Schlagwort: zeitlich herausfordernd

Abschlüsse, Abhängigkeiten und Absurditäten

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Wie schnell diese Woche mal wieder an mir vorbei gezogen ist….

Am Besten waren die Tage Dienstag bis Donnerstag, die ich konsequent im heimischen Büro verbracht habe….lange und effektive Arbeitstage…kein Glatteis- oder Schneeproblem und nur ganz wenig Ablenkung durch Telefonate oder Meetings.

Volle Konzentration auf die Abschlüsse…wenn auch mit so manchem Frust verbunde, weil die Daten, die sonst immer früh kommen, auf einmal nicht kamen und die, von denen ich es am wenigsten erwartet hätte, waren auf einmal echt früh.

So hatte ich eine Firma GERADE mit kalkulierten Werten fertig und brauchte nur noch die Mail zu schreiben um es „fertig“ zu melden – da kam, genau in dem Moment, die Mail vom externen Abrechner mit den endgültigen Werten. Seufz – na gut, tief durchatmen und noch einmal die Daten anpassen. 

Der Controller meinte sowieso, ich solle mir ruhig etwas länger Zeit lassen und auf die korrekten Abrechnungen warten….immerhin wären viele der Group-Controller in der Zentrale, gerade im Firmen-Ski-Urlaub. WHAT?  Group-Controller, das sind die Konzern-Controller, die unsere Einzelabschlüsse in den Konzernabschluss übernehmen müssen…das ist also die Abteilung, die uns den zeitlichen Druck einbrockt. Und gerade DIE sind mit in den Ski-Urlaub gefahren?

Und ich hatte mich schon gewundert, warum ich auf meine rechtzeitig abgegeben Abschlüsse so gar keine Rückmeldung erhalten habe…nun gut, es scheint jedes Jahr das gleiche Dilemma zu sein…ich muss mit meinem Chef sprechen.

Ich hab also in dieser Woche, mehr als einmal, meinem natürlichen Drang, doch eben den einen oder anderen Abschluss mit Schätzwerten abzugeben, unterdrückt und brav gewartet. Okay ich hab alles in Excel verformelt und kalkuliert und abgestimmt und brauchte jetzt nur noch auf eine Abrechnung oder eine der Zahlungen zu warten, um die tatsächlich abgerechneten Netto kWh für den Monat zu erhalten…damit kann ich dann alles andere selber berechnen und auch die daran hängenden Aufwandsrückstellungen usw.

Freitag war ich dann im Büro und bin mittags von den Mengen an eingehender Post fast erschlagen worden….unglaubliche Mengen brachte der Postbote, das meiste waren die November und Dezember-Abrechnungen der Direktvermarkter und der Netzbetreiber, die es immer noch nicht geschafft haben, auf digitales Versenden umzustellen.

Bei einem hatte ich Donnerstag angerufen und nach Kopien der November und Dezember Abrechnungen gefragt…jaaaa kein Problem, also sie würde es jetzt an eine Abteilung geben, die es noch einmal ausdruckt und per Post verschickt…so in ca. 7-10 Tagen sollte es dann bei mir ankommen. Ähmmm…ginge es nicht eben per Email? Nein – das dürfen sie nicht. Ich hab mich freundlich bei ihr bedankt und hab dann aufgelegt….fassungslos blieb ich vor meinem Laptop sitzen. Bitte motze keiner mehr über die langsame Digitalisierung von Behörden, auch Wirtschaftsunternehmen sind manchmal nicht besser organisiert.

Alle Briefumschläge aufmachen, Inhalt entfalten, sortieren und dann am Drucker für fast 3/4 Stunde eine Abrechnung nach der anderen an die zentrale Verteilstelle einscannen, natürlich sind die Abrechnungen mehrseitig. Dabei muss jede Abrechnung EINZELN gemailt werden….Allein um alle Briefumschläge im Akkord NUR zu öffnen, brauchte ich schon mehr als 10 Minuten…insgesamt hab ich fast 1,5 Stunden meiner Arbeitszeit mit der Post verbracht…aber es war ja sonst Niemand da und genau auf die Abrechnungen warten ja auch die Kollegen in Dänemark, um ihre Abschlüsse machen zu können.

Normale Unternehmen schreiben ihren Kunden Rechnungen. Daher wissen solche Unternehmen immer recht schnell, welchen Umsatz sie gemacht haben.

