Schlagwort: Buchhaltung

Buchhaltung – Kaffeesatzleserei?

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeuges !!)

Buchhalter generell sind ja spezielle Wesen…wer sich lieber mit Zahlen, als mit Menschen beschäftigt und einen so ungeliebten Beruf ergreift, wird entweder mild belächelt oder aber auch argwöhnisch beäugt.

Für manche sind wir Anhänger einer okkulten Vereinigung, die eine wirre Geheimsprache sprechen, aber mindestens aus der Zahlenpanscherei ominöse Aussagen zur Gegenwart und Zukunft treffen können, scheinbar Kaffeesatz-Leserei… hahahaha.

Die meisten Menschen wissen wirklich nicht, was wir den ganzen Tag eigentlich so machen, in unseren ruhigen Büros, mit dem staubtrockenem Thema und den endlosen Zahlenkolonnen auf verschiedenen Monitoren….das Einzige was sie sehen ist: wir bezahlen Rechnungen oder wir bezahlen Rechnungen eben nicht und dann ist das Geschrei groß.

So ging es mir dem dem Geschäftsführer einer unserer externen Investoren für ein Projekt. Er teilte mir mit, das er immer noch eine Frage hat, obwohl ich ihm schon seit Monaten jede seiner Fragen aus dem Jahr 2022 beantwortet habe. So langsam war ich ziemlich frustriert, denn er verstand meine Erklärungen „nicht wirklich“.

Und so blieben die beiden wichtigsten Fragen, aus seiner Sicht, unbeantwortet: WARUM war das Bankkonto beim Einstieg als Investor denn (scheinbar) vertragswidrig nicht auf 0,00 EUR und warum wurde noch nach dem Stichtag noch eine Ausschüttung an die bisherigen Gesellschafter getätigt.

Das ein „Bankkonto“ (Aktiva in der Bilanz / Teil des vorhandenes Vermögen), nicht das „Kapitalkonto“ (Passiva in der Bilanz/ welche Mittel wurden für das aktive Vermögen verwendet: Eigenkapital/Fremdkapital) ist, hatte ich ihm schon vorher erklärt. Denn im Vertrag stand, das das Kapitalkonto zum Stichtag auf 0,00 EUR sein soll…nicht das Bankkonto

Das „Stichtag“ z.B. 30.06. aber nicht bedeutet, das am 30.06. die Zahlen fest stehen, sondern das noch nachträglich zum Stichtagsdatum rückwirkend alle entsprechenden Geschäftsvorfälle verarbeitet werden müssen, um überhaupt eine korrekte Stichtags-Bilanz erstellen zu können, schien im auch nicht klar zu sein.

Beim Telefonat letzten Donnerstag war er dann auch ziemlich ratlos und er meinte er hätte es nicht so mit den Bilanzen. Eine Aussage die ich erstaunt zur Kenntnis nahm, denn ein Geschäftsführer sollte schon Bilanzen verstehen. Er bat mich, es noch einmal „anders“ zu formulieren.

So langsam hatte ich aber auch verstanden, wie ich es am Besten schreiben sollte, so wie ich es früher neuen Azubis erklärt habe.

Freitagnachmittag setzte ich mich also an die Antwort und habe versucht kurz und mit einfachen Worten das Prinzip der doppelten Buchführung in Deutschland zu erläutern. Habe dazu Ausschnitte aus der Bilanz beigefügt, Auszüge aus dem Vertrag ebenfalls, und auch den zeitlichen Ablauf zwischen dem Stichtags-Datum, den Zeitraum wann Lieferanten-Rechnungen kommen, den Zeitraum wann die Gutschriften der Direktvermarkter bei uns ankommen, wann wurde die Zwischenbilanz rückwirkend zum Stichtag erstellt und wann ist dann das Geld geflossen um die Kapitalkonten zu bereinigen.

Habe auch noch einmal erläutert warum das Bankkonto nicht auf 0,00 sein kann und das es auch gar nicht gefordert ist. Dabei habe ich größtmöglich auf fachspezifische Ausdrücke verzichtet.

Ich hoffe ich habe jetzt den richtigen Ton und die richtigen Worte gewählt….der Investor ist zwar echt nett, aber auch leicht zu beleidigen, wenn er das Gefühl hat er wird nicht ernst genommen. Bin mal auf seine Reaktion gespannt

Die Neue Anonymität

Hallo Ihr Lieben…da bin ich auch mal wieder. Die Tage und Wochen verfliegen und meine Arbeitstage sind lang und vollgestopft mit Problemen und dem ständigen Versuch wieder so etwas wie Normalität hinein zu bekommen. Leider vergeblich.

In Sachen Daten-Migration auf das neue System hinken wir ca. 2 Wochen hinterher…während ich gleichzeitig versuche meine Jahresabschlüsse fertig zu bekommen, den Arbeitsalltag im neuen System zu entdecken und ich gleichzeitig 3 Gesellschaften versuche endgültig abzugeben und gleichzeitig 2 neue Gesellschaften zu „lernen“. Es ist gar nicht so leicht in so einem Umbruchsprozess ein paar Gesellschaften loszulassen…weil ja noch so vieles ungeklärt ist. Für die Übergabe letzte Woche hatte ich alles so gut wie möglich vorbereitet…leider funktioniert aber vieles im neuen System noch nicht und da noch keine Vorjahreswerte drin sind, kann die Kollegin vieles noch gar nicht sehen…also mache ich es dann doch noch.

