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Wochenstart – im Büro

(Achtung – nur langweiliges Arbeitszeugs !!!)

Entgegen meinen sonstigen Gewohnheiten, bin ich Montag ins Büro gefahren. Normalerweise liebe ich meine Homeoffice-Tage Montag und Dienstag. Aber diesen Montag war mir nach: Büro. Nicht das ich dort mehr gesprochen hätte hahahaa…es war eh kaum jemand da…

Da Kollegin Katrin auch nicht Vorort sein würde, konnte ich meine Pläne einfach so ändern, ohne es vorher mit ihr zu besprechen. Normalerweise treffen wir geplant ja nur Mittwoch im Büro aufeinander.

Es war ein richtig guter Tag – endlich konnte ich mich mal etwas intensiver mit den anderen Gesellschaften beschäftigen, die nicht mit in den Konzernabschluss fallen und das hat richtig Spaß gemacht.

So konnte ich auch gleich mal die jährlichen Rechnungen schreiben und alle Daten abstimmen (und bin damit dieses mal 2 Monate früher dran, als noch im letzten Jahr).

Außerdem konnte mich endlich auch mit dem Nachweis der Investition in einer Gesellschaft beschäftigen. Der Bau ist nach 1 Jahr fast abgeschlossen und die Anlagen sollen in ca. 1,5 Monaten ans Netz gehen, da kann es nicht schaden sich einen Überblick zu verschaffen, wie gut wir im Budget stehen und was noch aussteht.

Natürlich gibt es dazu eine Excel basierte Budget-Follow-up Datei, die vom Bau-Manager und unterstützenden Kollegen geführt wird…aber letztlich sind meine Daten aus der Anlagenbuchhaltung die „richtigen“ Daten…also habe ich die Werte aus dem Buchhaltungssystem mit der Aufteilung in der Budget-Follow-up-Datei abgeglichen, habe meine Daten um besondere Informationen ergänzt und konnte auf ein paar Differenzen hinweisen. Die Kollegin in der Zentrale hat dann auch schnell die Excel-Liste angepasst. So prima….läuft.

Mit meinen beiden direkten Kolleginnen habe ich nur über Mails und Teams kommuniziert…das war auch okay…zum telefonieren hatten wir wohl alle keine Lust. Ein Gespräch mit Kollegin Katrin und unserem Chef sollte es am Dienstag geben.

Und wieder muss ich feststellen, wie sehr mich das Thema „Katrin“ beschäftigt  😦 und wie gut ich mich mittlerweile mit unserem Programm fühle :-)….auch wenn immer noch nicht alles rund läuft – was aber weniger am Programm selbst, als an der Arbeitsstruktur in der Zentrale liegt….aber auch hier läuft es gaaaaanz langsam etwas besser.

Bei unserem Archivierungssystem wurde, bereits nach 1 Jahr, ALLES noch einmal grundlegend geändert…also das komplette Handling wurde runderneut. Natürlich während unserer Jahresabschlüsse und so habe ich den Ausführungen unseres deutschen Kollegen auch nur rudimentär zugehört….zum Glück einiges mitgeschrieben und war bei der Suche nach Dateien am Anfang hoffnugngslos verloren. Ich habe, wo es möglich war, noch auf unser gaaanz altes System zurück gegriffen, wenn es um Altverträge ging hahah….zum Glück habe ich immer noch Zugriff darau

Nun ging es aber um neue Verträge, Genehmigungen, Schriftstücke usw…ich MUSSTE mich also mit dem neuen Handling auseinandersetzen…und nach ca. 1/2 Stunde ausprobieren – mit Hilfe meiner Unterlagen – habe ich es nun begriffen…es ist tatsächlich wesentlich einfacher und intuitiver – sobald mal ein paar Grundbedingungen bei der Nutzung berücksichtigt.

Jetzt kann ich Standardabfragen speichern, schnelle Suchen (mit Hilfe der eingebauten KI) einfach eingeben…..jaaaa ich finde noch nicht alles, aber das liegt auch daran, weil bei der Datenmigration die Suchbegriffe nicht oder nicht ausreichend mitgegeben wurden und gleiche Dateien nicht immer unter denselben Haupt-Kriterien abgelegt wurden. Viele Untergruppen wurden auch erst nach der Migration hinzugefügt. Und in den migrieren Daten stehen noch die alten Firmen-Nummern, die aber Anfang 2025 bereits geändert wurden.

D.h. wenn ich durch Zufall eine Datei finde, die da gar nicht reingehört wo ich gerade suche, kann ich die Hauptkategorien und Unterkategorien (doc-Type and subdoc-Type) selber ändern….also wenn ich dazu Lust und vor allem Zeit habe. Also dazu habe ich noch keine Zeit….aber gut zu wissen, das ich es ändern kann.

