Schlagwort: Arbeitskram

Brutto oder Netto … das ist hier die große Frage

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Auch nach dem Besuch von Schwester+Schwager war ich angespannt, denn mir fehlten für den Quartalsabschluss jetzt ca. 1,5 Arbeitstage. Freitag war ja der Feiertag und Donnertag hab ich auch nicht soo viel gearbeitet.

Es war also klar, ein wenig musste ich die Zeit aufholen…das war aber komplett okay- das hat mich nicht gestresst, wenn inzwischen weiß ich ja, was und wie ich die Daten für die neuen Quartalsabschlüsse bekomme, aufbereiten und melden muss. Das hat prima funktioniert – und so habe ich bereits am Dienstagmorgen die LETZTE Gesellschaft fertig hochgeladen. Sehr schön.

Was mich wirklich gestresst hat, waren mal wieder die Anforderungen unseres externen Investors….und der Kollegin aus der Finanzierungsabteilung…Beide zum nahezu selben Thema. Aber dazu hatte ich einfach keine Zeit, also habe ich zurück gemeldet, bis wann ich die geforderten Daten spätestens fertig haben werde – Soooo jetzt hatte ich etwas weniger Druck.

Auch das Thema mit der Implementierung des dafür notwendigen Bankkontos in unser System, war ich einen Schritt weiter: da ich da nur durch einen blöden Zufall mit hineingerutscht bin, habe ich das gemacht, was alle immer bei uns machen: Ich habe die Verantwortung dafür weitergeleitet – dafür haben wir tatsächlich eine eigene Abteilung – sollen die sich auch darum kümmern. Sooo – noch etwas weniger Druck.

Inzwischen hatte ich aus dieser Abteilung auch eine Rückmeldung erhalten…also das Procedere hat sich noch einmal komplett verändert….Wir „Controller“ bekommen jetzt keinen „normalen“ Zugriff mehr auf die neuen Bankkonten (weder in DE noch in DK), sondern nur noch eine ganz bestimmte eingeschränkte Variante, so das wir immer gezwungen sind, ausschließlich über unser neues Buchhaltungssystem Zahlungen zu generieren. Damit soll verhindert werden, das man kurzfristig schnelle und kurzfristige Überweisungen manuell tätigt.

Und sie sind sich bewusst, das ich das neue Konto aktuell noch nicht benutzen kann…na immerhin etwas.

Aber war nutzt mir das Verständnis, wenn ich gerade gar keine Möglichkeit habe Überweisungen zu tätigen? Bisher konnten wir mit dem „Vollzugriff“ auf Bankkonten wenigstens noch eilige Dinge selber regeln (natürlich immer mit 2. Unterschrift) und der Investor, sowie auch die Bank, drängeln das wir die Vorfinanzierung jetzt abschließen und rückabwickeln – dazu brauche ich jedoch auf irgendeine Art den Zugriff auf das nun zugeteilte kfw-Darlehn. Aber Pustekuchen.

Na gut – auch das ist etwas, was ich jetzt hinnehme – wie immer gilt: Melden befreit und ich kann dem Investor mitteilen – sorry, liegt an der Zentrale.

Aber ich kann zumindest schon mal die Daten zur Vorfinanzierung zusammenstellen. Normalerweise ist das einfach, aber nicht hier: den bis Anfang des Jahres wurde diese Gesellschaft aus der Zentrale betreut, mit dem alten dänischen Navision – auf das ich keinen Zugriff habe.

Na klar habe ich die Netto-Werte der bisherigen Investition, aber ich brauche die Bruttowerte. Also musste ich mir die Daten rückwirkend ab 2023 aus unserem Rechnungsportal holen: Einzeln – Rechnung für Rechnung. Über das Kfw-Darlehn dürfen zwar auch nur Netto-Werte abgerufen werden, aber um die Rechnungen Brutto bezahlen zu können, haben wir natürlich die Bruttowerte als internes Vorfinanzierungs-Darlehn aufnehmen müssen.

Das bisherige Darlehn müssen wir also Brutto zurück zahlen, während wir es uns nur Netto vom neuen Darlehn holen dürfen. Der Rest ist die MWST und die müssen wir eben vom laufenden Konto nehmen und das muss ich dem Investor nachweisen.

Aber um die Werte auf Richtigkeit zu prüfen, muss ich die Vorsteuerbeträge aus jeder Rechnung kennen. Nur so kann ich sicher sein, das die gebuchten Werte auch tatsächlich richtig verbucht wurden. Natürlich stimmte nicht alles…wäre ja auch zu schön gewesen. Aber ich habe es abgestimmt bekommen. Soooo – wieder ein Problem weniger.