Es ist chaotisch und ich versuche mich vom Eiligsten zum Dringendsten durchzuwühlen. Dabei habe ich die ganze Zeit ein diffus ungutes Gefühl, welches ich bisher nicht benennen konnte.

Heute nun WEIß ich endlich, was es ist, was mich an dem neuen Programm so richtig abschreckt.

Es ist unglaublich, aber das Programm ist dafür geschaffen, das ein Buchhalter nur noch anonymisiert arbeitet und sich nichts auf Anhieb abstimmen lässt. Das ist ein Umstand, den ein Vollblut-Buchhalter nur schwer akzeptieren kann, denn es ist das Wesen der Buchhaltung, das man eigentlich ständig damit beschäftigt ist, Daten abzustimmen…und sich selbst immer wieder zu kontrollieren…immerhin geht es um große Zahlen und damit um viel Geld.

Aber dieses Programm wurde tatsächlich so aufgebaut, das die Buchalter maximal im Unklaren bleiben:

-Zahlläufe werden erstellt, ohne die Gesamtsumme der Überweisungen zu sehen

-Kontoauszüge werden verbucht, ohne den Banksaldo zu erkennen

-Sachkontenbuchungen werden erstellt, ohne das man auf den entsprechenden Konten die Umsatzsteuer oder das Gegenkonto erkennen kann. Und man erkennt auch an den Belegnummer kaum noch, über welches Modul (Banken / Sachkonten / Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ) die Buchung erfolgt ist. Wer jetzt keine guten Buchungstexte schreibt ist verloren.

-Man kann nicht einmal mehr anhand der Debitoren- oder Kreditoren-Nummern erkennen, was nun was ist…weil beide Arten mit derselben Zahl beginnen und auch die gleiche Länge haben. Bisher hatten Kreditorennummer am Anfang eine 7 und Debitoren eine 1….nun sieht alles gleich aus.

Ich habe heute angefangen meine beiden „neuen“ Firmen, die schon länger auf diesem System laufen, zu überblicken….offene Posten und Zahlläufe, Kontoauszüge usw.. Das hat ewig gedauert, sich da durch zu wühlen, weil eben nichts mehr offensichtlich ist.

Ja klar…man findet dann das Meiste irgendwie irgendwo…aber nicht mehr so schnell und unkompliziert, wie in all den anderen Systemen, mit denen ich vorher gearbeitet habe. Das ist irritierend und verunsichert mich zugleich…weil selbst so Kleinigkeiten, wie ein Sachkonto aus dem BuchhaltungsSystem ins Excel zu ziehen und es von dort aus aufzuschlüsseln, nun viele viele Mausklicks bedeutet…alles ist so umständlich. Es gibt auch keine Shortcuts und nach jedem Report suche ich noch Ewigkeiten.

Das System kann dafür 1000 Dinge, die man als Buchhalter nur selten braucht, aber so grundlegende Dinge wie eine Offene Postenliste Kreditoren ist dafür gut versteckt….ich hab sicher fast 20 Minuten gesucht, bis ich sie durch Zufall gefunden habe…jetzt habe ich es mir markiert und finde sie quasi blind…aber das alles ist trotzdem maximal umständlich.

Nach diesem Arbeitstag kann ich mir das nur so erklären: das Programm wurde geschaffen für maximales Aufgabensplitting, so das möglichst kein einzelner Mitarbeiter mehr einen Überblick über die gesamte Buchhaltung erhält.

Für wenn das toll sein soll, verstehe ich zwar überhaupt nicht…aber es erklärt, warum ich bei manchen Lieferanten anrufe und sie mir auf meine Fragen antworten: Sorry, aber das sehen wir hier nicht. Ich hab immer gedacht, die sind zu blöde mir z.B. zu sagen, über welches Bankkonto sie die Abbuchung initiiert haben…Nun- jetzt habe ich selber das Problem, nichts mehr erkennen zu können.

Aber es beruhigt mich, das ich es jetzt benennen kann…und ja klar, ich werde im Laufe der Zeit noch viel dazu lernen und vielleicht wird es noch besser werden, aber so richtig schön ist das nicht.

Wir waren ja in der letzten Woche in der Firmenzentrale im Hohen Norden Dänemarks, damit mir die Contoller-Kollegen helfen können, wenn ich fragen zum Handling habe. Irritierend war jedoch, das diese auf meine Fragen oft nur mit Unverständnis reagiert haben.

Häää – was willst Du machen? – eine manuelle Zahlung über das interne Bankenmodul. So etwas gibt es? Neee – nie gehört. Unsere Kollegin aus dem Change Team hatte es mir ein paar Tage zuvor gezeigt, ich hab aber irgendwie einen Schritt beim Aufschreiben vergessen und wusste nicht mehr, wie ich dahin komme…später hab ich es durch Zufall selber gefunden.

Wie kommt es, das die Kollegen, die schon viele Monate damit arbeiten, das nicht wissen und auch einige andere meiner Fragen liefen ins Leere…ich habe dann aufgegeben die Controller-Kollegen zu fragen und mich lieber direkt an das Change-Team gewendet.

Viele Programmteile funktionieren noch nicht, Vorjahreswerte haben wir noch nicht, das interne Bankmodul funktioniert noch nicht mit allen Banken…jede 3.Buchung, auch im Rechnungsprogramm läuft auf einen Fehler, weil etwas nicht eingerichtet oder falsch eingerichtet wurde…ein Haken vergessen wurde, die Firma für „solche Buchungen“ gar nicht vorgesehen ist (willkommen in der Realität wo nicht alles nur schwarz oder weiß ist, sondern viel Grauschattierungen aufweist) oder oder oder.

