Schlagwort: Controller

Alles braucht einen Namen

Wie richtig ich lag, das sich die Unzufriedenheit des Controllers verstetigt hatte, zeigte sich diese Woche.

Im Laufe der Woche hat er mir erzählt, das er am 1. Tag nach seinem Urlaub ein Teams-Meeting mit unseren oberen und obersten Chefs aus der Zentrale hatte. In der Tasche seine Kündigung und einen neuen Arbeitsvertrag…und wenn sich nicht jetzt endlich etwas ändern würde, würde er Beides Unterschreiben und fortgehen.

Überraschend für ihn, kamen die Zugeständnisse dann sehr schnell und damit auch die Genehmigung eine weitere Person für unser Hamburger Büro einzustellen. Er bleibt also und ist vorläufig zumindest froh, das er bleiben wird….so ganz geheuer war ihm ein Wechsel in ein „echtes“ Controlling dann doch nicht….

Unsere dänische Berufsbezeichnung ist zwar „Controller“, aber letztlich sind wir Buchhalter mit einem Teil des nachgelagerten operativen Projekt-Controlling. Also eigentlich weit entfernt von einem richtigen Controller.

Einer meiner Lieblingssätze lautet dann auch: Controller sind die natürlichen Feinde des Buchhalters.

Während ein Finanz-/Bilanzbuchhalter alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfasst, ALLES was in Geldeswert dargestellt werden muss und bis auf 2 Stellen hinter dem Komma genau, um daraus die wirtschaftliche Lage mittels Gewinn-und Verlustrechnung (Ergebnis) und Bilanz (Vermögens-Schulden-Darstellung) für einen zurückliegenden Zeitraum / Zeitpunkt zu ermitteln, um so auch eine Vorschau auf die kommenden Zeiträume zu ermöglichen…Ausserdem dafür Sorge trägt, das alles immer und rechtzeitig zu gesetzlichen und internen Terminen fertig ist und das Geld immer fließt wo es fließen muss….

…ist der Controller dafür da, aus der Datenbasis der Buchhalter Budgetplanungen Nachzuverfolgen, neue Budgets zu Erstellen, mittels weiterer Daten aus dem Unternehmen, Rückschlüsse auf Produktivität, Auslastung der Produktionsmittel, Erfolg des eingesetzten Kapitals, Erreichung der Geschäftsziele, Marktanalyse und Neu-Ausrichtung des Unternehmens, zu ziehen, diese aufzubereiten und Handlungsvorschläge für die Geschäftsleitung zu präsentieren. Dabei kommt es dem Controller nicht auf den einzelnen EURO an.. Er rechnet im Großen Stil – in Tausendern.

Ich bezeichne mich daher auch weiterhin als Buchhalter und das steht auch in meinem deutschen Vertrag….aber in jeder meiner Mails und auch in Briefen steht „Controller“ unter meinem Namen….ein Umstand den meine ehemalige Chefin etwas pikiert kommentierte…immerhin hat sie dafür studiert.

unruhige Tage im Job

Heute konnte ich nur verwundert den Kopf schütteln….aber dieses Mal brauchte ich nicht über die Grenze nach Norden zu schauen….sondern eigentlich nur auf den gerade mal „imaginären Schreibtisch auf der anderen Seite“…weil, ich bin im Homeoffice….der Controller sitzt im Büro.

Gestern haben wir uns noch per Telefon ausgetauscht und wir hatten verabredet, das wir heute gegen Mittag noch einmal telefonieren, um unsere ersten Erkenntnisse zur neuen Software auszutauschen.

Ich bin ja im leichten Vorteil, da ich schon vieles vom dänischen Kollegen gelernt habe, er nimmt sich immer etwas Zeit um meine gezielten Fragen direkt zu beantworten…mal so eben nebenbei…und das hab ich meinem Kollegen von gegenüber auch in einer E-Mail mitgeteilt…also über welche Inhalte und Problemstellungen ich bereits Wissen parat habe und das wir uns darüber austauschen können….

