Schlagwort: Systemumstellung

Kurz vorm Durchdrehen

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Ich habe tatsächlich letzte Woche von Donnerstagmittag bis Sonntagabend nicht gearbeitet…ja das tat gut….auch wenn ich genau wusste: das wird mich wieder einholen…die Arbeit macht sich ja nicht von alleine.

Und genau so war es auch: von Montag bis Mittwoch war ich im Homeoffice und habe einen Abschluss nach dem nächsten durch das alte System gejagt….sooooo nun sind 25 von 27 Gesellschaften bei den Wirtschaftsprüfern…für einen Moment konnte ich durchschnaufen, bevor ich dann nach und nach die Rückmeldungen mit Fragen und mit den Abschlussberichten bekommen werde und dann auch noch die aller letzten Umbuchen im Altsystem machen muss, um das Jahr endgültig abzuschließen.

Ich dachte, das mit den Rückmeldungen dauert noch eine Weile, denn auch unsere Wirtschaftsprüfer ächzen unter der Last der vielen Gesellschaften…aber Pustekuchen…bereits bis Ende meiner Arbeitswoche am Donnerstag (Freitag hatte ich schon den nächsten Urlaubstag) hatte ich schon 5 Rückmeldungen bekommen…seufz.

Dabei wollte ich mich endlich auf die Migrationsdaten konzentrieren, die ersten Kontrollen hatten gezeigt, das da noch einiges nicht stimmt…aber wie immer, gab es Schwierigkeiten beim Anpassen…ich hatte also ein kleines Meeting mit unserer Kollegin aus dem Change Team, um die offenen Fragen zu klären…und bei der Suche im neuen System, nach einer Lösung für diese Schwierigkeiten, bin ich tatsächlich auf die Lösung für ein anderes Problem gestoßen.

Das war so absurd, das ich ausgerechnet in dem Programmteil die Lösung gefunden habe…wo ich es nie vermutet hätte. Auf meine Frage schon vor Wochen, ob man bei gebuchten Posten evtl. den Buchungstext ändern kann, hieß es von der Herstellerfirma und auch von unserem Change-Team immer …man wisse gar nicht, ab das gehen würde. Dabei ist ein Buchungstext kein „sensibles Feld“. Soll heißen es dürfte kein Problem sein, den Text zu ändern…solange man alles andere nicht ändern kann.

Ich wollte mich zwar nicht damit zufrieden geben, wusste aber auch nicht, wo ich das suchen sollte und bin durch Zufall darauf gestoßen. In einem Untermenü eines Untermenü-Punktes stand dann auf einmal „Change Text Voucher“. Nanu- genau so etwas suche ich doch. Ich hab den Programmpunkt aufgerufen, hab ein bisschen herumexperimentiert und juuup: ist zwar nicht wirklich logisch, funktioniert aber – und jede Änderung wird protokolliert, aber darin sehe ich kein Problem, ganz im Gegenteil.

Sooo also hab ich schnell eine Kurzanleitung geschrieben und meinen beiden Kollegen zur Verfügung gestellt.

Ich überlege allerdings noch, ob ich es dem Change-Team überhaupt mitteile…nicht aus Boshaftigkeit, sondern aus der Erkenntnis vieler Jahre hinaus, das manches war (systemseitig) möglich, aber (intern) nicht wirklich gewollt ist…evtl. sollten wir die Funktion gar nicht finden und wenn ich das jetzt herausposaune, könnte es passieren, das dieser Programmpunkt für uns gesperrt wird – hahaha – hab ich alles schon erlebt.

Manchmal ist es besser, einfach das Wissen nicht hinauszuposaunen. Mal sehen ob die Kollegin aus dem Change-Team das Thema noch einmal aufgreift, bisher haben meine mehrmaligen Nachfragen zu keiner Lösung geführt…deshalb bin ich jetzt skeptisch.