Oder auch nur das die neuen Sachkonten so entstellte Bezeichnungen haben, das ich maximal verunsichert bin, soll DAS jetzt das richtige Konto ein. Aus dem einfachen Konto „Zinserträge Bank“ wurde jetzt „Interest income project financing“…ja darauf muss man erst einmal kommen.

Immerhin finde ich mich im Bankenmodul schon einigermaßen zu recht…und auch manuelle Umbuchungen gehen mir schon fast flüssig von der Hand…für alles was darüber hinaus geht, hatte ich noch keine Zeit, da ich ja die meiste Zeit immer noch im Altsystem die Jahresabschlüsse für 2024 erzeuge und die Umsatzsteuervoranmeldungen usw. machen muss, die Daten für die Wirtschaftsprüfer zusammen stelle und die Jahresübersichten für Landeigentümer, Servicepartner und einige externer Betriebsführungs-Gesellschaften erstellen muss.

Es ist ja nicht so, als ob ich mich sonst zu dieser Jahreszeit entspannt zurück lehnen könnte…nun ist alles gleichzeitig und ich versuche weiterhin mich immer auf eine Aufgabe zu konzentrieren und alles Andere auszublenden, ansonsten würde ich durchdrehen.

Und tatsächlich geht es mir mental besser, als gedacht….meistens schaffe ich es einigermaßen ruhig zu bleiben und mich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren…die Arbeitstage sind lang aber ich bin guten Mutes…denn zumindest meine Jahresabschlüsse 2024 laufen bisher ganz gut..

Ich habe zwar immer noch einen ganzen Stapel Firmen vor mir, aber das sind dann die, die ich komplett allein bearbeite – das ist etwas einfacher.

Die kompliziertesten Firmen sind schon bei den Dänischen 2.Controllern, also meinen Teil hab ich erledigt…jetzt kommt noch der dänische Teil (für die dänischen Investoren). Und anschließend geht alles an die Wirtschaftsprüfer.

Die Abende gehören mir, meistens laufe ich noch meine Walking-Runde….nur heute nicht – heute sitze ich auf der Couch und schreibe mal wieder hier in WordPress.

Habt einen schönen Abend .

Spagat zwischen den Welten

Hallo und guten Morgen…die letzten 14Tage habe ich gar nichts geschrieben und nur wenig gelesen. Mir blieb einfach keine Kraft und Zeit und es fehlte mir die Ruhe dazu.

Das dänische Migrations-Team kam am 14.01. bei uns in Hamburg an. Die 3 Kollegen sollten uns bei der Übernahme der Daten vom alten Buchhaltungssystem auf das Neue unterstützen. Wir drei Buchhalter saßen also im Kick-Off-meeting voller Tatendrang und das erste was der Kollege sagte war: also wenn Ihr Fragen habt, dann fragt…..und das sagte er gleich mehrmals. und dann sagte er gar nichts mehr.

Fragen?? Moment einmal – soweit sind wir doch noch gar nicht. Denn wir wissen ja NICHTS. Ich habe also interveniert: IHR müsst UNS doch sagen, wie weit Ihr mit dem Konten-Mapping sein, was Ihr schon wie vorbereitet habt, was schon läuft und dann müsst Ihr uns sagen, was WIR jetzt machen sollen. Wo können wir schon Daten verifizieren, was können wir tun. Bitte fangt nicht mittendrin an, sondern redet mit uns.

Naja dann kam so ganz langsam raus…jaaa die Vorbereitungen für die Datenübernahme sind noch gar nicht alle geschaffen…vieles ist noch nicht fertig….soll aber heute, morgen oder demnächst laufen. Kleiner Spoiler: 14 Tage später läuft vieles immer noch nicht. Und ich rede nicht vom Arbeiten im neuen System, sondern nur von der Datenübernahme.

Es war genau so, wie ich es befürchtet hatte…letztlich haben wir zwar schon bei einigen Gesellschaften Bankdaten im System, bei den meisten jedoch nicht. Bei einigen gibt es schon Offene Postendaten für Debitoren und Kreditoren, bei einigen jedoch nicht. Bilanzwerte gibt es auch noch nicht, vom Anlagevermögen ganz zu schweigen und ach ja das Sachkonten-Mapping gibt es ….na ratet mal: Genau auch noch nicht in „fertig“.

Die Power-App läuft auch noch nicht (der Hersteller musste nach mehr als einem Jahr noch einmal ganz von Vorne anfangen zu programmieren, weil das Ergebnis inakzeptabel war…na gute Nacht) – dafür gibt es neue Excellisten, die man ausfüllen muss, wenn man einen neuen Lieferanten anlegen muss, um dann mehrere Tage zu warten, bis diese von einem ITler angelegt werden…und wenn ich einen neuen Kunden habe, muss ich das Change-Team anschreiben….Welches ich aber ab sofort (also nach den 14 Tagen) nicht mehr direkt anschreiben darf, sondern über das reguläre Ticket-Modul – mal sehen wie lange ich dann warten muss).

Unser Startschuss war also kein „Schuss“ eher ein kleines Plöpp, aber die dänische Kollegin, die schon die Controller in DK durch die Umstellung begleitet hat, ist wirklich Gold wert.