…und was macht der Controller, er sagt unser kleines Meeting ab, nur um den dänischen Kollegen im Minutentakt mit genau denselben Anfragen zu bombardieren, die ich ihm auch hätte erklären können….ich hab ja extra Zeit dafür eingeplant, während der dänische Kollege im Dauerstress ist und bereits das komplette Wochenende durch gearbeitet hat, um den Rückstau durch den schleppenden Projektstart aufzuholen.

Jaaa, die Umsetzung des Projekt wurde nicht gut geplant und noch schlechter ausgeführt…aber nun sollten wir den einzigen Kollegen aus der Firmenzentrale, der mit dem Projekt beschäftigt ist, nicht mit all den kleinen User-Problemen auch noch einzeln aufhalten….immerhin hatten wir sogar vereinbart, das ich diesen Part übernehme: Also als sogenannter „Power-User“ die allgemeinen Handling-Fragen der Deutschen Kollegen betreue…

Also habe ich auf jede seiner Fragen an die Firmenzentrale direkt schnell selber geantwortet: Immer mit kurzer Anleitung anhand von Bildschirm-Ausschnitten und mit Pfeilen und Erklärungen….so wie ich es von früher her kenne. Nicht um mich zu profilieren, sondern um den Kollegen in DK zu entlasten und uns im Hamburger Büro voran zu bringen….immerhin hab ich in den letzten 2 Tagen schon ein paar Kollegen durch die Anmelde- und Freigabeprozedur geleitet…und ja, wir stoßen immer wieder auf tatsächliche Probleme, die von Dänemark aus gelöst werden müssen….und dort gibt es eben nur den Einen, der das kann.

Warum mein Controller-Kollege jetzt so stur und unwillig reagiert, weiß ich nicht…..vermute aber anhand einiger Aussagen aus DK, das er die Abläufe noch nicht so richtig versteht….dabei bräuchte er sich einfach nur mal 30 Minuten Zeit zu nehmen und mir zuzuhören.

So, Morgen treffen wir Beide wieder im Büro aufeinander…Morgen soll ich ihm nun noch einen weiteren wichtigen Schritt erläutern….na, da bin ich aber gespannt…ich mache mich auf einen weiteren unruhigen Tag gefasst.

Kollegen-Karussell

Es ist schwer über 400km entfernt den Kontakt zu den Kollegen in der Firmenzentrale zu intensivieren, wenn auch noch meine Ansprechpartner ständig wechseln….so wollte ich einen Kollegen endlich mal persönlich sprechen, der noch kein 1/2 Jahr bei uns ist….nur um zu hören das genau jetzt sein letzter Tag ist….und wieder hab ich 4 Gesellschaften die wie ein Pokal zum Nächsten gereicht werden….allerdings gibt es noch gar keinen Nachfolger…und „Irgendjemand“ wird sich meiner Gesellschaften schon annehmen.

Dieses interessante Firmenkonstrukt über 2 Länder hinweg, erfordert in vielen Fällen das es 2 Gesellschaften gibt: eine Deutsche und eine Dänische. Und während ich die Deutschen Gesellschaften bearbeite, werden diese dann komplettiert mit dem Dänischen Teil. Erst Beides zusammen ergibt damit erst das gesamte Bild für die Investoren.

Ich brauche also für viele Gesellschaften immer einen Controller-Pendant in Dänemark. Daher ist es wichtig, das wir uns gut abstimmen und auf Augenhöhe begegnen…immerhin arbeiten wir in denselben Dateien und müssen diese letztlich zusammen verantworten. Haben dadurch aber auch eine gegenseitige Kontrolle.

Ich hab mich also riesig gefreut, das meine Lieblingskollegin in der Zentrale für den Feierabend ein privates Treffen im Restaurant am Fjord mit einigen der Kollegen organisiert hat. Da man ja nie weiß, wann man mal zusammen arbeiten wird, war es auch okay, das ich die anderen noch gar nicht kannte.

