Schlagwort: Zeitdruck

5 Tage – einfach weggelasssen

(Achtung! Nur langweiliges Arbeitszeugs )

Mit dem Ende des Monats Juni ging es dann in die heiße Phase unserer Quartalsabschlüsse…ich fühlte mich gut vorbereitet und habe jede Gesellschaft mit der nötigen Sorgfalt überprüft, immer wieder noch auftauchende Konten-Verirrungen und -Verwirrungen aufgespürt und ausgemerzt.

Es finden sich immer noch Fehler durch die Systemumstellung, mal ist es die Software die nicht richtig reagiert, weil falsch justiert, mal hatte der Mensch vor dem Computer (also ich) Tomaten vor den Augen oder andere Vorstellungen davon, was das Programm eigentlich machen sollte. Bisher ist es mir jedoch gelungen, in jeder dieser Gesellschaften, die Ordnung wieder herzustellen.

Bis Freitag den 04.07. hatte ich alle die Gesellschaften fertig, die am folgenden Montag fertig gemeldet werden mussten,…für die restlichen 6, die die sowieso mehr Arbeit bedeuten, hatte ich damit noch eine ganze Woche Zeit. 5 volle Arbeitstage.

…dann hab ich beim Abhaken in unserem Abgabeterminkalender gesehen, das das mit den 5 Tagen Verlängerung gar nicht mehr gilt. ALLE – und ich meine wirklich ALLE (egal in welchem Land und egal welche Art von Gesellschaft) müssen am 07.07. fertig sein. 5 Tage einfach weggelassen…fortgezaubert.

Das war Freitagmorgen am 04.07. als mir klar wurde: jetzt stecke ich aber richtig in Schwierigkeiten. Eine leichte Form der Panik schoss durch meinen Körper. WARUM hat mir das eigentlich keiner gesagt? Es gab keine Infos auf den üblichen Wegen…das heißt die Anweisung haben die dänischen Kollegen mündlich bekommen…aber ich wurde mal wieder vergessen.

Und wenn ich mir jetzt im nachhinein die Liste der Kollegen anschaue, die nicht rechtzeitig abgegeben haben, vermute ich einmal, das außer den dänischen Kollegen keiner wirklich informiert wurde.

Sooo jetzt aber mal tief durchatmen…Es ist Freitag: da schaffe ich auf jeden Fall 1-2 Gesellschaften…eine ist ja fast fertig. Für Samstag und Sonntag plane ich jeweils 1 pro Tag…das sind die beiden Neuen…da brauche ich in jedem Fall viel länger…und dann bleiben immer noch 2 für den Montag.

Theoretisch könnte es also klappen, wenn alles gut läuft und ich das Wochenende durch arbeite. Leider lief es nicht so gut, wie gehofft…und alles dauerte wesentlich länger, als gedacht…aber ich wollte auch keine halben Sachen machen…das spart zwar in dem Moment etwas Zeit, kostet aber später mehr Zeit, es dann doch alles wieder aufzurollen. Nein, ich gebe nur ordentlich und korrekt erstellte Abschlüsse ab.

Also Augen-zu und durch….Der Freitag im Büro war lang…die systemseitigen Fehler zu finden und zu bereinigen hat echt Nerven gekostet und dann noch meine eigenen Fehler dazu…am Wochenende hab ich an beiden Tagen zusammen 19 Stunden gearbeitet. Jawohl 4 von 6 Gesellschaften konnte ich somit fertig melden.

Der Montag (Abgabeschluss) war jedoch eine einzige Katastrophe und ich habe zwar die 5. Firma fertig bekommen, die 6. jedoch nicht mehr…ich war zu nervös, auch weil ich ständig gestört wurde…ich war müde und gereizt und irgendwann einfach so fertig, das ich mich um 17 Uhr abgemeldet habe. Basts.

Trotzdem war ich stolz auf mich: insgesamt habe ich von den 17 Gesellschaften (von insgesamt 26) die in den Quartalsabschluss fallen, 16 rechtzeitig abgegeben und die letzte, kommt dann eben einen Tag später.

Am nächsten Morgen kam schon per Mail die Mahnung welche Gesellschaften alle noch fehlen würden…bei mir eben nur diese Eine. Es hat dann tatsächlich noch 1/2 Tag gedauert…auch da musste die IT noch etwas „fixen“…also eine BUG bereinigen.