Sie war auch die Einzige, die tatsächlich die 2 Wochen bei uns blieb und die dann alles gemanagt hat…sie wusste immer was zu tun ist, wen wir fragen konnten und die mit ihrer ruhigen und freundlichen Art immer Lösungen gefunden hat…aber auch sie konnte keine Wunder vollbringen…immerhin hat auch sie nur einen Kopf und 2 Hände und musste ihre Aufmerksamkeit auch auf die polnischen Kollegen, die ja zeitgleich migriert werden, richten. Aber für uns war sie hauptsächlich da und das war auch notwendig und gut ist, sie spricht gutes Deutsch…was vor allem für Kollegin Katrin eine große Hilfe war.

Sie und Katrin haben sich durch hunderte G+V-Sachkonten gequält und das Konten-Mapping übernommen…diesen Schritt hatte die dänische Kollegin bereits Mitte letzten Jahres angefangen und dann aber aus den Augen verloren…das war natürlich nicht schön für uns…aber ich kann es ja sogar verstehen. Auch in der Zentrale gab es sehr viele Probleme und dort sitzen eben ca. 30 Controller…nicht 3, wie bei uns. Da lagen die Prioritäten ganz klar woanders.

Sooo ich kann jetzt zumindest im neuen System Kontoauszüge bearbeiten…wenn sie denn schon automatisch eingespielt werden. Wo das noch nicht funktioniert muss ich diese eben manuell buchen…okay das klappt. Ich kann schon Zahlungen machen, also dort, wo es mit den Banken funktioniert. Wenn es nicht geht, dann machen wir es eben wie bisher – direkt in den Online-Banking-Portalen.

Lieferantenrechnungen laufen jetzt auch schon ganz okay…auch wenn noch nicht alle Konten funktionieren. Hier ist für mich die größte Veränderung, das ich nicht mehr selber vorkontiere, sondern das ein Team in DK macht….und ja es funktioniert bei Standard-Rechnungen ….aber ansonsten kommen das lustige Dinge bei raus – auch das wie befürchtet.

Aber gut…ich arrangiere mich mit allem….vor allem, da ich ja nach den erfolgreich abgegebenen Quartalsabschlüssen, jetzt an den endgültigen Jahresabschlüssen 2024 arbeite…natürlich noch im alten System.

Nur, das man uns ja gleichzeitig auch unser bisheriges Archivierungs-System genommen hat, wo wir vieles automatisieren konnten…und wir jetzt ein komplett neues System lernen müssen – wo noch gar nichts automatisiert werden kann – und das wir uns „mal eben selber anhand von Tutorials beibringen sollten“…noch so nebenbei.

Da hab ich in einem Meeting mit allen Mitarbeitern aber meine Stimme erhoben und darum gebeten doch eine Online-Schulung zu bekommen, mir fehlt einfach die Zeit mich stundenlang durch Tutorials zu wühlen, nur um eine Datei wieder zu finden…und ich war nicht die Einzige die das so sieht und prompt bekamen wir sogar 2 Schulungen innerhalb der letzten 14 Tage. Na hoppla – geht doch.

Einmal wie man Dateien wieder findet (es ist chaotisch) und einmal wie wir selber Daten speichern können (man vergibt dabei keine Dateinamen mehr…sondern es wird nur über „Keywords“ geregelt, die man nicht einmal frei wählen kann…was es doch sehr einschränkt und mehr als unübersichtlich ist).

Natürlich ist das alles zusammen, viel zu viel und in der regulären Arbeitszeit nicht zu schaffen…aber ich versuche weiterhin ruhig zu bleiben – und es klappt sogar ganz gut damit…aber natürlich spüre ich den Druck schon und schlafe wieder schlechter….aber irgendwie geht es mir doch besser, als gedacht…weil ich mich nicht mehr verrückt mache.

Ich ziehe mich auf der Arbeit in mein Büro zurück…bin nicht mehr für alle Gespräche und Motzereien von Kollegen offen, lasse ein Telefonanruf von Kollegen auch schon mal ins Leere laufen wenn es so gar nicht hinein passt (können wir ja eine Mail schreiben) und konzentriere mich sehr stark immer auf die nächste Aufgabe…und dann auf die Nächste.

Und wenn mir danach ist, weil ich mal eine Pause brauche oder ich merke das meine liebsten Kollegen redebedarf haben…dann nehme ich mir die Zeit dafür…weil auch mir das auch gut tut.

Es nutzt ja nichts hektisch zu werden weil viele unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig fertig sein sollen…das geht eben nicht. Ich habe wirklich dazu gelernt…aber ich bin froh, wenn ich in 1-2 Wochen endlich alle 27 Jahresabschlüsse auf den Weg gebracht habe….dann kann ich mich auch auf unsere neuen Programme konzentrieren.

Aktuell ist es ein ständiger Spagat zwischen der alten und neuen IT-Welt und zwischen Resignation und Hoffnung das alles doch noch gut wird.

Und Montag fahren wir jetzt für 1 Woche in die Zentrale…..na mal sehen ob uns das viel weiter hilft

Der Erklärbär ist zurück

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs)

Seit fast 3 Wochen haben wir nun eine neue Teamkollegin und ich hatte schon lange vor ihrem Start klar gemacht, das ich weder die Zeit noch die Lust habe, mich um ihre Einarbeitung zu kümmern…immerhin ist sie in erster Linie für den Controller zuständig und dieser hat bis letzten Donnerstag auch schon vieles mit ihr gemacht…aber natürlich nur oberflächlich und schnell…es war ja sehr knapp mit der Zeit.