Donnerstag war ich im Büro und das war seit längerem mal wieder ein Tag in dem ich durchzudrehen drohte Es prasselte so viel auf mich ein, das ich minutenlang vor dem Computer saß und nicht wusste, was MACHE ich jetzt als NÄCHSTES…vor allem für die beiden neuen Gesellschaften, die ich übernommen habe, gab es viel Anfragen von allen möglichen Kollegen, dazu viele allgemeine Meetings, wo man merkt, die anderen Abteilungen haben gerade so gar keinen Stress…und ich wurde nervöser und nervöser, habe mich, wie ein Terrier, in einige Aufgaben verbissen die aber zu Fehlern im System führten und kam in einen negativen Strudel aus Sorgen und Verzweiflung, weil einfach nichts funktionieren wollte.

STOP und tief durch atmen…so geht das nicht. Ich habe mich dann selber aus der Schusslinie genommen, hab mir kleine Auszeiten genommen…mit Kollegen gequatscht, länger Mittagspause gemacht….hab ein paar einfache Nebensächlichkeiten abgearbeitet, bevor ich mich dann wieder an die eiligen und wichtigen Sachen gemacht habe. Da ist zwar auch nicht wirklich logisch, aber ich brauchte das…dann müssen die Anderen eben warten…muss ich ja auch oft genug. Mehr als arbeiten geht nicht.

Die Neue Anonymität

Hallo Ihr Lieben…da bin ich auch mal wieder. Die Tage und Wochen verfliegen und meine Arbeitstage sind lang und vollgestopft mit Problemen und dem ständigen Versuch wieder so etwas wie Normalität hinein zu bekommen. Leider vergeblich.

In Sachen Daten-Migration auf das neue System hinken wir ca. 2 Wochen hinterher…während ich gleichzeitig versuche meine Jahresabschlüsse fertig zu bekommen, den Arbeitsalltag im neuen System zu entdecken und ich gleichzeitig 3 Gesellschaften versuche endgültig abzugeben und gleichzeitig 2 neue Gesellschaften zu „lernen“. Es ist gar nicht so leicht in so einem Umbruchsprozess ein paar Gesellschaften loszulassen…weil ja noch so vieles ungeklärt ist. Für die Übergabe letzte Woche hatte ich alles so gut wie möglich vorbereitet…leider funktioniert aber vieles im neuen System noch nicht und da noch keine Vorjahreswerte drin sind, kann die Kollegin vieles noch gar nicht sehen…also mache ich es dann doch noch.

Es ist chaotisch und ich versuche mich vom Eiligsten zum Dringendsten durchzuwühlen. Dabei habe ich die ganze Zeit ein diffus ungutes Gefühl, welches ich bisher nicht benennen konnte.

Heute nun WEIß ich endlich, was es ist, was mich an dem neuen Programm so richtig abschreckt.

Es ist unglaublich, aber das Programm ist dafür geschaffen, das ein Buchhalter nur noch anonymisiert arbeitet und sich nichts auf Anhieb abstimmen lässt. Das ist ein Umstand, den ein Vollblut-Buchhalter nur schwer akzeptieren kann, denn es ist das Wesen der Buchhaltung, das man eigentlich ständig damit beschäftigt ist, Daten abzustimmen…und sich selbst immer wieder zu kontrollieren…immerhin geht es um große Zahlen und damit um viel Geld.

Aber dieses Programm wurde tatsächlich so aufgebaut, das die Buchalter maximal im Unklaren bleiben:

-Zahlläufe werden erstellt, ohne die Gesamtsumme der Überweisungen zu sehen

-Kontoauszüge werden verbucht, ohne den Banksaldo zu erkennen

-Sachkontenbuchungen werden erstellt, ohne das man auf den entsprechenden Konten die Umsatzsteuer oder das Gegenkonto erkennen kann. Und man erkennt auch an den Belegnummer kaum noch, über welches Modul (Banken / Sachkonten / Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ) die Buchung erfolgt ist. Wer jetzt keine guten Buchungstexte schreibt ist verloren.