Nur die Diskussion mit der Kollegin aus der Finanzierungsabteilung, die hätte ich mir gerne geschenkt…denn immerhin hatten wir die GLEICHE Diskussion schon vor ca. 2 Jahren, bei dem 1. Projekt das wir zusammen hatten. Ihre Fragen und meine Antworten waren genau gleich ….hahaha ich hatte die alten Mails noch und genau wie beim letzten Mal hat sie meine Aussagen durch eine Dänische Kollegin verifizieren lassen….hahaha ratet mal: mit dem GLEICHEN Ergebnis. Das mit dem Brutto-Netto-Vergleich war und ist auch weiterhin richtig so.

Aber nun gut – außer das wir Zeit verschwendet haben, ist ja nichts passiert – ich habe alle Werte an die Finanzierungsabteilung gemeldet und auch das ich noch keinen Zugriff auf die neuen Konten habe. Für mich ist das Thema damit erst einmal erledigt….und JETZT kann ich mich noch an die letzte Aufgabe des externen Investors machen, er möchte wissen wieviel Geld wir problemlos ausschütten können, wenn die Vorfinanzierung rück-abgewickelt ist.

Jetzt habe ich eine Basis, um auch das zu berechnen – mein Abgabetermin dafür ist Montag. Den restlichen Cashflow bis Ende des Jahres zu ermitteln, ist jetzt kein großes Thema mehr. Der noch aktive Windpark wird ja gegen Ende des Jahres abgerissen…und der Bau der beiden neuen Turbinen für das Repowering-Projekt läuft so langsam an.

Ein chaotischer Tag

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs)

Über manche Tage kann man sich einfach nur wundern. Was ist denn nur heute los?

Mitten während eines 2er Meetings fing es mit einem Strom- und Internet-Ausfall im Homeoffice an…es dauerte dann ca. 20 Minuten bis alles wieder da war….während der Zeit hab ich dann das Teams-Meeting in ein Handytelefonat umgeändert, das ging ja noch.

Da nicht nur bei uns im Haus alle stumm blieb, sondern auf einmal auch die Baustelle an der Privatbahn hinter dem Haus, nehme ich an, das da wohl Jemand ein Kabel gekappt hatte..

Mails die ich zuvor noch mit einem Auge auf meinem Handy gesehen habe, waren später weder im Handy noch im PC sichtbar…grummel….zum Glück waren es nur Interne, so konnte ich bei den Kollegen nachfragen.

Unsere neue Kollegin ist immer noch krank und bleibt es auch noch ein paar Tage, der Controller ist immer noch in Urlaub und ich versuche mit halber Kraft (bin ja auch noch nicht wieder gesund) alles irgendwie am Laufen zu halten und komme dabei nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

Die Kollegen schicken haufenweise Rechnungen, stellen Fragen und kämpfen mit Dingen, wo sie hoffen, das ich helfen kann – sorry aber das sind nun wirklich nicht meine Themen….aber auch das hält natürlich auf.

Damit es aber gar nicht erst langweilig wird, stelle ich fest, das die Firma des Controllers nicht über genügend Geld verfügt, ich muss also auch noch intern Geld anfordern, na prima – das dauert immer ein paar Tage…dann kommt auch schon die externe große Zahlungsdatei und ich schaffe es nicht, sie ordentlich in die Bank einzulesen….es kommt immer eine Fehlermeldung.

Nein – bitte nicht – ich frage bei der Kollegin nach, die fordert die Datei noch einmal von extern an…zum Glück bekomme ich die neue Datei direkt und auf einmal geht es – was für eine Erleichterung…ich wäre nur sehr ungern die Schuldige, wenn die Gehälter diesen Monat nicht rechtzeitig bezahlt werden würden.

Ein Kollege hat Probleme mit dem Rechnungsprogramm – aber die Fehlermeldungen stimmen einfach nicht…was ist das für ein Programm, indem einfach irgendeine Fehlermeldung erscheint, aber die Meldung nicht die Ursache des Problems beschreibt….das ist doch widersinnig: zum Glück kenne ich schon sehr viele Fehlermeldungen und was sie auslösen – diese hier war absolut unsinnig. Aber ich ahnte bereits was das Problem sein könnte …kam aber nicht mehr in die Rechnungen hinein – die waren gesperrt und blieben es auch noch stundenlang, obwohl der Kollege beteuerte überhaupt nicht mehr im System zu sein.