Aber schon da hab ich natürlich auf ihre Fragen in meine Richtung geantwortet, Zusammenhänge bezüglich unser Organisation usw. erklärt und natürlich auch als Key-User für unser Programm einige Anfangs-Probleme aus der Welt geschafft.

Und seit Freitag bin ich eben für ihre weitere Einarbeitung zuständig, bis der Controller aus dem Urlaub zurück kommt…meine anfängliche Abneigung jetzt doch wieder Jemandem einzuarbeiten, ist jedoch geschmolzen wie Schnee in der Sonne….und wir kommen gut miteinander klar.

Es macht mir sogar Spaß ihr einige Tipps und Kniffe zu zeigen und auch aufzuzeigen das es oftmals Ansichtssache ist, WIE man etwas löst…es gibt nicht nur einen Weg zum Ziel und das sie das Recht hat, dabei ihren eigenen Weg zu finden…immerhin ist sie gleichberechtigt in unserem Team.

Natürlich muss sie sich mit dem Controller absprechen…aber ich weiß, das er sich logischen Wegen nicht versperrt…denn es gibt noch erheblichen Optimierungsbedarf bei ihm.

Wir haben also heute mehrere Stunden zusammen gesessen und Rechnung um Rechnung der verschiedensten Lieferanten bearbeitet…sind auf die Suche nach Ansprechpartnern und Auftraggebern gegangen um herauszufinden, wer das beauftragt hat, haben uns durch die Kontierungslogik des Controllers gewühlt und ich hab sie durch die Feinheiten unseres Rechnungsprogramms und der Freigabelogik unseres Konzern gelotst. Das war zeitaufwändig, aber letztlich sind wir zwar langsam, aber dafür beständig vorangekommen.

Was wir dabei festgestellt haben: buchhalterisch folgen wir Beide derselben Logik, die nicht immer mit dem Controller konform geht…da hat sie noch einigen Klärungsbedarf mit ihm, sobald er aus dem Urlaub zurück ist.

Letztlich hab ich zwar viel Zeit investiert und meine eigene Arbeit ist liegen geblieben, aber die Zeit hat sich gelohnt…es fällt bei ihr auf fruchtbaren Boden, sie merkt sich die Dinge sehr schnell und kann sie auch sofort wieder abrufen. Davon werde ich zukünftig ja auch profitieren.

Und da wir bei dieser Zusammenarbeit auch mit- und übereinander lachen können, ist das für mich auch weniger belastend, als befürchtet….es macht mir sogar Freude mein Wissen weiter zu geben und auch ihr zuzuhören, denn auch ich lerne gerne dazu…aber meistens hab ich geredet…so wie früher als ich noch für Auszubildende Buchhaltungskurse abhalten oder neue Mitarbeiter einarbeiten musste….lang lang ist es her.

…jaja der kleine Erklärbar-Wirbelwind ist wieder da…wer hätte das gedacht.

Zwei Zauberwörter und die Veränderung im Job

(Achtung nur langweiliges Arbeitszeugs)

Wenn ich mal so darüber nachdenke, was mir in meinem Job besonders wichtig ist, und was ich am Liebsten daran mag, dann ist es neben der Eigenverantwortung und dem eigenständigen Arbeiten, vor allem das Gefühl alles unter Kontrolle zu haben. Immer alles rechtzeitig, in der richtigen Reihenfolge genau dann die richtigen  Daten abgestimmt, fertig zu  haben und meinen gesetzlichen Reportingpflichten (wie z.b. die UST-Voranmeldungen) mit guten Gewissen  nach kommen zu können.

Man kann also sagen, das es in meinem Beruf wichtig ist, alle notwendigen Buchungen zu erkennen, und dann mit größtmöglicher Sorgfalt diese auch zu handhaben, so das alles buchhalterisch logisch, nachvollziehbar, vollständig und den gesetzlichen Regelungen entspricht und ich jederzeit in der Lage bin alle Buchungen zu erklären, egal ob der Geschäftsleitung, den Wirtschaftsprüfern oder, nach ein paar Jahren, auch den Betriebsprüfern vom Finanzamt.

Kontrolle ist also das 1. Zauberwort – und das 2. ist dann Sachverstand. Denn um genau das Alles gewährleisten zu können, braucht es eine Menge Wissen, damit man überhaupt weiß, WAS man machen muss, WIE man es machen muss und WARUM.

Leider scheint genau das jetzt bald nicht mehr gewünscht zu sein.

Das neue ERP-System, welches uns in dieser Woche vorgestellt wurde, ist neu und modern und versucht wirklich ALLES um jede Art von Eigenverantwortung und Eigenkontrolle zu unterbinden und schlägt damit von einem Extrem, in das gegenteilige.

Denn so, wie das Programm von unserer Zentrale aufgesetzt wird, soll jetzt alles länderübergreifend und firmenübergreifend fest vorgegeben werden – aber in einer extremen Variante, wie ich es selbst bei dem vollintegrativen SAP-System meines früheren Arbeitgebers in Hessen nicht erlebt da….die hatten wir sogar eine konzerneigene IT-Firma und die hat uns engmaschig betreut und doch brauchten wir immer wieder Anpassungen.

Aber selbst die sind vor einem länder-überspannenden festgezurrten Korsett zurück gewichen – eben weil nicht jedes Land dieselben Pflichten vorgibt und nicht jede Gesellschaft ausschließlich „Standard-Abläufe“ hat. Es ist daher gar nicht möglich, jedes erdenkliche Szenario vorherzusehen und dafür Konten, Kostenstellen oder Projekte mit allen erdenklichen Spielarten voreinzustellen.

