Schlagwort: Wissenslücken

Arbeiten ohne Wissen = Chaos

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

Während unseres „Fast close“ bis zum 08.01. habe ich gemerkt, das einer der jungen Konzen-Controller in einer meiner Firmen eine Rückstellung gebildet hat, die ich innerhalb des Jahres noch hätte akzeptieren können, die aber für einen Jahresabschluss nach HGB so nicht stehen bleiben konnte.

Ich habe ihn also angeschrieben, das ich seine Rückstellung gerne stornieren und dann korrekt neu einbuchen würde. Seine Antwort hat mich dann mehr als überrascht: Ja gerne – und ob ich nicht noch „mal eben“ die anderen (ca 20 Buchungen) für andere Landes-Gesellschaften, die ich nicht betreue, auch noch überprüfen könne…er kenne die Deutschen Regeln nicht. WHAT?

Es ist seine Aufgabe das für alle Gesellschaften zu machen, kennt aber die landesspezifischen Regelungen nicht? Wie kann er dann für Deutschland oder Schweden usw. solche Buchungen machen?

Freundlich, aber bestimmt habe ich sein Ansinnen abgelehnt: dazu habe ich keine Zeit, ich muss selber zusehen, das ich meine Abschlüsse rechtzeitig fertig bekomme. Gleichzeitig habe ich ihm ein paar deutsche generelle Regeln zu „Rückstellungen“ und „ausstehenden Rechnungen“ und dem Thema „Vorsteuerabzug am Jahresende“ aufgeschrieben und ihm geraten sich mit den Wirtschaftsprüfern in Verbindung zu setzen, um sich das Erklären zu lassen.

Unsere Wirtschaftsprüfer sitzen in Deutschland, sprechen aber neben Englisch auch Dänisch. Eine Antwort habe ich von dem Kollegen darauf hin, nicht mehr erhalten. Egal – das ist genau das „Über-Engagement“ was ich meine…das mache ich nicht mehr. Mein Chef fand es übrigens auch gut, das ich abgelehnt habe.

….

Mittwoch habe ich endlich den Jahresabschluss 2024 für die Firma erhalten, die ich ja eigentlich bereits im Februar 2025 abgegeben habe…Okay – ich hatte mich bereit erklärt, den Jahresabschluss noch im unserem Altsystem zu Ende zu bringen und die Buchungen in unser neues Buchhaltungssystem zu übertragen. Der Abschluss war schnell gemacht. Nur das Anlagevermögen brachte etwas mehr Aufwand, weil durch eine Änderung im Gesetz auf einmal höhere Abschreibungen für Neue Anlagen möglich waren und wir diese gerne nutzen. Ein Teil der Anlagen wird also nicht mehr linear, sondern geometrisch-degressiv abgeschrieben. Dazu mussten die Anlagen aber „anders“ aufgeteilt werden.

Aus guten Grund hatte ich bisher in unserem Neuen System dafür noch nichts angelegt. Nun musste ich aber feststellen, das Ende Dezember 3 verschiedene Konzern-Controller diese Anlagen schon im neuen System angelegt und für die Jahre 2024 und 2025 abgeschrieben haben. Natürlich war das nun alles FALSCH. Die Aufteilung der Investition auf die einzelnen Anlagegüter war falsch und die Berechnung der Abschreibung war ebenfalls falsch. Na super…warum haben die nicht mal bei mir nachgefragt oder mich wenigstens informiert? Aber gut…

Augenblicklich habe ich beschlossen: DAS sollen dann bitte schön auch die Dänischen Konzern-Controller selber korrigieren. Ich habe alle anderen notwendigen Buchungen fertig gemacht und anschließend eine Mail an die Teamleiterin in DK geschrieben: ich bin jetzt raus !! Hahahaha….mal sehen was ich jetzt für eine Antwort bekomme.

Ich stelle immer mehr fest: In der Zentrale werden immer mehr Aufgaben zentralisiert erledigt, ohne das die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Denen fehlt schlichtweg das Wissen über die Buchhaltungsregeln in anderen Ländern, für die sie arbeiten.

Nicht umsonst habe ich vor vielen Jahren eine zusätzliche Fortbildung zum Bilanzbuchhalter gemacht. Deutschland ist eben etwas komplizierter und auch andere EU-Länder wie z.B. Italien und Polen haben ganz strenge Regeln, die unbedingt eingehalten werden müssen. Aber während die polnischen Kollegen weitestgehend unabhängig von der Zentrale arbeiten können, ist aus der Firmenhistorie heraus, Deutschland eng an die Zentrale gebunden…denn von dort aus werden die meisten Deutschen Gesellschaften betreut.

