Schlagwort: Zeitpuffer

so viel Ignoranz

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!)

Sooo jetzt ist es also soweit, Morgen ist Heiligabend…und die Woche war echt demotivierend.

Bei der firmeneigenen Bescherung am 18.12., lobte der GF, wie toll ALLE gearbeitet hätten und das wir jetzt ALLE In Weihnachtsurlaub gehen, runterfahren und zur Ruhe kommen können, so das es mit neuer Kraft im neuem Jahr weiter gehen kann. Eigentlich meint er ja nicht alle Abteilungen, sondern nur SEINE Planungsabteilungen.

Ich konnte bei so viel Einseitigkeit, mal wieder nicht meine Klappe halten, weil es so einfach nicht stimmt….nicht ALLE Abteilungen können sich Ausruhen. Aber auf meinen kleinen Einwand, das eben das Controlling gerade jetzt die herausforderndste Zeit hat, bekam ich nur eine gereizte Entgegnung, die zeigt, wie wenig ihn unsere Abteilung überhaupt interessiert. Wieder einmal bestätigt es sich, das er sich gar nicht vorstellen kann, was wir eigentlich den ganzen Tag machen und transportiert diese Ignoranz offen sichtbar in alle anderen Abteilungen.

Ich war an dem Montag mit Kopfschmerzen ins Büro gegangen und immer noch leicht angeschlagen, also hat mich diese Aussage sehr getroffen. Und wieder ärgere ich mich, das ich nicht einfach stumm geblieben bin…ich weiß ja, wie er tickt, in seinen Augen zählen nur Planung-und Entwicklung. Das es auch noch aktive Abteilungen gibt, wie Technik und Buchhaltung blendet er aus, wir sind nur lästig, weil wir immer wieder darauf drängen, das Termine und Formalien der Verwaltung eingehalten werden….das finde ich aber ungerecht, uns hier einfach unter den Tisch fallen zu lassen…wo wir ja nur mit wenigen Personen im Raum waren…die Techniker bleiben solchen Terminen sowieso meistens fern.

Normalerweise stehe ich über solchen Dingen, aber wie gesagt, ich war noch nicht ganz fit.

Auch die nächsten Tage blieb mir mehr als einmal die Luft weg:

  • mein dänischer Chef hat das zeitlich kritische Thema, wo ich ihn um Unterstützung gebeten hatte, nicht mehr ins Rollen gebracht – er ist in Urlaub gegangen
  • nicht ohne vorher noch, am 21.Dezember weitere schriftliche Anweisungen an alle Controller zu verschicken, das wir zu den bisherigen Daten und Dateien im Jahresabschluss noch zusätzliche ausführliche Excel-Listen ausfüllen müssen, damit wir es dem Konzern-Controlling leichter machen….momentmal…davon war vor einer Woche bei unserem Termin noch gar nicht die Rede.
  • eine Teamleiterin in DK hat erst 2 Tage vor ihrem Weihnachtsurlaub fest gestellt, das es für ein neues Bankkonto bei einer dänischen Bank, noch gar kein Online-Banking gibt…ich frage seit Ende Oktober immer wieder genau danach…und mache sie darauf aufmerksam, das ich das Konto nicht benutzten kann. Sie hat es einfach ignoriert.
  • die andere Teamleiterin in DK, die für die Einrichtung der Konten bei deutschen Banken zuständig ist, schreibt auf meine Mail, das ich auch dieses neue Bankkonto nicht benutzen kann, nur zurück: ja ich sehe es auch nicht. Punkt und Ende der Mail….JA? und was sagt uns das jetzt? Genau das sie sich darum kümmern muss….nett wie ich bin, rufe ich bei der Bank in Deutschland an und der Herr ist etwas umständlich in der Erklärung…ich gebe die Infos auf English weiter und nun will die Kollegin mit mir darüber diskutieren, das es so nicht stimmt….ich blocke ab, sie soll sich doch bitte selber an die Bank wenden…das ist ihre Aufgabe. Meine Aufgabe ist es, die Konten anschließend zu benutzen…wenn ich sie dann endlich im den Banking-Programmen sehen kann.
  • Die Finanzierungabteilung fragt nach, wie wir denn bisher die Rechnungen bezahlt haben, so ganz ohne Bankkonto und sie möchte die Nachweise haben….hahaha – jaaa das möchtest Du wissen was? Na Ihr habt mir das doch eingebrockt. Ich rede seit Monaten davon, das wir für diese Gesellschaften endlich Bankkonten benötigen, aber nein, die Finanzabteilung hatte es nicht so eilig. Da hab ich eine Besonderheit in dem Firmenkonstrukt zur Hilfe herangezogen…alles wurde rechtzeitig bezahlt. Ich habe also beschlossen mich nicht weiter aufzuregen, die Antwort schicke ich ihr erst nach Weihnachten…ich hab genügend anderes zu tun und da die beiden Teamleiter jetzt auch in Urlaub sind, wird das eh nichts mehr mit den Konten in diesem Jahr.

