabei wollte ich mich endlich auf die Migrationsdaten konzentrieren, die ersten Kontrollen hatten gezeigt, das da noch einiges nicht stimmt…aber wie immer, gab es Schwierigkeiten beim Anpassen…ich hatte also ein kleines Meeting mit unserer Kollegin aus dem Change Team, um die offenen Fragen zu klären…und bei der Suche im neuen System, nach einer Lösung für diese Schwierigkeiten, bin ich tatsächlich auf die Lösung für ein anderes Problem gestoßen.

Das war so absurd, das ich ausgerechnet in dem Programmteil die Lösung gefunden habe…wo ich es nie vermutet hätte. Auf meine Frage schon vor Wochen, ob man bei gebuchten Posten evtl. den Buchungstext ändern kann, hieß es von der Herstellerfirma und auch von unserem Change-Team immer …man wisse gar nicht, ab das gehen würde. Dabei ist ein Buchungstext kein „sensibles Feld“. Soll heißen es dürfte kein Problem sein, den Text zu ändern…solange man alles andere nicht ändern kann.

Ich wollte mich zwar nicht damit zufrieden geben, wusste aber auch nicht, wo ich das suchen sollte und bin durch Zufall darauf gestoßen. In einem Untermenü eines Untermenü-Punktes stand dann auf einmal „Change Text Voucher“. Nanu- genau so etwas suche ich doch. Ich hab den Programmpunkt aufgerufen, hab ein bisschen herumexperimentiert und juuup: ist zwar nicht wirklich logisch, funktioniert aber – und jede Änderung wird protokolliert, aber darin sehe ich kein Problem, ganz im Gegenteil.

Sooo also hab ich schnell eine Kurzanleitung geschrieben und meinen beiden Kollegen zur Verfügung gestellt.

Ich überlege allerdings noch, ob ich es dem Change-Team überhaupt mitteile…nicht aus Boshaftigkeit, sondern aus der Erkenntnis vieler Jahre hinaus, das manches war (systemseitig) möglich, aber (intern) nicht wirklich gewollt ist…evtl. sollten wir die Funktion gar nicht finden und wenn ich das jetzt herausposaune, könnte es passieren, das dieser Programmpunkt für uns gesperrt wird – hahaha – hab ich alles schon erlebt.

Manchmal ist es besser, einfach das Wissen nicht hinauszuposaunen. Mal sehen ob die Kollegin aus dem Change-Team das Thema noch einmal aufgreift, bisher haben meine mehrmaligen Nachfragen zu keiner Lösung geführt…deshalb bin ich jetzt skeptisch.

Donnerstag war ich im Büro und das war seit längerem mal wieder ein Tag in dem ich durchzudrehen drohte Es prasselte so viel auf mich ein, das ich minutenlang vor dem Computer saß und nicht wusste, was MACHE ich jetzt als NÄCHSTES…vor allem für die beiden neuen Gesellschaften, die ich übernommen habe, gab es viel Anfragen von allen möglichen Kollegen, dazu viele allgemeine Meetings, wo man merkt, die anderen Abteilungen haben gerade so gar keinen Stress…und ich wurde nervöser und nervöser, habe mich, wie ein Terrier, in einige Aufgaben verbissen die aber zu Fehlern im System führten und kam in einen negativen Strudel aus Sorgen und Verzweiflung, weil einfach nichts funktionieren wollte.

STOP und tief durch atmen…so geht das nicht. Ich habe mich dann selber aus der Schusslinie genommen, hab mir kleine Auszeiten genommen…mit Kollegen gequatscht, länger Mittagspause gemacht….hab ein paar einfache Nebensächlichkeiten abgearbeitet, bevor ich mich dann wieder an die eiligen und wichtigen Sachen gemacht habe. Da ist zwar auch nicht wirklich logisch, aber ich brauchte das…dann müssen die Anderen eben warten…muss ich ja auch oft genug. Mehr als arbeiten geht nicht.