Sogenannte „Cross-Company-Buchungen“ für konzerninterne Geschäfte, sorgen dafür das Buchungen gleichzeitig in verschiedenen Gesellschaften erfolgt, AUTOMATISCH – ohne Freigabeprozess und ohne das die empfangene Gesellschaft davon Kenntnis erhält oder Einfluss nehmen kann. Aus Konzernsicht ist das toll, aus Sicht der Einzelunternehmung die plötzlich Buchungen im System hat, die vorher nicht da waren, ist das eher schwierig….vor allem weil die Zentrale in DK eher ungern Texte schreibt.

Und da alle Gesellschaften dann über ein ultramodernes Zahlungssystem, an das wohl alle Banken die wir benutzen, mit angeschlossen sind, ist es auf einmal möglich, das man auch firmenübergreifend bezahlen kann…was ich schon als Vorteil sehe, da ich doch einige Firmen ohne eigenem Bankkonto habe, andererseits birgt das auch eine große Gefahr…also ob hier die DGSVO (Datenschutzgrundverordnung) und die GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ausreichend Berücksichtigung finden, weiß ich noch nicht…denn die Zentrale hat die Einzelheiten nicht mit den Wirtschaftsprüfern besprochen…da gibt es, meiner Meinung nach, noch Klärungsbedarf.

Auf jeden Fall war einer der Sätze, die ich während dieser 2 Tage sehr oft gehört habe: Dann braucht Ihr Euch darüber keine Gedanken zu machen…das macht das System.

Hmmm, bisher dachte ich immer, das ich genau dafür mein Geld bekomme, mitzudenken, mir Gedanken zu machen, vieles zu wissen und umzusetzen und alles unter Kontrolle zu halten.

Wenn wir also zukünftig nicht mehr selber kontieren können, weil das System es macht, ich keine Texte mehr vorgeben kann, um Buchungssätze zu erläutern, ich nicht mal mehr sehe welchen Steuerschlüssel das System aussucht,…WIE soll ich dann die Zahlen beurteilen und wie kann ich dann mit ruhigen Gewissen sagen, das alles richtig verbucht wurde.

Jaa ich weiß, das ist die Zukunft – aber genau ein so verschachteltes System führt eben auch dazu, das keiner mehr die Zusammenhänge erkennt und es können sich so Fehler einschleichen, die man eben nicht mehr sieht, weil alles im Hintergrund abläuft….aber ich brauche mir ja keine Gedanken zu machen – das macht das System.

Aber so ist es nun einmal und ich muss mich mit dem Gedanken anfreunden, das sich damit mein Job massiv verändert…ja das Programm kann auch echt tolle Sachen….und darauf freue ich mich….vielleicht gibt es auch vieles was wir noch lernen werden, um ein Teil der Kontrolle zurück zu bekommen – momentan bin ich jedoch noch sehr skeptisch…

und jährlich grüßt der April mit viel Arbeit

Beruflich war diese Woche mal wieder sehr abwechslungsreich…denn nach dem Quartalsabschluss ist gleich immer auch vor dem nächsten Monatsende, mit seinen wiederkehrenden Abläufen…und der April ist klassisch bei mir einer der arbeitsreicheren Monate.

Immer im April muss ich für die verschiedenen Verwaltungsfirmen die Jahresrechnungen schreiben…Bei meiner großen Firma bedeutet das mehr als 140 Rechnungen.

Normalerweise – mit einem modernen Buchhaltungsprogramm – würde man für jeden Rechnungsempfänger einmalig einen entsprechen Auftrag anlegen und könnte dann per Knopfdruck den Rest vom Computer erledigen lassen und das würde für die nachfolgenden Jahre bedeuten, es dauert dann nur noch ein paar Minuten.

Wir jedoch arbeiten mit einem rudimentären System und das in einer Version aus 2009. Aufträge anlegen geht nicht und lohnte sich schon für die letzten Jahre nicht mehr das Zusatzmodul anzuschaffen, denn wir wollen ja Umstellen…und jaa das NEUE Programm kommt auch endlich in der 2. Jahreshälfte 2024.

Nun muss ich also noch einmal in unserem jetzigen Rechnungstool jede Rechnung einzeln erstellen. Das ist halb manuell, halb automatisch und dauert entsprechend fast einen ganzen Arbeitstag…aber auch das war irgendwann geschafft.

Überhaupt war die Woche aufregend. Es gab Vieles was meine Aufmerksamkeit forderte und ich musste ständig zwischen meinen verschiedenen Verantwortlichkeiten hin-und her springen…aber das hat Spaß gemacht…auch wenn mir die Zeit im Nacken saß…denn ich habe nächste Woche 3 Tage Urlaub und in der darauffolgenden Woche noch einmal 2 Tage…Es sind also nur noch 2 Arbeitstage bis zum Monatsende.

…nur Papiere sortieren?

Heute bin ich etwas ins Grübeln gekommen…die junge Studierende, die einmal in der Woche bei uns im Büro arbeitet, hat heute einen Satz gesagt…also…da hab ich im ersten Moment überrascht gelacht…und seitdem muss ich immer wieder darüber nachdenken, wie meine Arbeit nach Außen wirkt.

Heute war ich aus Corona-Gründen wieder im Besprechungsraum untergebracht…der hat auf allen Seiten Glaswände…und die junge Kollegin die nebenan sitzt, meinte so in etwa: Sie hätte schon mitbekommen, das immer dann, wenn ich in dem Raum sitze, ich viele Papiere zu sortieren hätte.