Das Restaurant lag direkt am Fjord und so sind der Controller und ich noch eine kleine Runde spazieren gewesen…also das ist echtes Postkarten-Feeling:

Zu Acht waren wir später im Restaurant und es war ein toller Abend….also lustig, richtig lustig und ungezwungen….ich kann es mir gut vorstellen mit diesen Kollegen zusammen zu arbeiten…

Turbulente Besuche

Turbulente Besuche

Die Woche im Job war turbulent, was nicht am Arbeitsaufkommen, sondern an den Besuchen lag….seit Dienstag waren ununterbrochen Kollegen aus anderen Standorten bei uns….das hat die Kapazitäten unser kleinen Deutschland-Zentrale schon in leichte Raum-Nöte gestürzt….

Mein direkter Kollege in der Buchhaltung , ich nenne ihn ab jetzt hier den Controller (weil er von sich selbst immer lieber als Controller spricht, den er höherwertiger findet, als den Begriff „Bilanzbuchhalter“), hatte für Kollegen aus den anderen Abteilungen eine Schulung organisiert….

Durch die begrenzten Raummöglichkeiten war Abstandhalten kaum möglich…also haben wir beschlossen, das die Kollegen selber einzeln entscheiden sollen ob sie während der Schulung Masken tragen oder nicht. Einwegmasken und ausreichend Einweg-Papiertücher waren vorhanden, ich hab die Besprechungsräume vorher und auch nachher ordentlich desinfiziert. Als sehr kleines Büro haben wir nicht den Luxus einer täglichen Reinigung der Büroräume…unsere Putzkraft kommt einmal die Woche….was in diesen Zeiten einfach zu wenig ist.

Also ab Dienstag waren Kollegen aus Brandenburg, Berlin und Dänemark bei uns….Ab Mittwoch kamen noch Kollegen aus Leipzig hinzu. Donnerstag waren ein paar der Kollegen vom Dienstag schon wieder abgereist, dafür kamen noch andere aus Hessen, weitere aus Dänemark und bei manchen weiß ich noch nicht einmal wo die eigentlich her kamen…

Der ständige Trubel machte das Arbeiten nicht gerade leicht (nicht zu vergessen die Baustelle vor unseren Fenstern)…und da wir eindeutig zu viele Personen waren ,haben der Controller und ich gar nicht selber an der Schulung teilgenommen…wir hatten ja bereits in Dänemark selbst quasi eine Privat-Schulung erhalten.

Für den ersten Abend: Dienstag haben wir uns abends in einem italienischen Restaurant in einer alten Industriehalle getroffen….das war fast wie draussen sitzen….und es war ein toller Abend…

Aber mit ca. 16 Personen war es gar nicht so einfach. Da nicht mehr als 10 Personen an einem Tisch sitzen durften, hab es 2 Tischreihen….das war blöd…ich hab mich dann für die Tischreihe entschieden, wo die Kollegen aus Brandenburg saßen, da ich mit denen im Moment am Meisten zu tun habe….und so war es schön, diese nun nicht nur per Telefon und Mails einfach mal in privater Umgebung näher kennen zu lernen…Insgesamt war es ein ausgelassener lustiger Abend…und als die ersten Kollegen nach 22 Uhr gehen wollten, hatte ich mich auch entschlossen…aber irgendwie bin ich dann doch hängen geblieben….und es war fast 23.30 Uhr als das Restaurant uns quasi rausgekehrt hatte…

Dann noch ein kleiner Spaziergang zurück zu meinem Auto, ich hab weniger als 20 Minuten nach Hause gebraucht und gefühlt 3 Minuten nach der Ankunft lag ich im Bett….. trotzdem war die Nacht sehr kurz….den Wecker hatte ich auf 5.30 gestellt….