Eine Wissenslücke geschlossen

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Und mitten während des Quartalsabschluss-Endspurts, kam dann noch ein neues Thema bei mir an: Endlich – nach so vielen Monaten, haben wir nun endlich das kfw-Darlehn für eine meiner Gesellschaften zur Auszahlung bereitgestellt bekommen, wenn – ja wenn wir noch einiges Nachweisen.

Die Kollegin aus der Finanzierungsabteilung in der Zentrale, leitete mir das Formular weiter und meinte ich solle mich dazu noch an eine Kollegin aus dem Konzern-Controlling wenden, die könnte mir dabei helfen. Nur, die hatte auch wenig Zeit und hat es mir eher rudimentär kurz vor die Füße geworfen. Ja – danke auch…jetzt bin ich echt voll im Bilde.

Ne mal im Ernst…ich hab mich so alleine gelassen gefühlt, wie noch nie in dieser Firma…aber was nutzt es. Ich hatte mir ja zum Glück einen kleinen Zeitpuffer erarbeitet und hab mich mit den wenigen Informationen, die ich hatte, auf den Weg durch unsere Datenbanken gemacht, versucht mir Infos aus anderen Projekten zusammen zu suchen, hab das Internet bemüht und dann an die Kollegin gezielt Fragen gestellt, die sie mit Ja oder nein beantworten konnte.

So habe ich mich dem Ergebnis Schritt für Schritt genähert…hab die, wieder einmal notwendige Excel-Datei, versucht logisch mit Inhalten zu füllen und dann hatte ich das Gefühl es verstanden zu haben….nur die Sache mit dem Umsatzsteuer-Vorfinanzierungs-Darlehn hab ich erst gar nicht kapiert…aber dann irgendwann kam der eine Satz, der alles erklärte und ab da war ich mir zwar sicher, richtig zu liegen – aber bei so einer riesigen Menge Geld – wollte ich es gerne von der Kollegin aus der Finanzierungsabteilung bestätigt haben…aber die wusste es wirklich nicht…also wieder die Controlling-Kollegin angeschrieben mit der Bitte um Bestätigung, bevor ich es dem CFO zur Unterschrift gebe.

Ihre Antwort: jaaa das soll so sein, aber ich müsse noch ein Zahldatum eintragen. Warum soll ich ein Zahldatum eintragen, die Rechnungen sind doch schon bezahlt. Ja, aber der 1. Mittelabruf wird genutzt, um das interne Darlehn abzulösen und ich muss die Überweisung dafür parallel machen. Warum sagst Du das nicht vorher? und vor allem mit welchem Wert – Netto (wie das kfw-Darlehn) oder Brutto (wie die Rechnungen) oder teils/teils (weil wir ja schon einen Teil der Vorsteuer erstattet bekommen haben) es wurde für mich in dem Moment immer verworrener…aber letztlich war DAS genau der Hinweis den ich brauchte, um mit Ruhe und Logik an die Lösung zu gehen. Die richtige Lösung lautete: teils/ teils.

Die Unterschrift vom CFO kam innerhalb einer Stunde (die Dänen unterschreiben alles elektronisch – ein super Vorteil)…also alles zusammen dann zur Bank mailen und ein gesamter Vormittag war damit vorbei und ich vollkommen erledigt….es geht hier ja nicht um 3,80 und 2 Hosenknöpfe, sondern um sehr hohe Summen.

Meine Erlösung kam dann am frühen Abend, da rief eine nette Dame von der Bank an und wollte noch einmal kurz mit mir Kontakt aufnehmen und sich mit mir abstimmen, da es ja der 1.Mittelabruf war und sie hat mir noch einmal das erklärt, was ich mir den gesamten Vormittag über mühselig zusammen gesucht, erfragt und zusammen gereimt hatte. Es ist alles i.O. und jetzt habe ich auch ihre Kontaktdaten per Mail für weitere Fragen. Endlich konnte ich aufatmen.

Jetzt im Nachhinein erscheint alles logisch und eindeutig und einfach…nur der Weg dorthin war das genaue Gegenteil.

Die junge Kollegin aus der Finanzierungsabteilung hat mich dann nachträglich auch noch gefragt, wie das nun funktioniert und ich hab es ihr in unserem hauseigenen Chat erklärt…so haben wir Beide heute ne Menge dazu gelernt. Damit wird es für sie – bei den nächsten Projekten – einfacher, es dem nächsten Controller zu erläutern…und ich habe meine Wissenslücke geschlossen…auch nach 36 Jahren in diesem Beruf, gibt es für mich immer noch Dinge, mit denen ich vorher nie zutun hatte.