Schlagwort: Buchhalter

Einblicke in ein Buchhalter-Leben

….ACHTUNG ….nur langweiliges Arbeitszeugs …

Neu auftauchende berufliche Sachverhalte immer und überall mit dem erlernten Fachwissen abzugleichen, mit dem was ich in 35 Berufsjahren zu den Themen so oder so ähnlich schon mal hatte, und die daraus resultierenden Schlussfolgerungen immer auch zu hinterfragen ist mir so in Fleisch- und Blut übergegangen, das ich auch jetzt nicht einfach etwas still ignorieren konnte.

Denn das Thema Anlagevermögen gehörte immer schon zu meinen Lieblingsthemen….ich konnte also eine aus der Zentrale einzeilige Anweisung nicht einfach gehorsam ausführen. Denn diese Anweisung passte nicht – nicht mehr. Sollte am Anfang etwas gekauft werden, wird es jetzt geleast.

Also hab ich mich an meine deutschen Wirtschaftsprüfer gewendet und eine detaillierte Beschreibung des Sachverhalts gegeben, den Vertrag angehängt, die wichtigste Passage in die Mail kopiert, aufgezeigt wie ich es verbuchen würde und warum und um ihre Einschätzung gebeten.

Leider hat der WP meine Anfrage nicht genau gelesen und mir dieselbe Antwort gegeben, wie der dänischen Zentrale. Ich habe jedoch die Angewohnheit, eine für mich unlogische Anweisung noch einmal in einer Mail zusammengefasst zurück zu geben: „Okay – ich werde also die Buchung so vornehmen, obwohl die Anlage im Eigentum des Leasing-Gebers verbleibt“.

Danach erhielt ich einen Anruf…er hätte erst jetzt gemerkt, das es um Leasing geht und nicht mehr um einen Kauf….also da müssten sie jetzt noch mal ran….also das müsste noch einmal neu geprüft werden… mit dem Leasinggeber sprechen, den Leasing-Erlass noch einmal genau nachlesen usw… und unsere Dänische Zentrale informieren…immerhin betrifft das sehr viele Gesellschaften.

Der Controller war nicht begeistert, das ich mich mit dem Thema an die WP gewendet habe…also er hätte es lieber still und leise einfach verbucht ohne die Anweisung zu hinterfragen….ja – ich hätte ja auch nicht gedacht, das eine so große Welle daraus wird….aber ich kann in solchen Dingen einfach nicht über meinen Schatten springen, dafür fühle ich mich für das was ich da mache, immer noch verantwortlich.

Immerhin hat es Auswirkungen ob man etwas in den Aufwand oder ins AnlageVermögen verbucht.

Ich werde eben doch auch fürs Denken bezahlt und nicht fürs sture Abarbeiten.

Wein versus Frust

Wein versus Frust

Heute ist bei mir so ein Tag wo ich versuche meinen ungläubigen Frust zu ertränken….ich versuche es gerade mit einem Blanc de Noir vom Weingut Weitzel…oder anders ausgedrückt: ich betrinke mich gerade mit einem feinherben Weisswein….zum Wohl.

Der heutige Tag ist  ein Beispiel warum Firmen Bilanzen erstellen ohne deren Inhalt zu kennen. Es gibt tatsächlich Firmen das hat KEINER, weder Buchhalter, noch Controller mehr die Übersicht über die Zahlen…keinem ist bewusst WARUM und WIE die Zahlen erstellt werden, welche Regeln dahinter stecken und in welchen Fällen es Ausnahmen gibt…bestenfalls weiß jemand das er/sie die Zahlen ermitteln soll…warum und wie….vollkommen egal.

Es ist das Ergebnis der Arbeits-Diversifikation…Dadurch das an den Prozessen viele verschiedene Mitarbeiter, aus verschiedenen Abteilungen involviert sind, fühlt sich letztlich auch niemand mehr für die ermittelten Zahlen verantwortlich….und weil auch kaum jemand Lust hat, die Ermittlung der Zahlen zu dokumentieren…ist es nach Monaten und Jahren auch schwierig die Zahlen nachzuvollziehen…ich suche in den Vorjahren vergeblich nach den entsprechenden  Belegen…Ablage KANN gut sein…muss aber nicht…(Eine der Regeln lautet: keine Buchung ohne Beleg).