Das geht in unserer Branche nicht, wir sind darauf angewiesen das unsere Kunden (Direktvermarkter+ Netzbetreiber) uns Gutschriften über die eingespeisten Strommengen schicken. Steuerlich nennt man das „Abrechnungen im Gutschriftsverfahren“ im Englischen sagt man „Self-billing invoices“. Und das geht auch erst immer dann erst, wenn die offiziellen Monatsmarktwerte für Erneuerbare Energien über die Webseite „netztransparenz.DE “ bekannt gegeben werden.

Deshalb haben wir erst um den 20. eines Monats die Gewissheit, welchen Umsatz wir gemacht haben. Wie absurd ist es da zu denken, wir schaffen es irgendwann einmal reelle Jahresabschlüsse am 10. Werktag des neuen Jahres abgegeben zu können…wenn die Preise erst um den 08.01. bekannt gegeben werden und die Abrechnungen zwischen den 18.-25. Januar kommen.

Meine restlichen Abrechnungen waren zum Glück, auch mit dabei. Ich muss ja „so um den 20. Januar herum“ fertig werden…das passt…ich mache heute noch ein paar Überstunden und dann ist bist Montag hoffentlich alles erledigt…es fehlt mir nur noch ein Einziger externer Wert.

Es wird also langsam und ich bin zufrieden mit dem aktuellen Stand….und wenn ich bis Montag fertig werde, dann liege ich noch gerade so im Zeitplan, trotz der zusätzlichen Anforderungen und der ständigen Unterbrechungen. 

Und wieder habe ich etwas daraus gelernt, wie ich mich noch effizienter vorbereiten kann…und das die Veränderung so mancher zeitlichen Abläufe weitere Vorteile bringt UND das sich lohnen kann, geduldig zuwarten und den Zeitplan dadurch zwar etwas zu überreizen, aber im Endeffekt spart man dadurch Zeit.

Spannungsbogen – Abgabetermine

Die ganze Woche freue ich mich schon auf dieses Wochenende…..und jetzt ENDLICH ….es ist Wochenende.

Was so besonderes ist an diesem Wochenende? NICHTS – absolut nichts.

Und genau das ist es, was ich ich jetzt brauche. Keine Termine, keine Hektik, keine Verabredungen…nichts außer dem, was ich jetzt möchte…Ruhe, Sport machen und mich entspannen.

Wie erwartet, war diese Woche beruflich noch einmal zeitlich herausfordernd: Montag und Dienstag war jeweils ein Jahresabschluss fällig, Donnerstag gleich 2 an einem Tag und gleichzeitig noch die UST-Voranmeldungen für alle Gesellschaften für Dezember/ 4.Quartal 2021…dazu die monatlichen ZM-Meldungen, Z4-Meldungen und für die Monatszahler noch die jährliche UST-Sondervorauszahlung 2022.

Für die Jahresabschlüsse der letzten Woche kamen von den Freigebern noch die letzten Anmerkungen, dann musste ich alle Daten und Nachweise für die Wirtschaftsprüfer zusammen stellen und versenden und von Denen kamen für die ersten Gesellschaften der Vorwoche, auch schon die letzten Anpassungen…dazu noch die Tagesarbeit und die Sonderarbeit mit dem Statistischen Bundesamt für die dänische Kollegin….und gestern war dann auch noch der Jahresabschluss für eine meiner beiden „neuen“ Gesellschaften fällig…da musste ich mich erst einmal noch in die Besonderheiten einarbeiten und die Sheets etwas…naja…nach arbeiten, weil der Kollege in den letzten Monaten keine Zeit mehr gefunden hatte sich darum zu kümmern.

Um 15;48 Uhr hab ich dann auch diese Gesellschaft als „zur Prüfung bereit“ melden können….und das trotz unseres 2-Stunden-Meetings am Vormittag…wie gewohnt hab ich nur mit einem Ohr zugehört und währenddessen weiter gearbeitet….es gab eigentlich nur ein Thema das mich auch betrifft und das sind unsere aktuellen Corona-Regeln…..aus gegebenem Anlass saß ich nämlich am Freitag als EINZIGE im Büro in Hamburg.

SO – Geschafft – fertig für diese Woche!!

Bei jeder guten Erzählung wird langsam ein Spannungsbogen aufgebaut, der steigert sich und steigert sich, bis die gesamte Spannung mit Erreichen des Erzählhöhepunkt schlagartig abfällt.

Genau so fühle ich mich…der Spannungshöhepunkt war Donnerstag mit den Steuerterminen und noch Freitag mit der neuen Gesellschaft …. … …. und jetzt der Druck raus….und ich kann mich entspannen.