Ich habe mich Montag bei der dänischen Teamleitung erkundigt, warum ich davon nichts davon wusste…sie ist nicht darauf eingegangen, nur das man auf Konzernebene dieses Mal „ausprobieren“ wollte, ob wir das schaffen können….tja, das wird dann wohl ab jetzt der Standard. Dafür entfallen aber auch ein paar der „kleinlichen“ Überprüfungen und ein paar Arbeiten durften wir uns auch ganz sparen…jeder erstellt seine Abschlüsse eigenverantwortlich…es gibt keine Kontrolle mehr durch die 2.Controller oder die Teamleitungen. Dafür gibt es zusätzliche Regeln, was in jeder Einzel-Gesellschaft für den Konzernabschluss „umgegliedert“ werden muss, damit es den Dänischen Vorschriften entspricht.

Hätte ich das vorher mit dem vorgezogenen Abgabetermin gewusst, hätte ich mich ganz anders vorbereitet…nun gut…jetzt weiß ich es ja. Das passiert mir nicht noch einmal. Und jeder kommende Quartalsabschluss dauert ab jetzt auch nicht mehr so lange in der Vorbereitung….jetzt wo einmal alles überprüft und umgestellt ist..

Trotzdem wird es bei jedem Abschluss einen sehr straffen Zeitplan geben…und ich weiß, wir proben das jetzt mit den super-schnellen Quartalsabschlüssen, weil wir das bald monatlich machen sollen. Das ist dann die ultimative Steigerung…das Endziel.

Aber jetzt ist das Thema erst einmal erledigt…und ich wundere mich manchmal schon, wie routiniert ich an vielen Stellen schon mit dem neuen Programm umgehen kann. Na das ging ja jetzt doch recht schnell. Ich kann meinen Kollegen auch schon Hilfestellungen geben, wie man was macht.

Marschrichtung: In Schwung bringen

Mit leichtem Entsetzen stelle ich nun fest, das die mehr als entspannte Arbeitsweise der dänischen Muttergesellschaft gerade dabei ist, der Realität eines international operierenden Konzern zu weichen…mehr und schneller als ich dachte.

In einem Online-Meeting zu Dritt wurden wir heute auf kommende Änderungen und Überlegungen hingewiesen.

Während für meine letzte Gesellschaft immer noch kein OK für den Jahresabschluss 2020 existiert, wurden wir gefragt, wie schnell wir es schaffen würden, die kommenden 1/2-Jahres-Abschlüsse per 30.06. fertig zu bekommen.

Pause – ähmm….also im letzten Jahr gab es von einer der anderen Chefs einen Plan in dem die verschiedenen Abgabetermine für jede Gesellschaft aufgelistet wurde…da hatte ich für alle meine Gesellschaften 2,5 Monate Zeit. Die Zeitspanne war sehr großzügig bemessen…aber auch sehr willkommen, da es für mich ja erstmalige Abschlüsse in dieser Firma waren und ich 11 Gesellschaften gerade neu implementiert hatte.

Meine Frage: Wann SOLLEN wir denn in diesem Jahr fertig werden.

Gegenfrage des Chefs: Wie schnell KÖNNT Ihr denn fertig sein

Aber dann hat er uns gesagt das er die Daten gerne bis Ende Juli hätte….maximal – also allerspätestens bis 06.08….Alles wegen des Konzernabschlusses.

Ja, also bei mir wird das schon klappen…ich hab inzwischen nach den letzten beiden Abschluss-Sessions meine Abläufe im Blick, vieles ist schon prozess-optimiert, ich weiß wie die Programme funktionieren und worauf besonderen Wert gelegt wird…..und in diesem Jahr gibt es zum Glück keine weitere MWST-Änderung, die mich im letzten Jahr viel Zeit gekostet hat.

Wenn also nichts weiter dazwischen kommt, sollte das kein Problem sein…ich hab ja erst im August Urlaub und mit einem straffen Zeit-Management und ein paar Extra-Stunden werde ich das auch hinbekommen.