Das Ergebnis sind Zahlen die NIEMAND mehr wirklich kennt oder deren Entstehung erklären kann…. Ein absolutes Desaster in meinen Augen und für mein Verständnis. Wir jonglieren in 3 verschiedenen Ledgern unterschiedliche Wertansätze….aber wenn die Controller die Regeln des HGB nicht kennen, wie wollen die die richtigen Wertansätze für den gesetzlichen Einzelabschluss ermitteln? Und wenn ein Hauptbuchhalter nicht mehr weiß wie die Wertberichtigung von Forderungen ermittelt wird….na dann Prost *hebt-das-Weinglas*

Was mich am meisten schockiert, ist die lapidare Vorgehensweise mit den unterschiedlichen Wertansätzen…und wenn mir selbst die Steuerfachfrau Buchungssätze vorgibt und sie dann sagt,  sie weiß nicht ob diese überhaupt richtig sind, bin ich entsetzt und sprachlos….und dann kommen im nächsten Monat die Anweisungen alles wieder zu stornieren und „anders“ zu buchen…der Vorschlag wie das „anders“ aussehen könnte, kam von meiner Kollegin und mir…

Jetzt verstehe ich warum Wirtschaftsprüfer in meiner alten Firma so gerne bei uns geprüft haben…meine Chefin und ich kannten (mit ein paar Ausnahmen) JEDE Buchung, konnten Auskunft geben warum die Zahlen gebucht wurden…und wie diese ermittelt wurden.

Hier werden per Mail Buchungsanweisungen aus der übergeordneten Steuerabteilung vorgegeben, die sich als nicht buchbar erweisen….und das sind nicht gerade kleine Beträge.  Hier löscht der Leiter vom Controlling einfach Monatsabschluss-Arbeiten der Buchhaltung,  die ihm unlogisch erscheinen…und ich habe insistiert das doch stehen zu lassen…oder auch gewisse gängige Bezeichnungen so zu belassen, weil sie für Buchhalter eben logisch sind…nicht jedoch für einen übergeordneten Controller…Kompetenz-Gerangel vom Feinsten.

….und wenn sich dann noch ein Controller bei zwei verschiedenen Buchhaltern Hilfe sucht,  um einen Ausdruck auf Geschäftspapier vornehmen zu können,  ist mein Verständnis von abteilungs-übergreifender Hilfestellung erschöpft. Für so einen Schwachsinn hab ich einfach keine Zeit.

Und wenn dann meine Kollegin aus der Buchhaltung  auch noch anfängt mich zu gängeln…sorry, den Zahn hab ich ihr gleich gezogen…über das Thema haben wir gestern gesprochen, ich mache das…ich weiß was ich wo machen muss….das muss sie mich heute (sie ist nicht meine Chefin) nicht nach der Erledigung fragen…hab entsprechend geantwortet, das wir das doch gestern besprochen habe, das in meinen Verantwortungsbereich gehört…ich WEIß was ich machen muss, sie sich keine Sorgen machen soll…ich mich aber aufgrund unser prekären Personaldecke dafür entschieden habe, wichtigere Dinge vorzuziehen…lol.

Soooooo …. das ist der Frust den ich gerade versuche mit Wein herunter zu spülen…und ich weiß es funktioniert nicht…aber der Wein schmeckt trotzdem.

Langsam muss ich mich fragen ob das die richtige Firma für mich ist….kann und will ich hier tatsächlich arbeiten? Eine Erkenntnis habe ich gewonnen: ….meine alte Firma war echt super organisiert…das lag an genau 3 Personen: unser kaufmännischen Leitung, der Innendienstleitung  und an Mir 🙂

 

 

 

 

 

Erklärungsversuche eines Buchhalters

Ich habe jetzt Urlaub…Weihnachtsurlaub….naja immerhin 2 Tage frei und zusammen mit dem Wochenende sind das ja schon 4 freie Tage.

Wie in jedem Jahr nehme ich im November ein paar Tage frei um Kraft für die kommenden 2,5 Monate zu sammeln…Es ist die Zeit in der ich beruflich komplett abtauche… in die Welt der Zahlen und der Hektik und das bisschen Zeit was dann noch für das Privatleben übrig bleibt wird stereotyp angegangen….Schlafen, aufstehen, duschen, anziehen, zur Arbeit gehen…………………………………, nach Hause kommen, Essen, auf der Couch vor dem Fernseher schlafen, Schlafen….

Ich kenne nur wenige Menschen in meinem Job die das so handhaben…die sich so stark engagieren…und ich kann es auch kaum erklären warum das so ist…