….ähmmm – jaaaa – neeee…..

Ich arbeite gerade sehr intensiv, betreue ja 27 Firmen….und meine Arbeit besteht in jeder der Firmen aus vielen verschiedenen Teilaufgaben…..ich SORTIERE also nicht irgendwelche Papiere, sondern ich arbeite konsequent eine Aufgabe nach der anderen ab.

WAS genau sieht sie also wenn sie mich arbeiten sieht: sie sieht wie ich Papiere hervorhole, gleichzeitig etwas in die Tastatur eingebe, handschriftlich etwas auf die Papiere schreibe und diese in verschiedene Klarsicht-Mappen stecke…andere Papiere aus andern Klarsichtmappen heraushole, etwas damit mache und wieder in noch andere Klarsichtmappen stecke. Für sie wirkt es also ,als ob ich den ganzen Tag nichts anderes mache als Papiere zu sortieren.

Während ich jedoch Eingangs-Rechnungen erfasse, diese durch die verschiedenen Stadien des Freigabe-Prozesses geleite, die Rechnungen verbuche, Bankzahlungen ausführe, Kontoauszüge abrufe, speichere, erfasse und alles querchecke, Geld disponiere, Rückstellungen bilde, Abgrenzungen auflöse, Ausgangs-Rechnungen schreibe, anhand festgelegter Regeln und Verträge produzierte Mengen abgleiche und die erlösten Preise überprüfe, Aufwandsrechnungen mit Verträgen abgleiche, Umsatzsteuer-Regeln umsetze, Statistiken melde, vorläufige Bilanzen und G+V erstelle…SIEHT die Kollege nur, das ich Papiere sortiere.

Das heißt der wirklich sichtbare Teil meiner Arbeit wirkt auf Außenstehende eher wie ein Hilfsjob. Meine eigentliche Arbeit findet im Kopf statt. Das Anwenden von internen Regeln, externen Rechnungslegungsvorschriften, Gesetzen, Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, Bilanzierungsregeln usw. und das Ergebnis dieser Kopfarbeit findet sich dann direkt in den verschiedensten Programmen und Dateien auf dem Computer wider…die physischen Papiere sind da nur ein Vehikel…ein Hilfsmittel, um alle Firmen gleichzeitig unter Kontrolle zu halten und dabei nichts zu vergessen.

Das papierlose Büro ist bei uns leider immer noch ein Wunschtraum…dafür müssten wir mit einer vollintegrativen Software arbeiten, wie z.B. SAP….aber unsere verschiedenen Programme arbeiten zwar rudimentär zusammen…aber wir müssen noch zu oft manuell eingreifen….und auch die Zahlungen erstellen wir in den Bankprogrammen selber, anstand in der ERP-Software…weil jede Firma für sich zu klein ist, um einen automatisierten Zahlungslauf zu implementieren.

Nun gut….dann müssen wir uns auch nicht wundern, wenn der Beruf eines Bilanzbuchhalters ein so dröges Image hat 🤣…dabei finde ich das anregend und abwechslungsreich…

In meinem Element

Der schöne Mittwoch Nachmittag kann jedoch nicht darüber hinweg täuschen, das es eine herausfordernde Woche war…zeigt aber, das ich es schaffe mich schneller und besser abzugrenzen, um mich wieder zu erholen.

In der 2. Woche meines Urlaubs haben die Kollegen gemerkt, das eben nicht alles still steht, wenn der Kollege nicht da ist und so musste ich mich durch viele Dinge zusätzlich durchwursteln. Die grundsätzlichen Regeln wie etwas zu machen ist, kenne ich…aber wie WIR das in dieser Firma umsetzen, kenne ich an manchen Stellen noch nicht…also suchen, fragen, suchen, machen, suchen, fragen….da aber sehr viele Kollegen auch im Urlaub sind, klappt das mit den Antworten nicht so reibungslos…hahaha aber ich komme voran.

Seit Dienstag hab ich einen Praktikanten, der für uns in Excel eine Liste erstellen soll…der junge Mann hat zwar keine  wirkliche Lust auf Buchhaltung, aber er hat anstandslos die Daten in Excel erfasst. Es ist seine 3. und letzte Woche bei uns und ich hab ihn ermuntert Fragen zu stellen…Am Donnerstag kam eine Frage was Wirtschaftsprüfer eigentlich machen  und ich hab ihm so ein paar Grundzüge des internen und externen Rechnungswesen erläutert…locker und mit einigen Skizzen, die Aufgabe der Wirtschaftsprüfer (mit aktuellem Bezug zu Wirecard)… und es kamen Rückfragen …wie schön – er hat tatsächlich zugehört.

Freitag hab ich ihn dann mit  bei der Tagesarbeit zuschauen lassen und dabei erläutert wie der Rechnungsfluss vom Eingang, Vorerfassung, Freigabe, Buchen, Bezahlen und Kontoauszug bei uns abläuft…Doppelte Buchhaltung usw.

So hat diese graue Theorie und seine Arbeit hier auch eine fassbare Struktur bekommen…und ich?

Nach anfänglichem Stocken bin ich wieder in den Erklär-Modus gekommen…mit anschaulichem Skizzieren und aufmalen von Zusammenhängen…so wie ich früher schon Mitarbeitern, Kollegen  und vor allem Azubis die Welt von Soll und Haben näher gebracht habe.