-Man kann nicht einmal mehr anhand der Debitoren- oder Kreditoren-Nummern erkennen, was nun was ist…weil beide Arten mit derselben Zahl beginnen und auch die gleiche Länge haben. Bisher hatten Kreditorennummer am Anfang eine 7 und Debitoren eine 1….nun sieht alles gleich aus.

Ich habe heute angefangen meine beiden „neuen“ Firmen, die schon länger auf diesem System laufen, zu überblicken….offene Posten und Zahlläufe, Kontoauszüge usw.. Das hat ewig gedauert, sich da durch zu wühlen, weil eben nichts mehr offensichtlich ist.

Ja klar…man findet dann das Meiste irgendwie irgendwo…aber nicht mehr so schnell und unkompliziert, wie in all den anderen Systemen, mit denen ich vorher gearbeitet habe. Das ist irritierend und verunsichert mich zugleich…weil selbst so Kleinigkeiten, wie ein Sachkonto aus dem BuchhaltungsSystem ins Excel zu ziehen und es von dort aus aufzuschlüsseln, nun viele viele Mausklicks bedeutet…alles ist so umständlich. Es gibt auch keine Shortcuts und nach jedem Report suche ich noch Ewigkeiten.

Das System kann dafür 1000 Dinge, die man als Buchhalter nur selten braucht, aber so grundlegende Dinge wie eine Offene Postenliste Kreditoren ist dafür gut versteckt….ich hab sicher fast 20 Minuten gesucht, bis ich sie durch Zufall gefunden habe…jetzt habe ich es mir markiert und finde sie quasi blind…aber das alles ist trotzdem maximal umständlich.

Nach diesem Arbeitstag kann ich mir das nur so erklären: das Programm wurde geschaffen für maximales Aufgabensplitting, so das möglichst kein einzelner Mitarbeiter mehr einen Überblick über die gesamte Buchhaltung erhält.

Für wenn das toll sein soll, verstehe ich zwar überhaupt nicht…aber es erklärt, warum ich bei manchen Lieferanten anrufe und sie mir auf meine Fragen antworten: Sorry, aber das sehen wir hier nicht. Ich hab immer gedacht, die sind zu blöde mir z.B. zu sagen, über welches Bankkonto sie die Abbuchung initiiert haben…Nun- jetzt habe ich selber das Problem, nichts mehr erkennen zu können.

Aber es beruhigt mich, das ich es jetzt benennen kann…und ja klar, ich werde im Laufe der Zeit noch viel dazu lernen und vielleicht wird es noch besser werden, aber so richtig schön ist das nicht.

Wir waren ja in der letzten Woche in der Firmenzentrale im Hohen Norden Dänemarks, damit mir die Contoller-Kollegen helfen können, wenn ich fragen zum Handling habe. Irritierend war jedoch, das diese auf meine Fragen oft nur mit Unverständnis reagiert haben.

Häää – was willst Du machen? – eine manuelle Zahlung über das interne Bankenmodul. So etwas gibt es? Neee – nie gehört. Unsere Kollegin aus dem Change Team hatte es mir ein paar Tage zuvor gezeigt, ich hab aber irgendwie einen Schritt beim Aufschreiben vergessen und wusste nicht mehr, wie ich dahin komme…später hab ich es durch Zufall selber gefunden.

Wie kommt es, das die Kollegen, die schon viele Monate damit arbeiten, das nicht wissen und auch einige andere meiner Fragen liefen ins Leere…ich habe dann aufgegeben die Controller-Kollegen zu fragen und mich lieber direkt an das Change-Team gewendet.

Viele Programmteile funktionieren noch nicht, Vorjahreswerte haben wir noch nicht, das interne Bankmodul funktioniert noch nicht mit allen Banken…jede 3.Buchung, auch im Rechnungsprogramm läuft auf einen Fehler, weil etwas nicht eingerichtet oder falsch eingerichtet wurde…ein Haken vergessen wurde, die Firma für „solche Buchungen“ gar nicht vorgesehen ist (willkommen in der Realität wo nicht alles nur schwarz oder weiß ist, sondern viel Grauschattierungen aufweist) oder oder oder.