Allerdings soll in den nächsten Wochen noch eine Freigabe-Software ausgetauscht werden…eine komplett andere Software und an der Implementierung sind wir in HH nicht beteiligt….müssen dann also mit dem Arbeiten, was uns die Dänen zur Verfügung stellen und ob das mit der Schnittstelle zur Buchhaltungs-Software dann auch funktioniert….na da bin ich ja gespannt….In meiner alten Firma war ich in solche Änderungen immer mit einbezogen um zu Testen hahahaha -so konnte ich selber mit entscheiden.

Die Wirtschaftsprüfer mit denen wir zusammen arbeiten haben meinem Chef außerdem vorgeschlagen doch für alle Gesellschaften eine geändertes Geschäftsjahr einzuführen…was den Prüfern etwas mehr Zeit verschaffen würde, uns jedoch genau zu dem Prinzip des FAST-Close zwingen würde, dem ich gerade erleichtert entkommen bin. Das wäre purer Stress und bringt unseren Firmen keine Vorteile…Ich hab sofort interveniert und meine Bedenken zu dem Thema mitgeteilt.

UND durch die Ambitionen der Gesellschaft sich weiter international auszubreiten, drohen uns in den nächsten 1-2 Jahren außerdem die internationalen Rechnungslegungs-Vorschriften. Wer in vielen Ländern aktiv und erfolgreich sein möchte kann sich auf Dauer den einheitlichen Standards der IFRS-Regeln nicht entziehen…und schon gar nicht, wenn man sogar mit einem Gang an die Börse liebäugelt…..da müssen dann jedes Quartal Zahlen nach US-GAAP oder IFRS präsentiert werden….und dafür müssen alle Einzelgesellschaften Daten zur Verfügung stellen….Anstatt wie jetzt 2x im Jahr.

Noch ist das alles Zukunftsmusik – aber die Marschrichtung zeichnet sich klar ab in Richtung: Big-Player ….und die Ausläufer davon bekommen wir gerade schon zu spüren.

Und so ganz nebenbei fällt dem Chef ein, das mein fehlender letzter Jahresabschluss für 2020 bereits vor 2 Wochen das OK bekommen hat …er es aber versäumt hatte, mir Bescheid zu geben….(Während das Jahr 2019 allerdings immer noch nicht abschließend geklärt ist….seufz).

Somit war ich die letzten beiden Tage mehr als ausreichend damit beschäftigt die letzte Änderung einzupflegen und danach zügig alle Daten für die Prüfer vorzubereiten…..na immerhin geht es jetzt endlich weiter….Stück für Stück….

Und ab Morgen werde ich mit den ersten Abschluss-Vorbereitungen für das 1/2 Jahr beginnen…..bei 25 Gesellschaften ist es vernünftig sich einen Zeit-Puffer zu erarbeiten….wer weiß, was sonst noch so kommen wird…

Nein, das versetzt mich jetzt noch nicht in Stress oder Hektik….aber ich bin jetzt in einem höheren Aktivitäts-Modus…hab das Ziel fokussiert und versuche alle Arbeiten darauf auszurichten…was hat Priorität, was kann warten, woher – wer – was – wann – wohin – wie…. hahahha es bringt mich in Schwung….

Stress, Zeitdruck – und KO

Bereits am 8. Januar hatte ich eine nervliche Krise, nach Wochen im Dauerstress hat eine Abteilungsleiterin versucht ihre Verantwortung auf mich abzuschieben, weil unsere Chefin es mal ganz lapidar uns überlassen hat….was eigentlich ihre Aufgabe war…

Diese Abteilungsleiterin hat meine Nervenkrise nicht verursacht – aber sie war der Auslöser:

Nachdem Sie mehrmals versucht hat mich mit einer Aufgabe zu betreuen die ich nicht machen kann die auch gar nicht in meine Verantwortung fällt  hab ich mich zurück in mein Büro verzogen – Tür zu um endlich- an dem für mich wichtigsten  „Hauptkampftag“ eines Jahresabschlusses um mich um die  Bilanz und Kostenseite des Abschlusses zu kümmern (meine Aufgaben) – kam sie doch tatsächlich hinterher…nachdem ich nicht ans Telefon ging…um noch einmal zu betonen das  ich mich um die Abstimmung der Umsätze kümmern soll…und da wurde ich laut: NEIN – NEIN – es ist mir egal in welche Listen sie  etwas einträgt und ich habe nicht einmal Zugriff auf das zusätzliche Programm- es ist nicht meine Aufgabe…und ich will es auch nicht….ich bin wie gesagt für die Aufwandsseite und die Bilanz zuständig….