Irgendwann am Nachmittag hab ich es dann geschafft in die Rechnung zu kommen und tatsächlich…unser Rechnungssystem wollte das Rechnungsdatum nicht akzeptieren, weil es in der Zukunft liegt: vor dem 01.09. nimmt das System keine Rechnungen mit Datum 01.09. entgegen…so ein Mist. Na gut – dann ändere ich es jetzt ab und warte später, nach den Freigaben, mit dem Verbuchen bis zum 01.09. – dann ändere ich das Datum wieder zurück und uploade es erst dann in unser Buchungssystem.

Erfahrung ist wenn man gelernt hat, unter Umgehung der systemischen Einschränkungen, ein Programm dazu zu bewegen, das zu machen, was man braucht, um es letztlich richtig zu machen.

Irgendwann am Nachmittag hab ich meinen Status auf „nicht stören“ geändert und mich endlich auf mein Settlement für eine Firma konzentriert….hier hatte der Direktvermarkter einige Korrekturen für die Vormonate vorgenommen und ich musste den gesamten Kram nachträglich neu aufteilen, um dann die Gutschriften für die einzelnen Firmen ebenfalls zu korrigieren und um was für immense Beträge handelte es sich: 2,54 / 0,45 / 70,45 EUR…ich weiß ja nicht – größere Beträge machen mir doch irgendwie mehr Spaß.

Aber letztlich war ich froh und zufrieden, diese 3 Monate jetzt schon korrigieren zu können und zwar zeitnah und jetzt und nicht, wenn es zum Quartalsabschluss wieder zeitlich eng wird. Hoffentlich wird das jetzt nicht zur Regel mit den Korrekturen bei Abregelungen.

hmmm muss ich noch erwähnen, das mein Drucker dann kurz vor Schluss auch nicht mehr wollte….erst wollte er nur neuen Toner und als das erledigt war, forderte er auch eine neue Trommeleinheit….seufz…zum Glück hatte ich die schon griffbereit hier liegen.

Hoffe der morgige Tag wird wieder ruhiger 😉

Alles hat Vor- und Nachteile

Die Kollegen aus der Zentrale scheinen auch langsam (endlich) aus der Sommerpause aufzuwachen…es wird unruhiger…es kommen sogar neue Anweisungen bei mir an…allerdings nicht die Aufhebung derselbigen nur einen Monat später.

Erst als mich die Frage einer übergeordneten Abteilung erreichte, wie ich denn auf diese Vorausberechnungen komme, wurde ich hellhörig und hab mal in meiner Abteilung nachgefragt. Antwort der Verantwortlichen: Ohhh sorry, wir haben vergessen Dich zu informieren. AHA – na danke auch…ist ja nicht das Erste Mal und eigentlich wurde mir versprochen, dass so etwas nicht mehr vorkommen wird.

Über die Effektivität meiner Arbeitszeit muss ich so nichts mehr sagen….hab ich doch mal wieder fast einen Tag vergeudet, weil ich das Thema für alle Gesellschaften neu berechnen musste und die Formulare überarbeitet werden mussten…aber das passte trotzdem noch locker in meinen Zeitplan…dachte ich zumindest.

Aber dann kam es Schlag-auf-Schlag: Probleme mit dem Wechsel eines Finanzamts – der Wirtschaftsprüfer weiß auch nicht, was die da gemacht haben, Probleme mit den Hauptzollämtern und das leidige Thema: Stromsteuer,

Dann ein anderes Thema: Die Wirtschaftsprüfer wollen jetzt doch nicht die ausgiebig debattierte Lösung mit den neuen Verträgen. Alles soll einfach so weiter laufen….nichts mehr übrig von der vorher propagierten Meinung: wir müssen uns jetzt im Vorfeld darauf vorbereiten. Mein Chef den ich um Zustimmung, bzw. Klarstellung bei mehreren Themen bat- doch der findet einfach keine Zeit für eine Antwort.

Und von mehreren Kollegen aus den deutschen Standorten hab ich das auch schon gehört, was ich selber erlebe: Niemand hat mehr Zeit zum Arbeiten: es wird nur noch Meeting an Meeting gereiht.

Ich bin zwar ziemlich zufrieden, nur an wenigen Meetings teilnehmen zu müssen – aber wenn auf der anderen Seite durch diese vielen langen Teams-Meetings, Niemand mehr Zeit hat, die besprochenen Themen auch umzusetzen oder die Quintessenz daraus an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten, dann betrifft mich das auch.