Oder auch nur das die neuen Sachkonten so entstellte Bezeichnungen haben, das ich maximal verunsichert bin, soll DAS jetzt das richtige Konto ein. Aus dem einfachen Konto „Zinserträge Bank“ wurde jetzt „Interest income project financing“…ja darauf muss man erst einmal kommen.

Immerhin finde ich mich im Bankenmodul schon einigermaßen zu recht…und auch manuelle Umbuchungen gehen mir schon fast flüssig von der Hand…für alles was darüber hinaus geht, hatte ich noch keine Zeit, da ich ja die meiste Zeit immer noch im Altsystem die Jahresabschlüsse für 2024 erzeuge und die Umsatzsteuervoranmeldungen usw. machen muss, die Daten für die Wirtschaftsprüfer zusammen stelle und die Jahresübersichten für Landeigentümer, Servicepartner und einige externer Betriebsführungs-Gesellschaften erstellen muss.

Es ist ja nicht so, als ob ich mich sonst zu dieser Jahreszeit entspannt zurück lehnen könnte…nun ist alles gleichzeitig und ich versuche weiterhin mich immer auf eine Aufgabe zu konzentrieren und alles Andere auszublenden, ansonsten würde ich durchdrehen.

Und tatsächlich geht es mir mental besser, als gedacht….meistens schaffe ich es einigermaßen ruhig zu bleiben und mich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren…die Arbeitstage sind lang aber ich bin guten Mutes…denn zumindest meine Jahresabschlüsse 2024 laufen bisher ganz gut..

Ich habe zwar immer noch einen ganzen Stapel Firmen vor mir, aber das sind dann die, die ich komplett allein bearbeite – das ist etwas einfacher.

Die kompliziertesten Firmen sind schon bei den Dänischen 2.Controllern, also meinen Teil hab ich erledigt…jetzt kommt noch der dänische Teil (für die dänischen Investoren). Und anschließend geht alles an die Wirtschaftsprüfer.

Die Abende gehören mir, meistens laufe ich noch meine Walking-Runde….nur heute nicht – heute sitze ich auf der Couch und schreibe mal wieder hier in WordPress.

Habt einen schönen Abend .

Mit Plaudereien durch die Woche

Die Woche fing dann für mich im Homeoffice an…allerdings nur für einen Tag, die restlichen Arbeitstage war ich dann doch im Büro.

Es gab mal wieder Spannungen wegen des Postdienstes. Den machen wir ja nur noch, wenn es personelle Engpässe gibt…und genau so ein Engpass war entstanden, weil die Eine noch in Urlaub war und die Andere krank und ich hatte mich ja die gesamte vorherige Woche ins Homeoffice verzogen, hab also den Controller mit der Post alleine gelassen und war mir dessen gar nicht bewusst gewesen. Deshalb hatte ich den Dienstag im Homeoffice storniert.

Die Tage im Büro waren aber richtig gut….ähmm, was auch daran lag, das der Schweigsame sich am Dienstag krank gemeldet hat und bis einschließlich Donnerstag auch nicht zurück kam. So hatte ich also meinen alten Status Quo in dieser Woche wieder…hab quasi konzentriert und im Akkord die laufende Arbeit wieder aufgeholt, Umsatzsteuern und andere Pflichtmeldungen erledigt und mir auch mal wieder Zeit genommen, mit den Kollegen der anderen Abteilungen länger zu plauschen…das war richtig schön und tat gut.

Und mit Blick auf die jetzt kommenden Woche, wo wir bereits Montagnachmittag zu Viert für 3 Tage in die Zentrale fahren werden, habe ich es tatsächlich gewagt, Freitag einen Tag Urlaub zu nehmen. Einfach mal wieder ein schön langes Wochenende OHNE Computer und Arbeit haben.