  1. Wir machen einen sogenannten „Fast Close“ – also einen seeeehr frühen Jahresabschluss…schon am 9. Januar müssen meine Zahlen stehen…was schwierig ist, weil die Lieferanten ja mit ihren Rechnungen nicht so schnell sind. Teilweise bekommen wir noch Anfang Februar Rechnungen für den Dezember…und leider hab ich meine Kristallkugel verlegt (GRINS) …und nicht nur die Lieferanten, auch die Kollegen, die externen Dienstleister mit Jahresendgutachten usw., wenn ich also keine Infos über unser Bestellsystem oder durch Kollegen bekomme stehe ich ganz schön im Dunkeln und muss versuchen richtig zu schätzen, was noch kommen könnte…
  2. Außerdem sind es drei Gesellschaften die ich bearbeite  und die miteinander zusammen hängen….aber jede braucht einen eigenen Abschluss.
  3. Obwohl wir einen Fast-Close machen MÜSSEN die Zahlen aber so exakt wie möglich sein….Pauschalisierungen sind da nicht erwünscht, nicht zum Jahresende
  4. Bereits am 11. Januar kommt der Wirtschaftsprüfer um die Zahlen zu prüfen….also müssen bis dahin nicht zur die Zahlen, sondern auch alle Aufschlüsselungen und Erklärungen und das gesamte Reporting so aufbereitet sein, das die Wirtschaftsprüfer arbeiten können
  5. Zudem sind meist schon ab 15. Dezember kaum noch Kollegen und Menschen in anderen Firmen erreichbar um Dinge zu klären…also MUSS ich sehr früh anfangen um offene Fälle auch wirklich bis dahin geklärt zu bekommen und später auftretende Schwierigkeiten meist ohne Hilfe der Kollegen klären…
  6. Freiwillig denkt ja kaum Jemand an die noch zu erledigen Dinge…also muss ich erinnern, anmahnen, einfordern und nachhalten ob alle die Daten entsprechend liefern.
  7. In anderen Firmen sind teilweise die Arbeiten entsprechend auf andere Abteilungen ausgelagert, bei uns nicht…wir sind dafür nicht groß genug…ebenso  gibt es in anderen Firmen mehr Mitarbeiter die sich mit dem Jahresabschluss beschäftigen….wir sind auch dafür zu klein….wir sind zwar groß aber nicht groß genug, aber eben auch nicht wirklich klein…Ein Dilemma welches in auch aus anderen Abteilungen höre…die Verwaltung wächst immer am Langsamsten…und dabei kann ich mich gar nicht beschweren,  wir sind ja schon in meinem Team mit insgesamt 4 Mitarbeitern..(2 davon in Teilzeit).
  8. Es gibt keinen zeitlichen Spielraum, weil wir zu einem Konzern gehören und uns die Termine von der Konzernleitung vorgegeben werden…keine Chance zu trödeln.

Mir macht das ja auch Spaß…aber es ist schon jedes Mal ein Kraftakt…aber mit jedem Jahr werden wir besser und schneller….weil eben auch strukturierter und in diesem Jahr kann ich schon viel mehr vorbereiten als in den Vorjahren…also hoffe ich mal…es wird nicht so stressig, wie zuvor….

Conroller versus Buchhalter

Der Tag heute bot im Job ein paar interessante Wendungen für die Zukunft.

Durch den angekündigten Weggang eines unserer Geschäftsführer  wie in meinem Beitrag „Schlecht Drauf – Teil 1“ beschrieben, wird es jetzt doch personelle Konsequenzen geben….

Es wird eine zusätzliche Stelle geschaffen um meine Chefin zu entlasten. Das ist ja WUNDERBAR… zum Glück  für mich, denn so wird die Mehrbelastung nicht auf unseren beiden Schultern abgeladen. Es wird eine zusätzliche Teamleiter-Stelle sein, die sich um das Controlling kümmern soll. DAS ist ein guter Plan. Denn eine kaufmännische Leitung sollte sich nicht mit dem „Tagesgeschäft“ eines Controllers beschäftigen müssen…immerhin mache ich mit meiner Teamleiter-Stelle auch das Tagesgeschäft für meinen Bereich.

Ich habe diese Änderung freudig begrüßt und  glaube damit hab ich meine Chefin etwas überrascht. Ich glaube sie hat erwartet, was ich keine „Konkurrenz“ haben möchte…lach. Da das Controlling in unserem Hause schon immer einen wesentlich höheren Stellenwert hat, als die Buchhaltung gehe ich davon aus, das die Teamleitung Controlling im Endeffekt mehr zu sagen hat, als ich…aber das stört mich nicht.

Ich weiß was ich kann und was mein Job ist und in erster Linie bin ich dafür verantwortlich das mein Bereich funktioniert, wir alles rechtzeitig fertig bekommen was mit dem Einzelabschluss zu tun hat, das der Bestell- und Rechnungsworkflow funktioniert und die UST-Themen klar sind…Das ist mein Bereich und  da lasse ich mir auch nicht die Butter vom Brot nehmen.

Mit Planung, Forecasts, Plan-Ist-Vergleichen, Kostenstellen-Umlagen und Auswertungen von Innenaufträgen hab ich eh nichts zu tun. Controller rechnen mit vollen Tausend-EUR…Buchalter mit zwei Stellen hinter dem Komma genau….