Es war also eine eher mühselige Woche…aber letztlich bin ich dann doch froh, so weit weg von der Zentrale zu sein…ich hab es echt immer noch sehr gut – stehe nicht so im Fokus (deshalb werde ich bei Infos öfter mal vergessen) und hab dadurch die meiste Zeit meine Ruhe.

Hilfestellungen, Anspruchsdenken und ein User-Manual

(Achtung – hier geht es nur um langweiligen Arbeitskram 😎)

Entgegen meinen sonstigen normalen Arbeitsroutinen, war ich Montag im Büro und erst die nächsten 2 Tage im Homeoffice…witzig ist, wie ich meine Kollegen mit solchen Aktionen verunsichern kann hihihi…aber der Controller war am Montag in Urlaub und so bot es sich an, ins Büro zu fahren.

Lustig war eines meiner Teams-Meeting mit 4 Personen und 3 Sprachen…einer meiner Kollegen In Brandenburg spricht nur Deutsch, versteht aber etwas Englisch, mein Chef spricht Englisch und Dänisch und versteht nur etwas Deutsch, ich spreche Deutsch und Englisch (und verstehe ein gaaanz klein wenig Dänisch) und unser Wirtschaftsprüfer spricht: Dänisch, Deutsch und Englisch.

Wir haben also zuerst (ohne meinen Chef) auf Deutsch gesprochen, ich hab meine Lösung noch einmal vorgeschlagen und der Wirtschaftsprüfer hat zugestimmt..dann hat er es auf Dänisch meinem Chef erklärt und sich unmittelbar danach verabschiedet.

Im weiteren Verlauf zu Dritt, hab ich mit meinem Chef in Englisch gesprochen und es später noch einmal meinem Kollegen auf Deutsch erläutert, weil er nicht alles verstanden hatte.

Fakt ist: wir haben für das dringendste Problem eine Lösung gefunden…und für spätere weitreichendere Probleme, wird noch an einer Lösung gearbeitet. Jeder trägt ein Stück dazu bei und mein Chef war froh, das wir ein weiteres Thema vorerst vom Tisch haben….jetzt ist unser Rechtsbeistand daran, die Lösung in einen Vertrag zu gießen.

Zum Glück ist das mein deutscher Kollege Vorort der so herrlich unkompliziert an die Sache geht, so dass ich ihm relativ zügig die Problematik und unseren Lösungsansatz erläutern konnte…das Ausformulieren übernimmt er dann. Er kümmert sich…und das ist toll.

Der 2. Kollege, aus der gleichen Abteilung, ist dagegen kompliziert und unwillig sich mit den modernen IT-Systemen zu beschäftigen und fordert uns so, immer wieder heraus.

Vor 2 Wochen kam eine Mail von ihm mit dem Hinweis: „Da muss sich mal jemand drum kümmern“. Er zumindest hat es nicht getan und wir im Controlling haben uns auch nicht angesprochen gefühlt. Ich hatte die Sache dann auch schon längst vergessen, bis ich in meiner Eigenschaft als Key-User für das Programm Anleitungen zu verschiedenen Themen verschickt hatte…wohl gemerkt für das Handling des Programms….

…und prompt bekam ich eine Mail, das er doch schon vor einiger Zeit geschrieben hätte und sich das Thema aber immer noch bei ihm befände. Es ging aber nicht um das Handling, sondern um eine falsche Rechnung, die jedoch nicht meine Gesellschaften betraf..ich war also eindeutig der falsche Ansprechpartner: und genau das, hab ich ihm erläutert, sogar noch den ricthigen Ansprechpartner heraus gesucht und ihm den Ablauf erklärt, den er jetzt unternehmen KÖNNTE….wenn er sich nicht selber um das Problem kümmert.

Seine Antwort: Ach das ist ja sooo kompliziert….

Neee das Thema ist ganz einfach: wenn er eine Leistung bestellt, bekommt er die Rechnung auch zur Freigabe und wenn diese Rechnung für ihn nicht richtig ist, muss sich WER darum kümmern? RICHTIG – er selbst…denn wir können nicht wissen, ob die Leistung erbracht wurde oder der Betrag richtig ist….aber wenn er den richtigen Controller anschreibt und nett um Unterstützung fragt, dann übernimmt derjenige das auch bestimmt und kümmert sich auch darum…aber wir sind doch keine Lakaien die springen, wenn andere „Hüpf“ rufen, vo allem wenn es so lapidar und allgemein hingeworfen wird und man merkt, er will sich nicht mit dem Thema beschäftigen, lieber motzen. und rumkommandieren…dieses Anspruchsdenken ist hier absolut fehl am Platz.