Manchmal fühle ich mich echt veräppelt und als ich der Kollegin Svea davon erzählt habe, liefen mir gleich mal wieder ein paar Tränchen über das Gesicht….so angespannt war ich. Sie selbst kennt das mit anderen Abteilungen in der Zentrale und wir sind uns einig, das Wort „hygge“ bedeutet oft nicht nur „entspannte Freude“, sondern eher: „entspannte Freude durch Ignoranz“…einfach so lange das Notwendige ignorieren, bis es nicht mehr weiter zu ignorieren geht.

Ich arbeite wirklich gerne und gerne auch viel…aber wenn ich Dinge nicht selber in der Hand habe, sondern auf Kollegen angewiesen bin, die nicht aus dem Quark kommen, dann fühle ich mich echt sabotiert.

Also hab ich mich im Büro und auch im Homeoffice zurück gezogen und mache das, was ich am Besten kann…ich arbeite vorausschauend, plane die nächsten Arbeitsschritte und bereite alles soweit vor, wie es eben möglich ist…ziehe andere Arbeiten vor (wo ich schon alle Unterlagen habe), verschiebe anderes nach Hinten (wo noch etwas fehlt), blocke nicht zeitkritische Zusatzarbeiten für den Januar ab (keine Zeit dafür), bereite Dateien vor und baue mir so erneut einen Zeitpuffer auf, um bis Ende des Monats und bis Mitte Januar genügend Spielraum für die vielen Abgabetermine zu erhalten…oder zumindest um auf noch weitere unvorhergesehene Probleme reagieren zu können.

Jetzt bin ich wieder ruhig und auch zufrieden mit mir und meiner Arbeit, zumindest mit dem Teil, den ich zu verantworten habe. Und den Rest - den ignoriere ich jetzt auch mal

unentspannte Woche

Die Woche hat an meinen Nerven gezerrt…ich kam gut voran mit meinen Abschlüssen…solange bis sich mal wieder unser wichtigster Report verabschiedete….Ich wäre voll im Zeitplan geblieben, aber seit Donnerstag funktioniert das Programm für den Report nicht mehr…und die IT hat bisher keine Lösung.

Ich habe also bereits weitere 5 Abschlüsse die eigentlich fertig sind…die ich aber nicht reporten kann….das ist nervig und hat mich schon so einige Stunden gekostet, in denen ich nur hilflos vor den Bildschirmen saß und den ITlern bei der Arbeit zusehen konnte.

Währenddessen kann ich ja nichts anders arbeiten…das war nicht gut für meinen Zeitplan, der ja auch in dieser Woche straff durch getaktet war…natürlich haut das Tagesgeschäft mit eiligen Dingen immer wieder dazwischen und so war mein restlicher Zeit-Puffer durch die Steuertermine und Zahlläufe bereits am Mittwoch aufgebraucht.

War ja klar, sobald ich wieder Vorort im Büro arbeite, funktioniert das nicht gleich nicht mehr so gut mit der Zeiteinteilung…aber es wäre ja auch unhöflich gar keine Unterhaltung mehr mit den Kollegen zu führen.