Ich wollte mich körperlich und mental noch einmal stärken, bevor wir in der kommenden Woche mit den Schulungen für das neue System beginnen…wir erwarten, das es auch weiterhin ein gewisses Chaos geben wird, denn wir werden gleichzeitig mit den polnischen Kollegen geschult, die jetzt gerade mitten in der Umstellung stecken. Auf die Kollegen freue ich mich zwar…aber ob das so eine gute Idee ist, das wir mit unseren unterschiedlichen Anforderungen (ich weiß die Polen haben manchmal striktere und merkwürdige Regeln einzuhalten, die wir so nicht haben) zusammen lernen sollen…deren Fragen sind sicher nicht unsere…aber warten wir es mal ab.

Montag zu Viert in einem PKW fahren zu müssen, mit jeweils 4x Reisetaschen, 4x Laptops, Kartons mit Post und das mit einem Firmenwagen der zwar groß aussieht, aber hinten für mich nicht ausreichend Platz zum Luftholen bietet…naja…der Controller und ich werden uns die Fahrzeit wieder 50/50 teilen, und vorne ist für mein Enge-Problem ausreichend Platz, um mich nicht ganz so unwohl zu fühlen.

Für die nächste Fahrt (1 Woche im November) sind wir uns einig, das wir entweder mit 2 PKW nehmen oder mit einem großen Van..denn der Schweigsame muss bestimmt auch noch eine Menge Ordner auf dem Rückweg mitnehmen und das Hotel ist im November derartig ausgebucht, so das uns für 1 Person 2 Übernachtungsmöglichkeiten fehlen, es kann also sein, das einer von uns für 2 Tage woanders untergebracht werden muss.

Ich bin bis Donnerstag sehr gut durch die Woche gekommen. Hab auch länger gearbeitet, um die Plauderzeiten auszugleichen….und fühle mich inzwischen „vor der Arbeit“ – soll heißen ich hetze nicht mehr hinterher, sondern kann wieder wichtige Dinge vorbereiten, bevor sie eilig werden.

Vom Erfolg überrannt

(Achtung ! noch mehr langweiliges Arbeitszeugs)

Das Chaos bei uns im Büro, hat aber auch andere Gründe…durch Dinge, die nicht in unserer Hand liegen.

Denn die Zentrale informiert uns einfach nicht, wie es mit der Systemumstellung weiter geht. Anfang September hat der Controller an die Verantwortlichen geschrieben, das wir zu VIERT für 3 Tage in der 2.September Woche anreisen und man uns doch bitte mitteilen möchte, wann die Schulungen für das neue System stattfinden werden. Antwort: KEINE.

Also habe ich die Reise für mich abgesagt und Katrin hat es mir gleich getan. So waren der Controller und der Schweigsame alleine auf ihrer Reise…die hatten aber auch noch einen ganz anderen Grund fahren zu müssen…es ging darum zu entscheiden, was genau der Schweigsame eigentlich für Firmen übernehmen soll und wer ihn Vorort anlernen kann.

Ohne ordentlichen Plan, wann nun tatsächlich unsere Systemschulungen stattfinden sollen, verplempere ich nicht meine Zeit mit 400km Anreise…und das war auch gut so. Erst jetzt, gegen Ende September, auf mehrfaches Drängen des GF und auch des Controllers, wurden nun die Schulungen für Mitte Oktober angesetzt…dafür dann gleich verteilt auf 1-2 Wochen….und das während die Kollegen noch mit der Umstellung der polnischen Kollegen beschäftigt sind.

Ich habe schon einige Systemumstellungen in meinem Berufsleben mit gemacht…also auch als Koordinator und KeyUser, aber so eine laxe Herangehensweise, wo wir im Vorfeld nicht einmal gefragt werden, was für besondere Anforderungen unser Land hat, bzw. mit welchen besonderen Geschäftsvorfällen wir es zu tun haben. habe ich wirklich noch nie erlebt. Die Aussage die ich aus der Zentrale gehört habe war dann auch: jaa wir haben mit den dänischen Controllers abgesprochen, was wir für Deutschland benötigen, daher ist alles klar und der Rest wird sich finden.