Alle Jahresabschlüsse, die jetzt noch kommen (Bis Mitte März muss ich alle Gesellschaften fertig haben) finden nicht mehr unter so einem Druck statt….sind zeitlich entzerrt und kollidieren auch nicht mit anderen dringenden Terminen.

Und deshalb freue ich mich so auf dieses Wochenende…..und sitze jetzt mit frischem Kaffee und frischen selbst gebackenen Brötchen am Esstisch und schaue in den blauen Himmel draußen….es sind frostige 1 Grad…egal…Hauptsache blauer Himmel und die Sonne scheint….und es ist Wochenende…nur für den Fall, das ich es noch nicht oft genug erwähnt habe hihi.

Saison-Finale – im Büro

So langsam nähert sich die jährliche Abschluss-Saison dem Ende…das große Finale steht bevor….hahaha ich muss noch EINE einzige Gesellschaft für die Wirtschaftsprüfer vorbereiten und hab dafür noch eine ganze Woche Zeit….ich liege super in der Zeit.

Die Rückmeldungen der Wirtschaftsprüfer für die bereits fertigen Gesellschaften, trudeln auch nach und nach ein ….und so langsam kapiere ich durch das „try and error“-Prinzip auch die restlichen Besonderheiten unser Software bei den Jahresend-Buchungen…(ich glaub ich hab schon mehrfach erwähnt, das ich SAP doch seeeeehr vermisse).

Die anfänglichen Herausforderungen in dieser Firma gehen mir inzwischen routiniert von der Hand…so das ich zeitlich nicht hinterher hinke…

Ich hab auch meinen Prozess-Ablaufplan rechtzeitig ausgearbeitet, in dieser Woche die verschiedensten Themen per Telefon und Teams-Meetings geklärt, mit der Zentrale in DK einige Themen (freundlich) ausgefochten …und ich hab meine restlichen Urlaubstage aus 2020 verplant und beantragt….jetzt warte ich noch auf die Genehmigung.

Sooo wenn jetzt alles gut geht, ist mein Saison-Finale der 30.03. ….danach hab ich Oster-Urlaub.

Wenn ich jetzt mal die Abschluss-Methodik vergleiche zwischen meinem „alten“ und dem jetzigen Job ,dann ist das schon ein gewaltiger Unterschied.

Die Fast-Close-Methode in Hessen hat mich jedes Jahr an den Rand des Zumutbaren getrieben, wenn am 7.oder 8. Werktag im Januar bereits die Wirtschaftsprüfer meine Gesellschaften prüfen wollten, während ich gleichzeitig noch an den Daten gebastelt habe, ich bereits im November mit Überstunden begonnen habe, um für diese 4 sehr komplexen großen Kapital-Gesellschaften anständige und korrekte Zahlen in der richtigen Form zu liefern. Das ging nur, weil ich an Feiertagen und Wochenenden auch arbeiten war. Und das alles nur, weil die Konzernzentrale kein Pardon kannte. Am 6. Werktag MUSSTEN die fertigen Zahlen gemeldet werden. Ein jährlich wiederkehrendes Wettrennen, welches ich jedes Jahr zwar gemeistert habe….aber mich selber hab ich dabei langsam kaputt gemacht.

Die normale Methode, also der zeitlich nachgelagerte Abschluss (i.d.R. innerhalb der ersten 4 Monate des Folgejahres) ist dagegen wesentlich entspannter.

Hier ist die einzige große Herausforderung keine der aktuell 25 Gesellschaften zu vergessen….hahaha und natürlich zu wissen, wie die Software funktioniert….und da jede Gesellschaft, für sich genommen, eher klein ist und dann auch noch Personenhandels-Gesellschaften sind, ist es von den Sachthemen her wesentlich simpler und daher schneller zu bearbeiten.

Also der zeitlich nachgelagerte Abschluss lässt mich weiterhin Mensch-sein….und genau DAS war mein Ziel mit dem Arbeitgeber-Wechsel….Ich bin sehr zufrieden und freue mich jetzt aufs Wochenende…

Nachtrag: Ehrlichweise muss ich aber auch sagen, das ein Teil der Entspannung auch dadurch kommt, das ich jetzt keine Personalverantwortung mehr habe und nicht mehr für alles selber eine Lösung suchen muss…wenn ich einen Zweifelsfall habe, gibt es jetzt höher-gestellte Abteilungen, die die Antworten geben müssen….grins….