Die darauffolgenden Abende hab ich bereits immer sehr früh mein Bett aufgesucht….seufz.. der Trubel nahm bis einschließlich Freitag im Büro kein Ende…und ich war froh die Abende frei gestalten zu können.

Die Raumknappheit in unserer Firma ist bereits nach 6 Monaten unübersehbar und wird über kurz-oder lang zu einem Problem werden….immerhin hat die Firma am Freitag per Online-Konferenz allen Angestellten die Strategie der nächsten 5 Jahre präsentiert….Wachstum an allen Standorten inklusive….

Wein versus Frust

Wein versus Frust

Heute ist bei mir so ein Tag wo ich versuche meinen ungläubigen Frust zu ertränken….ich versuche es gerade mit einem Blanc de Noir vom Weingut Weitzel…oder anders ausgedrückt: ich betrinke mich gerade mit einem feinherben Weisswein….zum Wohl.

Der heutige Tag ist  ein Beispiel warum Firmen Bilanzen erstellen ohne deren Inhalt zu kennen. Es gibt tatsächlich Firmen das hat KEINER, weder Buchhalter, noch Controller mehr die Übersicht über die Zahlen…keinem ist bewusst WARUM und WIE die Zahlen erstellt werden, welche Regeln dahinter stecken und in welchen Fällen es Ausnahmen gibt…bestenfalls weiß jemand das er/sie die Zahlen ermitteln soll…warum und wie….vollkommen egal.

Es ist das Ergebnis der Arbeits-Diversifikation…Dadurch das an den Prozessen viele verschiedene Mitarbeiter, aus verschiedenen Abteilungen involviert sind, fühlt sich letztlich auch niemand mehr für die ermittelten Zahlen verantwortlich….und weil auch kaum jemand Lust hat, die Ermittlung der Zahlen zu dokumentieren…ist es nach Monaten und Jahren auch schwierig die Zahlen nachzuvollziehen…ich suche in den Vorjahren vergeblich nach den entsprechenden  Belegen…Ablage KANN gut sein…muss aber nicht…(Eine der Regeln lautet: keine Buchung ohne Beleg).

Das Ergebnis sind Zahlen die NIEMAND mehr wirklich kennt oder deren Entstehung erklären kann…. Ein absolutes Desaster in meinen Augen und für mein Verständnis. Wir jonglieren in 3 verschiedenen Ledgern unterschiedliche Wertansätze….aber wenn die Controller die Regeln des HGB nicht kennen, wie wollen die die richtigen Wertansätze für den gesetzlichen Einzelabschluss ermitteln? Und wenn ein Hauptbuchhalter nicht mehr weiß wie die Wertberichtigung von Forderungen ermittelt wird….na dann Prost *hebt-das-Weinglas*

Was mich am meisten schockiert, ist die lapidare Vorgehensweise mit den unterschiedlichen Wertansätzen…und wenn mir selbst die Steuerfachfrau Buchungssätze vorgibt und sie dann sagt,  sie weiß nicht ob diese überhaupt richtig sind, bin ich entsetzt und sprachlos….und dann kommen im nächsten Monat die Anweisungen alles wieder zu stornieren und „anders“ zu buchen…der Vorschlag wie das „anders“ aussehen könnte, kam von meiner Kollegin und mir…

Jetzt verstehe ich warum Wirtschaftsprüfer in meiner alten Firma so gerne bei uns geprüft haben…meine Chefin und ich kannten (mit ein paar Ausnahmen) JEDE Buchung, konnten Auskunft geben warum die Zahlen gebucht wurden…und wie diese ermittelt wurden.

Hier werden per Mail Buchungsanweisungen aus der übergeordneten Steuerabteilung vorgegeben, die sich als nicht buchbar erweisen….und das sind nicht gerade kleine Beträge.  Hier löscht der Leiter vom Controlling einfach Monatsabschluss-Arbeiten der Buchhaltung,  die ihm unlogisch erscheinen…und ich habe insistiert das doch stehen zu lassen…oder auch gewisse gängige Bezeichnungen so zu belassen, weil sie für Buchhalter eben logisch sind…nicht jedoch für einen übergeordneten Controller…Kompetenz-Gerangel vom Feinsten.

