Die Software mit der man arbeitet, ist immer nur so gut, wie der Mensch der davor sitzt.

Obwohl – das gilt heute ja oft nicht mehr. Denn in den meisten Programme werden Regeln/Prüfroutinen einbaut, die verhindern, das man bei ganz bestimmten (Falsch-) Eingabe-Konstellationen mit den falschen Daten weiter arbeitet…das nennt man i.d.R.: benutzerfreundlich.

Buchhaltungsprogramme haben i.d.R. dutzende Regeln verankert..denn unsere Arbeit unterliegt extrem vielen Regeln und man kann sonst sehr schnell viel falsch machen. Und wenn solche Programme alle gängigen Regelungen abbilden können, dann kann so eine Software auch zertifiziert werden…d.h. der Hersteller der Software lässt sich von einem unabhängigen Zertifizierer bestätigen, das seine Software z.B. alle deutschen Rechnungslegungsvorschriften berücksichtigt – es gilt als Qualitätsmerkmal.

Ich musste heute feststellen, was immer unser Buchhaltungsprogramm (ein amerikanisches Produkt) auch sonst noch kann, es hat keinerlei Prüfroutinen, um den Nutzer vor etwaigen Fehlern zu warnen oder gar zu schützen. Ich habe am heutigen Sonntag sage und schreibe 2,5 Stunden damit zugebracht, herauszufinden, wie ich damit meinen Quartalsabschluss vorbereiten und überprüfen kann…und bin dabei auf einige Merkwürdigkeiten gestoßen.

Hier ein Beispiel: Eine der Regeln in Deutschland laut:

• Umsatzsteuer kann nur auf Aufwands- und Erlöskonten berechnet bzw. gezogen werden, Ausnahmen sind noch Anlagekonten und evtl. direkte Buchungen über Bestandskonten je nachdem, nach welchem Prinzip in die Vorräte gebucht wird.

Ich hatte also einen Beleg erzeugt: Verbindlichkeiten (Soll) an Aufwandskonto mit Vorsteuer (Haben) um eine Buchung zurück zu drehen und habe mich anschließend bei der Abstimmung gewundert, warum die Verbindlichkeiten und das Aufwandskonto falsche Zahlen aufwiesen, bis ich es kapiert habe.

Die allgemein gültige Regel für Buchungen lautet: wir buchen Soll an Haben. Mit einem modernen System kann man diese Regeln auch anders herum eingeben, also Haben an Soll, muss dann aber das Vorzeichen entsprechend anpassen…aber ich liebe nun mal diese ganz klassische Buchungsweise…mein altes Programm aus 2009 hatte dafür sogar extra Spalten um die Umsatzsteuer auf den Habenseiten zu berechnen.

Nicht jedoch das Neue Programm. Das hat mal ganz locker von der Buchung aus dem Verbindlichkeitenkonto 19% Vorsteuer rausgerechnet und mir dafür auf dem Aufwandskonto den Bruttobetrag gebucht…also genau verkehrt herum.

Mit anderen Worten die Regel lautet hier nicht mehr: Soll an Haben sondern :

Buche unbedingt das Konto von dem Umsatzsteuer/Vorsteuer gezogen wird, auf der Sollseite und passe dann lieber das Vorzeichen entsprechend an, sonst hast du falsche Werte auf den Konten.

Warum gibt da hierfür keine Sperre im System…ich kenne KEINEN Vorgang bei dem aus einer Verbindlichkeit die Vorsteuer abgezogen wird…wie gesagt, das geht nur bei Aufwandskonten. Seufz. Nun gut, inzwischen habe ich auch gelernt, wie man Buchungen storniert…grummel…aber schön ist das alles nicht.

Lustigerweise gibt es auch Niemanden, der uns die Buchungslogik unseres Systems erklären kann…also: „Learning by doing“ durch „Trial and Error“.

Zum Glück habe ich mir eine kleine Firma zum „Üben“ genommen…und als ich dann noch die neue Software für den Upload in den Konzernabschluss testen wollte, habe ich gemerkt, die Daten aktualisieren sich nicht so regelmässig….hahahah – von wegen jede 1/2 Stunde – am Wochenende passiert da gar nichts – dann eben nicht.

Dann mache ich jetzt Mittag und laufe noch eine Walkingrunde…jetzt wo ich mich wieder bewegen kann…