Meine Antwort beinhaltete also diese Aussagen, wenn auch in etwas netterer Form und auch auf lustigere Art, aber eben mit einer klaren Botschaft…eine Antwort hab ich dauraufhin nicht mehr vpon ihm erhalten. hahaha.

Ansonsten habe ich in dieser Woche eine Online-Schulung zum Handling des Programms ,für die neuen Kollegen, abgehalten, habe ein User-Manual geschrieben und verteilt und insgesamt nur positive Rückmeldungen erhalten. Wenn ich Zeit habe, macht mir so etwas richtig Spaß, obwohl das nur eine meiner Zusatzaufgaben ist.

Aber nach einem Jahr stehen nun endlich alle Prozesse in der Software und nach einem erneuten Update hatte sich wieder einiges gerändert, so war jetzt der richtige Zeitpunkt ein komplettes User-Manual anzufertigen, damit die Kollegen sich eben auch mit der Software helfen können, wenn ich mal nicht da sein sollte.

Der Rest der Woche verlief dann auch wieder entspannt und ruhig und ich bin sehr zufrieden mit dem Wochen-Ergebnis.

Arbeitskram – selber organisieren

Die 3 Arbeitstage in dieser Woche waren – naja – irgendwie durchwachsen….ich fand erst kein richtiges System, um die neuen Anforderungen für die Quartalsabschlüsse in einem vernünftigen Ablaufplan umzusetzen. Aus der Firmenzentrale kamen natürlich keine konkreten Handlungs-Anweisungen…Und zuerst fand ich nicht einmal einen vernünftigen Rahmen und hab mich am Mittwoch lieber um die Tagesarbeit gekümmert….wohl wissend, das das keine so gute Idee war. Abgabetermin für die Quartalsabschlüsse: Freitagnachmittag!

Und Donnerstag war ich wieder im Büro in Hamburg…und außer einer ungefähren Idee, hatte ich immer noch keinen belastbaren Plan … musste mich regelrecht zwingen, jetzt endlich loszulegen, denn die Zeit lief mir davon.

Ich fing einfach mal an einer Stelle an und hab den Plan quasi entwickelt, während ich die 1.Gesellschaft abgearbeitet hatte. Danach stand der organisatorische Rahmen und es ging danach für die weiteren Gesellschaften schon zügiger. Ich hab es tatsächlich gerade noch rechtzeitig geschafft, alles fertig zu bekommen.

Das tat mir dann richtig gut…jawohl ab jetzt hab ich einen schnell abrufbaren und gangbaren Plan, den ich auch für alle weiteren Zwischen-Abschlüsse ebenfalls nutzen kann, ohne jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen.

Dafür musste ich allerdings unsere Jahresabschluss-Kontroll-Datei für jede Gesellschaft in Excel Neu-Basteln…denn alle Kontroll-Sheets waren einzig auf den Jahresabschluss ausgerichtet, unterjährige Abgrenzungen, Zwischen-Berechnungen und quartärliche Rückstellungen gibt es da nicht….aber genau die muss ich jetzt haargenau berechnen. Es war dann meine Entscheidung was ich mit berücksichtige, und was ich als nicht relevant vernachlässigen kann.

Lag der Fokus bisher auf nur auf 3 Kennzahlen, die unterjährig abgefragt wurden, waren die Anforderungen dieses mal schon weiter hoch-geschraubt und das wird garantiert noch nicht alles gewesen sein….ich kenne solche Salami-Taktiken.

Spätestens mit Ende diesen Jahres wird dann aus jedem „mal eben nebenbei Quartalsabschluss“ ein „kleiner Jahresabschluss“ werden….also ist es sinnvoll sich schon jetzt so zu organisieren, das ich die Arbeit daran nachvollziehbar erweitern kann.

Gestresst hat es mich aber eigentlich nicht…hab nur wenige Überstunden deswegen gemacht und mich auch nach Feierabend mit dem Thema nicht mehr beschäftigt.

DAS ist der große Unterschied zu früher: Feierabend ist Feierabend…das kann ich heute – früher hätte es mich in jeder Minute meines Feierabends beschäftigt und mich auch nachts vom Schlafen abgehalten…. hätte mich morgens ganz früh in die Firma getrieben und mich bis spätabends beschäftigt.