Der IT-Kollege aus der Zentrale hatte sich am Freitag auch irgendwie nicht richtig auf mein System aufgeschaltet…auch da funktionierte einiges nicht…und auch er wurde ungeduldig…bis ich den Vorschlag machte, es auf Montagmorgen zu verlegen….wenn er wieder im Büro am „richtigen“ PC sitzt und sich vernünftig aufschalten kann….dann schiebe ich die Reports für diese nicht ganz so wichtigen Firmen, zugunsten meiner noch nicht fertiggestellten 2 Abschlüsse, die ich am Freitag abgeben sollte…die sind wichtiger…und weil hier noch der 2.Controller nachgeschaltet ist, brauche ich für diese Firmen den Report nicht. Erleichtert hat er zugestimmt.

Die Firmen hab ich dann aber trotzdem nicht mehr komplett fertig bekommen…aber die Kollegin (2.Controller) ist selber noch mit ihren anderen Abschlüssen beschäftigt, so kann ich ihr die Daten ebenfalls Montagmorgen schicken.

Ich hab also solange im Büro verbracht, bis ich fast alles fertig hatte…bei der 2. fehlt noch die Verprobung und die Endkontrolle. Dann ging es bei mir aber nicht mehr…

…ich war ja nicht alleine Büro, der Controller war auch da und auch er war gestresst, weil er seinen Jahresabschluss fertig machen wollte, er mit der Verarbeitung der Daten aber nicht voran kam und er in der kommenden Woche in den Urlaub geht. Er murmelte also die ganze Zeit vor sich hin: ja … ne …ach …hmmm…so….aha….wie denn…soooooo…na dann….

Wir hatten für diesen Tag vereinbart uns nicht zu unterhalten, damit wir konzentriert arbeiten konnten, aber sein ständiges Gemurmel ging mir auf den Senkel und das trotz Kopfhörer. Auch ein dezenter Hinweis brachte nichts….er merkt sein Gemurmel ja nicht einmal.

Ich hab dann beschlossen nach Hause zu gehen, da war es aber auch schon nach 17 Uhr und war damit knappe 10 Stunden im Büro anwesend (teilweise ja wartend wegen der IT-Probleme) …den Rest mache ich dann noch am Wochenende…ca. 1,5 Stunden brauche ich dafür.

Ab kommender Woche sind meine beiden Kollegen in Urlaub, d.h. ich muss alle Tage ins Büro fahren und mich um die Post usw. kümmern…und gleichzeitig noch die restlichen Abschlüsse fertig bekommen und dann hoffen das ich für alle die Reports erstellen kann….dann ist der Spuk mit den Halbjahres-Abschlüssen erst einmal wieder vorbei.

Meine Taktik für diese schnellen Abschlüsse war schon gut….und hat mich auch insgesamt gut durch die Zeit gebracht…aber ich habe auch gemerkt, an welchen Stellen ich noch mehr vorbereiten und wie ich es mir noch einfacher machen kann…ich hatte mich in der Vorbereitung zu sehr auf die eiligen Abschlüsse in der 1. Woche konzentriert…und dadurch für die Nachfolgenden dann zu viel Zeit gebraucht….Zum Glück brauche ich die 23 Abschlüsse nur 2x im Jahr zu erstellen….für die Quartalsabschlüsse sind es aktuell nur 7 um die ich mich Anfang Oktober kümmern muss.

Bis dahin habe ich Zeit alles Liegengebliebene aufzuarbeiten und vorzubereiten. Alles wird gut.

Zähhhhhhhhh

Beruflich läuft es etwas zäh…und selbst die gelassenen Kollegen aus der Zentrale sind nicht mehr so „hygge“. Nachrichten werden neuerdings öfter nicht einmal mehr mit Anrede oder Grußformel am Schluss versendet, Smileys viel seltener genutzt….ausgetauscht wird nur noch der notwendige Inhalt…das Menschliche lässt rapide nach.