….und wenn sich dann noch ein Controller bei zwei verschiedenen Buchhaltern Hilfe sucht,  um einen Ausdruck auf Geschäftspapier vornehmen zu können,  ist mein Verständnis von abteilungs-übergreifender Hilfestellung erschöpft. Für so einen Schwachsinn hab ich einfach keine Zeit.

Und wenn dann meine Kollegin aus der Buchhaltung  auch noch anfängt mich zu gängeln…sorry, den Zahn hab ich ihr gleich gezogen…über das Thema haben wir gestern gesprochen, ich mache das…ich weiß was ich wo machen muss….das muss sie mich heute (sie ist nicht meine Chefin) nicht nach der Erledigung fragen…hab entsprechend geantwortet, das wir das doch gestern besprochen habe, das in meinen Verantwortungsbereich gehört…ich WEIß was ich machen muss, sie sich keine Sorgen machen soll…ich mich aber aufgrund unser prekären Personaldecke dafür entschieden habe, wichtigere Dinge vorzuziehen…lol.

Soooooo …. das ist der Frust den ich gerade versuche mit Wein herunter zu spülen…und ich weiß es funktioniert nicht…aber der Wein schmeckt trotzdem.

Langsam muss ich mich fragen ob das die richtige Firma für mich ist….kann und will ich hier tatsächlich arbeiten? Eine Erkenntnis habe ich gewonnen: ….meine alte Firma war echt super organisiert…das lag an genau 3 Personen: unser kaufmännischen Leitung, der Innendienstleitung  und an Mir 🙂

 

 

 

 

 

Conroller versus Buchhalter

Der Tag heute bot im Job ein paar interessante Wendungen für die Zukunft.

Durch den angekündigten Weggang eines unserer Geschäftsführer  wie in meinem Beitrag „Schlecht Drauf – Teil 1“ beschrieben, wird es jetzt doch personelle Konsequenzen geben….

Es wird eine zusätzliche Stelle geschaffen um meine Chefin zu entlasten. Das ist ja WUNDERBAR… zum Glück  für mich, denn so wird die Mehrbelastung nicht auf unseren beiden Schultern abgeladen. Es wird eine zusätzliche Teamleiter-Stelle sein, die sich um das Controlling kümmern soll. DAS ist ein guter Plan. Denn eine kaufmännische Leitung sollte sich nicht mit dem „Tagesgeschäft“ eines Controllers beschäftigen müssen…immerhin mache ich mit meiner Teamleiter-Stelle auch das Tagesgeschäft für meinen Bereich.

Ich habe diese Änderung freudig begrüßt und  glaube damit hab ich meine Chefin etwas überrascht. Ich glaube sie hat erwartet, was ich keine „Konkurrenz“ haben möchte…lach. Da das Controlling in unserem Hause schon immer einen wesentlich höheren Stellenwert hat, als die Buchhaltung gehe ich davon aus, das die Teamleitung Controlling im Endeffekt mehr zu sagen hat, als ich…aber das stört mich nicht.

Ich weiß was ich kann und was mein Job ist und in erster Linie bin ich dafür verantwortlich das mein Bereich funktioniert, wir alles rechtzeitig fertig bekommen was mit dem Einzelabschluss zu tun hat, das der Bestell- und Rechnungsworkflow funktioniert und die UST-Themen klar sind…Das ist mein Bereich und  da lasse ich mir auch nicht die Butter vom Brot nehmen.

Mit Planung, Forecasts, Plan-Ist-Vergleichen, Kostenstellen-Umlagen und Auswertungen von Innenaufträgen hab ich eh nichts zu tun. Controller rechnen mit vollen Tausend-EUR…Buchalter mit zwei Stellen hinter dem Komma genau….