Und da ist sie wieder, diese eindimensionale Sichtweise auf die rein operativen Gesellschaften, die alle den gleichen Geschäftszweck haben und somit nach einem einheitlichen Schema zu bearbeiten sind. Die dänischen Controller arbeiten hier nach einem Standard, teilweise ohne zu verstehen, was sie da genau machen…aber da es standardmäßig vorgegeben ist, ist das einfach so.

Aber das gilt nicht für die Planungsgesellschaften und nur bedingt für die Firmen in denen die Anlagen erst einmal gebaut werden, also die, die noch lange nicht in unserem engeren Sinne „operativ“ sind…und schon gar nicht für die Extra-Firmen, die ganz besonderen speziellen Geschäftszwecken dienen. Hier haben die dänischen Kollegen zwar eine Ahnung, aber eben nicht den Durchblick. Also warum werden wir nicht gefragt und jetzt bin ich noch lange nicht bei den deutschen Besonderheiten in der Rechnungslegung.

Ich versuche wo ich kann, auf unsere Belange aufmerksam zu machen, z.B. das sich der Rechnungsstandard in den nächsten Jahren per Gesetz massiv verändern wird…davon hatten die noch nicht einmal etwas gehört…was ich erstaunlich finde bei einer Umstellung auf ein neues ERP-System, das für alle möglichen Länder zertifiziert ist. Oder das in Deutschland die Anforderungen an einen „Footer“ bei Geschäftsbriefen gesetzlich geregelt ist und nicht so minimalistisch aussehen darf, wie in DK…darauf hatte ich schon 2 Jahren aufmerksam gemacht.

Dafür fülle ich jetzt, für alle möglichen Zwecke, jede Menge Excel-Dateien aus, zum Teil mit Daten die schon in anderen Excel-Listen stehen, die von dänischen Kollegen schon vor 1 Jahr zu uns geschickt wurden, um die Daten einzutragen. Basis-Informationen, die bereits in unserem Archivierungssystem als aktuelle Daten hinterlegt sind…warum müssen wir das alles immer und immer wieder neu ausfüllen.

Wenn man die hinterlegten Daten nicht nutzt, kann man sich die Hinterlegung doch eigentlich auch sparen. Auf meine Rückfrage kam die Antwort: ja wir müssen mehr Excel-Listen ausfüllen, damit wir bald keine Excel-Listen mehr benötigen…entschuldige aber: allein mir fehlt der Glaube.

Und wie jedes mal, wenn ich anfange darüber nachzudenken, komme ich zu dem gleichen Schluss, der unglaubliche Expansionsdrang unserer Konzernmutter und dem sich daraus ergebenen Erfolg, in einem rasch wachsenden Markt, ist gleichzeitig sein Hemmschuh. Wir sind einfach viel zu schnell nach Außen gewachsen.

Der Erfolg hat uns überrollt und die Verwaltung hinkt wie ein lahmer Gaul hinterher…und wenn wir nicht langsam in eine vernünftige Konsolidierungsphase kommen, in der sich Prozesse auch mal festigen lassen, bevor sie immer und immer wieder von heute auf Morgen durch neue Prozesse ersetzt werden, die es auch nicht besser machen, sondern nur verworrener, dann fallen wir auf die Nase.

Der Controller meinte er hätte nach der Dienstreise in die Zentrale und was er dort wegen der Einarbeitung des Schweigsamen erlebt hat, Angst vor dieser Umstellung. Weil auch nach der Umstellung in der Zentrale auf das neue System, vieles noch immer nicht rund läuft, aber bereits weitere Länder umgestellt werden und der Rückstau der noch zu lösenden Probleme wächst weiter an.

Ach jetzt kommt bei im die Angst- Bei mir kam die Panik bereits während der Präsentation und die war schon im Juni. Und wieder überlege ich, wann für mich die Grenze erreicht ist…noch ist es nicht so weit, aber die eine oder andere Stellenanzeige hab ich mir doch schon mal angeschaut….aber noch bin ich nicht bereit für einen Wechsel…ich hoffe ich finde den richtigen Zeitpunkt für eine Entscheidung.