Ich habe Antennen für diese Art von Veränderungen im Verhalten von Menschen und mache mir so meine Gedanken. Z.B. wenn mein Chef mir um 23.29 Uhr eine Mail geschrieben hat und ich sehe das er um 7.04 Uhr schon wieder online ist und auf meine Antwort sofort reagiert….verschiedene Kollegen fast erschrocken Fragen zur Klärung von Sachfragen abblocken, weil sie keine Zeit mehr haben und eine Kollegin im technischen Bereich ihre Fragen und ihren Frust bei mir abläd und vorwurfsvoll meint: DU bist doch der Controller.

Ja – das in ich…Controller und kein Hellseher. Ich kümmere mich um das buchhalterische Zahlenwerk für das Projekt – aber an der Planung 2011, wo auf einem Grundstück nun die Zuwegung zu unserer Anlage genau liegt und wer welche Pflichten übernimmt, war ich nun wirklich nicht beteiligt und diese Information brauche ich auch für meine Arbeit nicht……ich hab dann mal den Kontakt zum damaligen Projekt-Manager empfohlen, ihr dann aber doch beim Suchen in der Datenbank geholfen.

Jetzt beginnen die 1/2 Jahres-Abschlüsse und für die Zentrale bedeutet es sogar: Jahresabschluss…die heiße Phase beginnt…und überall tauchen neue Probleme auf….ist eines gelöst, kommen zwei neue hinzu.

Dabei hab ich Glück, das ich bereits vorher einen kleinen Zeitpuffer herausarbeiten konnte…aber wenn das so weiter geht, ist dieser verbraucht, bevor ich auch nur in die Nähe meiner Abgabetermine komme…

Okay: Challenge accepted …. na klar schaffe ich das trotzdem..

Zeit-Management – Zeitpuffer

Wie bereits Anfang der Woche erwartet, war diese Woche beruflich auch etwas anspruchsvoller….aber ich liege ganz gut im Zeitplan.

Mein Prinzip mit dem Erarbeiten von „Zeitpuffern“, indem ich Dinge vorarbeite, schon Machbares vorbereite und konsequent meine Ablaufpläne aktuell halte und alle Gesellschaften und Termine immer im Blick behalte, bringt mir die nötige Gewissheit, mit einigen ungeplanten Adhoc-Arbeiten, nicht gleich mein ganzes Zeit-Management zusammen brechen zu lassen.

Bereits einen Tag vor dem Abgabetermin möchte ich die Daten fertig haben….also muss ich bereits 2 Tage vor Abgabetermin alle Daten von Externen und Kollegen angefordert haben, spätestens….

So hatte ich Dienstag alle Daten für die 1.Gesellschaft da und konnte Mittwoch alles verarbeiten und mit den dänischen Kollegen abstimmen…..und Donnerstag hatte ich immer noch den ganzen Tag Zeit, alles noch einmal in Ruhe quer zu checken…den Report zu starten und zu verschicken….das dauert aber nur 1-2 Stunden..

Ich mag dieses Quer-Checken am nächsten Morgen,, …dann wenn der Geist noch frisch ist. Wenn ich bereits den ganzen Tagen tief in den Daten und den Dateien stecke, übersehe ich vielleicht etwas….und falls mir dann noch etwas am nächsten Tag auffällt, hab ich noch genügend Zeit es innerhalb der Frist (des gleichen Tages) zu korrigieren.

Der dänische Report läuft inzwischen bei mir richtig gut, nachdem der Kollege aus dem Helpdesk Anfang des Jahres so lange nach einer Lösung gesucht hatte…UND ich hab inzwischen eine Anleitung erhalten, falls der Report doch mal wieder aus meinem System verschwindet: HIlfe zur Selbsthilfe – das ist toll.

Hab freudig dem Controller von der Anleitung erzählt, aber er will die gar nicht haben….er möchte, das das Helpdesk diese Arbeit macht….hahahah….na gut , aber dann soll er sich das nächste Mal nicht beschweren, wenn es nicht funktioniert und das Helpdesk nicht erreichbar ist.