Auf Sicht fahren

Die Tage vom 30.Dezember bis Jetzt zum Ende der 1.Woche im Neuen Jahr, waren für mich zum Glück von Außen ziemlich ruhig…so das ich an allen Tagen (das meine ich übrigens wörtlich) ganz in Ruhe arbeiten konnte.

Ich arbeite aktuell vor allem daran, nicht in Hektik und Stress zu geraten…und es gelingt mir alles Wegzudrücken und mich auf das Wesentliche zu konzentrieren…d.h. ich arbeite an den Abschlüssen für das 4.Quartal bzw. an den Jahresabschlüssen und habe schon einige fertig melden können.

Die erste große Deadline für die Abschüsse ist der 08.01. und bis Morgen sollte ich es endlich geschafft haben, meinen Rückstand in der Vorbereitung, aufgeholt zu haben, um dann mit den Umsatzschätzungen für Dezember und den daraus resultierenden Aufwandsrückstellungen auch die nächsten Gesellschaften fertig zu bekommen, das ich diese Firmen den 2. Controllern in DK übergeben kann.

Das Wegdrücken und Ignorieren von allen weiteren Problemen und Sorgen wegen der System-Umstellung und der fehlenden Vorbereitungszeit, gelingt mir gerade ziemlich gut. Das heißt ich fühle mich nicht gestresst oder gehetzt…aber es gibt dabei einen Haken: Das Ausblenden kostet mich eine Menge Kraft…was mir so gar nicht bewusst war.

Das führt dazu, das ich Abends früh müde werde, oft bereits um 20 Uhr auf der Couch einschlaf. Wenn ich dann wieder wach werde, tapse ich nur noch ins Bett – egal wie spät es ist …aber immerhin schlafe ich dann doch meistens durch. Wenn ich doch mal nachts wach werde, schaffe ich es schnell wieder einzuschlafen und komme nicht mehr ins Grübeln.

Ich arbeite ruhig und höchstmöglich gelassen eine Gesellschaft nach der anderen ab….versuche jede Art von Störung zu vermeiden…und vor allem vermeide ich das Vorausdenken.

Und verzichte damit auf eine meiner wichtigsten positiven Eigenschaften: Vorausdenken und Vorplanen. Das ist eine Eigenschaft, die mir sonst immer hilft alles im Blick zu behalten und mich vor unliebsamen Überraschungen zu wappnen….eigentlich hilft sie mir auch. mich vor plötzlich auftretendem Stress zu schützen (weil ich eben dadurch nichts vergesse, was dringend oder extrem wichtig ist).

Aber in der jetzigen Phase von kurzfristigen Deadlines für Jahresabschlüsse, Tagesarbeit und kompletter Systemumstellung, würde mich jede Form von Vorausplanung nur unnötig stressen. Weil alles was nach dem 13.01. passiert, für uns komplett ungewiss ist.

Der 13.01. ist der Tag, wo unser vorgelagertes Rechnungsprogramm vom alten Buchhaltungssystem abgekoppelt und an das neue System angeschlossen wird. Und einen Tag später kommen dann bereits die Kollegen aus DK, um uns bei der Umsetzung auf das Neue System zu unterstützen.

Dabei sind immer noch nicht alle Prozesse im neuen System abbildbar und wir fühlen uns alle 3 nicht fähig mit dem neuen System zu arbeiten. Gleichzeitig wird ja auch unser Daten-Managementsystem am 09.01. migriert und wir bekommen nicht einmal eine Online-Schulung, sondern sollen uns das selber mittels hauseigener Tutorials selber beibringen….hahahaha WANN soll ich das denn bitte auch noch machen.

Aus dem Grund habe ich ja beschlossen, ich lasse mich nicht mehr davon beherrschen…sondern ich arbeite „auf Sicht“. Eines nach dem Anderen…und konzentriere mich immer nur noch auf das, was gerade nötig ist, um die nächste Firma fertig zu bekommen.

Alles andere muss warten…und wenn ich nicht fertig werde, dann ist das eben so. Auch wenn es mir schwer fällt…