Hab meine Jacke geschnappt und noch gesagt das ich nicht mehr kann und jetzt erst einmal einen Spaziergang machen werde bevor ich gänzlich platze…ich war laut um sie zu übertönen und so blieb es nicht aus, das sie mir im Flur weiter hinterher lief um mich dazu zu bewegen das ich „vernünftig“ werde und ich eben laut dagegen geredet habe…fast hysterisch.

Ich bin dann also raus und bin bestimmt 30-40 Minuten durch den Ort gelaufen. Hab versucht meine Nerven und meinen Blutdruck zu beruhigen…mein Herz  raste und schlug mir bis zum Hals und zwar so, dass es mir weh tat….ich war vollkommen ausser mir …ich kann wirklich viel Arbeit ab  – aber DAS jetzt hätte mich zusätzlich viele Stunden gekostet  um überhaupt zu verstehen wo und wie ich das abstimmen soll, und die brauchte ich doch schon dringend um überhaupt meinen eigene Arbeit zu erledigen…

Als ich zurück kam, ging bei mir gar nichts mehr….vor lauter dringender Arbeit wusste ich nicht mehr ein noch aus…saß einfach nur wie erstarrt vor meinem Computer und konnte NICHTS machen…NICHTS.

Also hab ich mich entschlossen die Reißleine zu ziehen und hab eine E-Mail geschrieben, an meine Chefin, unsere HR-Referentin und diese Abteilungsleiterin: das ich JETZT nach Hause gehe, da ich Herzrasen habe – mich nicht mehr konzentrieren kann und Ich versuche den kleinen und großen Aufgaben gerecht zu werden, aber mich dem  dem Druck  gerade nicht mehr gewachsen fühle. Und damit ich nicht länger ausfalle oder mein Herz nicht weiter schädige gehe ich um mich heute zu erholen.

Und dann bin ich einfach gegangen…obwohl am nächsten Tag der 1. Teil des Jahresabschluss abgegeben werden musste und ich eigentlich noch mindestens 8-10  Stunden zusätzliche Zeit benötigen würde um meine Daten zusammen zu gekommen…ich bin einfach gegangen und ich war mir nicht sicher ob ich es tatsächlich am nächsten Tagen wieder zur Arbeit schaffe.

Ja – am nächsten Tag war ich bereits wieder um 6 Uhr morgens im Büro und um 10 Uhr hab ich Daten geliefert….nicht in der Qualität wie gewohnt…ich hab schlichtweg einiges weg gelassen, einiges einfach ignoriert und eines sogar echt vergessen….aber was soll`s …mir war es zwar nicht wirklich egal….aber die Konsequenzen daraus sind mir sowas von egal…ich muss nicht unbedingt dort arbeiten….

Und die Qualität meiner Arbeit leidet bereits seit einigen Monaten aufgrund der Überlastung….bitter-auflach…da kommt es DARAUF nun auch nicht mehr an…

Inzwischen gebe ich Widerworte oder etwas patzige Bemerkungen…das ist nicht nett, ich weiß…auf der anderen Seite mag ich es auch nicht mehr klaglos hinnehmen: Gerade vor 2 Tagen meinte meine Chefin zum Abschluss per 31.08. : ja da hätte man noch sooo buchen können, und das noch  anders machen können…und meine Antwort: jaaa da hätte man mir auch etwas mehr Zeit geben können….dann wäre das auch möglich gewesen.

Nun gut – also am 9.1. haben wir vorläufige Zahlen gemeldet, am 10.1. kamen bereits die Wirtschaftsprüfer mit 5 Mann, obwohl wir noch keine  endgültigen Zahlen hatten,  am 15.01. mussten die endgültigen Zahlen stehen und am 18.12. das endgültige Reporting für den Konzern,  und gestern am 21.01. sollten die Wirtschaftsprüfer ihre Arbeit beenden…das war gestern…und genau gestern innerhalb einer Stunde am Morgen ging es mir schlecht: erhöhte Temperatur, Kopfschmerz, Watte im Kopf, Gelenk-und Muskelschmerzen… Bin am Vormittag zum Arzt und nun bis Ende der Woche krank geschrieben….