Ich bin lieber autark – das spart Nerven und Zeit, dauert die „Reparatur“ mit der Anleitung doch nur 3-5 Minuten….hab inzwischen mehrere solcher leichten kleinen Anleitungen erhalten…die mir schon ein paar Mal geholfen haben, meine IT-Problemchen selber zu lösen.

kurzeitiges Abenteuer – ohne Wohnung

Na zumindest hab ich gestern mein Auto in Bewegung gebracht.
Wieder in die norddeutsche Kleinstadt die mein neues Zuhause wird, 500 km im Auto ….ganze 7,5 Stunden war ich unterwegs….von Frankfurt bis Salzgitter lief alles reibungslos….ab da ging es nur noch im Schneckentempo:
Baustelle – Unfall – Baustelle – Unfall – Baustelle……
Meinen Zeitpuffer von 2,5 Stunden (also für Pausen und Staus eingerechnete Extra-Zeit) habe ich bis auf 4 Minuten aufgebraucht….also ich war gerade noch PÜNKTLICH zur Wohnungsübergabe. Da war tatsächlich eine mühselige Fahrt .
Bei der Begehung zur Protokoll-Erstellung hab ich gesehen wo ich noch mit der Farbrolle rüber muss: Vor allem im Wohnzimmer an den Schrägen wo meine Couch hinkommt…das mache ich dann noch rechtzeitig bevor die Möbel anrollen.
Mit meiner neuen Vermieterin hab ich mich nett und entspannt unterhalten…..ich darf auch auf dem Balkon grillen, wenn ich es nicht übertreibe (also nicht täglich), ich darf mein Vogelhäuschen aufstellen (Sie hat selber eines) und ich darf auch meine Wäsche auf dem Balkon trocknen. Für mein Fahrrad hat sie mir den Schlüssel zum Gerätehäuschen gegeben.
So hier läuft also alles.
Und in den letzten Tagen habe ich auch die Einzelheiten zur Übergabe meiner jetzigen Wohnung geklärt…Die Nachmieterin übernimmt die Waschmaschine und noch ein paar Dinge auf die wir uns geeinigt haben. Auch der Termin der Wohnungsübergabe ist zwischen den Vermietern, der Nachmieterin und mir geklärt…ebenso wer was wann zu zahlen hat. Meine Sorgen in dieser Hinsicht lösen sich langsam in Wohlgefallen auf…
Bis auf….
Ich hab in meiner gesamten Planung tatsächlich EINEN Fehler gefunden….Für die Übergangszeit zwischen Wohnungsübergabe und letztem Arbeitstag hab ich ja eine Ferienwohnung angemietet….dabei habe ich aber übersehen das mir für die 1 .Nacht zwischen Wohnungsübergabe und Bezug der Ferienwohnung eine Nacht fehlt…
Wie blöd…..
…na und damit ich nicht eine Nacht im Auto schlafen muss …. GRINS– hab ich kurzerhand ein Hotelzimmer für eine Nacht gemietet…Es scheint zu der Zeit auch keine Messe zu sein…das Zimmer ist bezahlbar, um nicht zu sagen günstig (da ich dort öfter schon Zimmer für unsere Wirtschaftsprüfer buchen musste, weiß ich wie teuer die sonst sein können).
Ich werde also wie ein Nomade alle meine Sachen die ich NICHT mit dem Umzugswagen gen Norden schicke, in meinem Auto mitführen…das Auto bleibt für diese eine Nacht in der Firmen-Garage und nur mit einem kleinen Koffer gehe ich dann ins Hotel….Für die dann folgenden Wochen werde ich eine Ferienwohnung beziehen…dafür hab ich dann die entsprechenden Dinge in meinem Auto. Alles war man für ein paar Wochen braucht.
Klingt umständlich? Ich finde es lustig und auch spannend…und zu guter Letzt spare ich auch noch Geld UND es ist komfortabler als in einer leeren Wohnung zu leben. Meine Möbel müssen ja wie schon geschrieben schon etwas früher umziehen, damit es mich finanziell nicht umhaut.