Es hat solchen Spaß gemacht, mal wieder die Grundzüge meiner Arbeit zu erläutern…immer schön einfach gehalten, mit praktischen Beispielen und mit einer guten Portion Leichtigkeit und Witz…. Es geht ja nicht darum aus ihm einen Buchhalter zu machen, sondern ein Verständnis dafür zu wecken, wie Buchhaltung in einem Unternehmen funktioniert…wofür wir das machen und für wen…

Hach…ich hätte nicht gedacht das ich das noch mal sage: Ich glaube ich hätte gerne mal wieder einen Azubi  oder unerfahrenen Kollegen, dem ich Wissen zielgerichtet vermitteln kann.

Anekdote am Rande: Der Praktikant kommt aus Hessen  (ca. 80km von Frankfurt entfernt) und ist nur für diese 3 Wochen hier nach Hamburg gekommen.  Hessen lässt mich immer noch nicht so ganz los…

Neu-Start im Job

Ich bin jetzt bereits 4 Tage im neuen Job und es geht mir richtig gut.

Der dänische Konzern aus dem Bereich der Erneuerbaren Energien hat in Hamburg einen ziemlich eigenständig agierenden Zweig, von dem aus eine ganze Menge kleinerer Firmen betreut werden.

Der größte Teil der Mitarbeiter in Hamburg kümmert sich um Projektplanung und Technischem Service, die Verwaltung bestand bisher nur aus 1 Person und hat durch meine Ankunft eine Steigerung um 100% ehrfahren.

Die Büroetage bietet Platz für insgesamt ca. 15-17 Personen, von denen ich bisher nur 5 kennen gelernt habe. Ich teile mir das Büro mit meinem Buchhaltungs-Kollegen. Die Firma ist gerade erst hierhin gezogen, da es am alten Standort nicht mehr genügend Platz gab und so ist hier tatsächlich alles auf dem neuesten Stand der Technik. Auch die Ausstattung der Arbeitsplätze mit Laptop und Smartphone ist top….und für alle sind sogar die Schreibtische höhenverstellbar (das empfinde ich als Luxus, ist in dänischen Firmen allerdings Pflicht – das wusste ich vorher auch nicht) und modernstem Bürostuhl der sich optimal einstellen lässt.

Es gibt frei verfügbar Kaffee,Tee, Wasser und Obst, eine voll ausgestattete Küche incl. Kochplatte und 2 Mikrowellen und einen Dachgarten auf dem wir mittags schon draußen gesessen haben.

Was aber viel wichtiger als diese Top-Ausstattung ist, die Kollegen sind entspannt und nett…es gibt durch die flachen Hierarchien keine direkten Vorgesetzten am Standort und sehr wenig Druck…jeder arbeitet eigenverantwortlich und von Dänemark gibt es nur wenige Vorgaben. Bisher sind mir noch keine Spannungen untereinander aufgefallen.

Und jetzt kommt das BESTE: es gibt KEINE monatlichen oder quartärlichen Abschlüsse, es gibt KEINEN Zeitdruck. Es gibt nur 1/2-jahres und Jahresabschlüsse nach HGB und Steuerrecht…damit entfällt das Prinzip der gleichzeitigen Ledger-Buchungen…. also keine IFRS-Abschlüsse (oder noch schlimmer US-GAAP).

Mit dem Buchhaltungskollegen komme ich klar, er ist eher still und hat ähnliche Ansichten über Strukturen und die Art zu Arbeiten. Es ist offen und direkt und mir fiel es von Anfang an leicht mich mit ihm zu Unterhalten…auch über das Arbeiten hinaus. Wir sind in einem ähnlichen Alter … also Buchhalter vom alten Schlag…immer noch etwas papierlastig aber auf dem Weg ins papierlose Büro hahahha….okay also halbwegs papierlos….so ganz wird es bei uns nie klappen.

Mein Kollege ist niemand der anderen seine Arbeitsweise überstülpen will und er merkt, das ich nichts adhoc umkrempeln werde…es ist sogar so, das er gerne seine Strukturen ändern möchte, wo ich dann schon mal bremse, da es vielleicht keine gute Idee ist gleich zu Anfang alles zu ändern. Ich hab ihm signalisiert das ich gerne erst einmal gerne seine Strukturen übernehme und wenn ich merke wir könnten es uns einfacher machen, wir es dann besprechen. Da wir uns ja gegenseitig vertreten sollen, ist es sinnvoll die Firmen auch nach den gleichen Strukturen zu bearbeiten.

Wir waren uns sofort einig, wie die Arbeit aufgeteilt werden kann und ich hab ein paar Vorschlage gemacht, z.B. wie wir den Fortschritt der Arbeiten für jede Gesellschaft besser nachverfolgen können.

Ich lerne von ihm das Geschäftsmodell und die Strukturen innerhalb des Konzerns kennen, und zusammen suchen wir nach Strukturen um die Arbeit so effektiv wie möglich zu gestalten.

Schon nach 4 Tagen fühle ich mich hier wohl, bin schon produktiv in die Arbeit eingebunden. Innerhalb von 2 Tagen waren trotz Corona und der Einschränkungen in der Arbeitswelt, fast alles Zugänge für die verschiedenen Programme funktionstüchtig….und gestern war ich sogar alleine im Büro und hab fleissig gearbeitet

…und hier darf ich geanu so arbeiten, wie ich es gerne mag: Als Allrounder – von allem etwas: Banken, Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Anlagevermögen, Zahlläufe, Abschlüsse…..

…bei so viel Glück bin ich fast schon wieder verunsichert…