Wenn ich also eine Datei so gar nicht finde, könnte ich den Doctype „Migration“ verwenden und dort nach der Datei suchen…was aber schwierig ist, weil an dem neuen Speicherort nicht mehr der alte Dateiname angegeben wird…es sind nämlich gar keine Dateinamen mehr möglich, wie man das sonst kennt z.B. „4711-Vertrag Landowner H.schmidt- 1.Verlängerung 01.01.22“ sondern das steht nun z.b. „4711-migration – asdfjasdlfakjsdf 01.01.2025“ …. und das bei Tausenden von Dokumenten, die das Migrationsteam nicht zuordnen konnte. Zum Glück wurde meistens wenigstens unsere interne Firmennummer vorangestellt (man muss nur alte und neue Firmen-Nummen kennen hahaja..zum Glück sind Buchhalter im Merken von Ziffern sehr geübt) und dann heißt es, sich durch alle Dateien zu klicken….manchmal kommt einem der Zufall zu Hilfe..manchmal leider nicht

Fahrt ins Büro – trotz Schnee

Die vielen Schneetage habe ich hier, knapp oberhalb von Hamburg, gut überstanden. Was auch daran liegt, das ich in dieser Woche geplant hatte komplett im Homeoffice zu bleiben.

Da meine Quartalsabschlüsse jedoch so gut funktioniert haben (nicht reibungslos und manchmal war es auch echt frustrierend), hatte ich bereits Mittwoch 16 von 17 Gesellschaften fertig hochladen können. Deshalb bin ich am Donnerstag relativ spontan nach Hamburg ins Büro gefahren. Donnerstag war ja für uns Deadline und den letzten Abschluss konnte ich auch entspannt vom Büro aus erledigen.

Ich bin Donnerstag extra früh losgefahren und so lag zwar wieder einmal Schnee auf den Straßen, doch es war wenig Verkehr. Die Fahrt war also kein Problem.

Das war in diesem Jahr tatsächlich der 1.Arbeitstag, den ich im Büro war. Es waren nur sehr wenige Kollegen anwesend…auf unserer Etage waren nur mein Chef und Ich da und später dann noch kurzfristig 2 Kollegen aus einer anderen Abteilung. Auch die anderen Etagen waren mager besetzt.

Auf auf der Dachterrasse lag mit mehr als 30cm der Schnee so hoch, das der erhöhte Ausstieg von unserer Etage aus, mit Schnee überzogen war. Noch ein paar Zentimeter und beim öffnen der Tür fällt der Schnee direkt in unser Büro.

Als ich den Übergang zum vorderen Haus über die Terrasse wagte (anstatt den offiziellen Weg durch die Tiefgarage zu nehmen), bin ich auch prompt im Schnee eingesunken…aber nicht so viel, wie befürchtet…denn durch mein eigenes Gewicht bei jedem Schritt, habe ich den Schnee ja sofort „verdichtet“..aber na klar waren meine Hosenbeine nass.

Es war ein ziemlich relaxter Tag…die letzte Firma fertig zu bekommen, war kein Thema mehr und ich hab mich viel unterhalten…das tat mir gut. Sooo, damit sind die Quartalsabschlüsse fertig und jetzt kann ich mich für alle Gesellschaften, um die Jahresabschlüsse zu kümmern.

Die Quartalsabschlüsse sind eine interne „Notwendigkeit“ für den Konzernabschluss. Hier gilt der „fast close“ und die Deadline war der 08. Januar. 17 meiner 26 Gesellschaften mussten also bis zu dem Datum fertig werden. Nun starten also für alle Gesellschaften die Jahresabschlüsse. Das heißt, das wir teilweise die gebuchten Werte für den Quartalsabschluss wieder auflösen und die endgültigen Daten einbuchen müssen, sobald uns diese gegen Ende Januar vorliegen.

Aber natürlich gibt es bei einigen Gesellschaften auch keine Änderungen mehr, das heißt hier könnte ich jetzt schon direkt die Daten für die Wirtschaftsprüfer extrahieren, aufbereiten und verschicken. Andererseits muss ich mich aber auch um das laufende Geschäft kümmern. Denn auch im Januar gibt es weiterhin viel zu tun.

Aber nicht heute…nein…heute will ich es einmal genießen, das ich es trotz einiger Schwierigkeiten geschafft habe, ohne vorher zu Verzweifeln, die Abschlüsse fertig zu bekommen.

Außerdem wusste ich ja , das ich am Freitag jetzt mit meinen „zwangsweisen“ 1/2-Tages-Ausgleichen anfangen musste…es gab nämlich gegen Ende des Jahres noch einen kleinen Eklat.

Kleiner Büroumzug und Großer Fehler

Inzwischen bin ich auch in das andere Büro gezogen…das, welches ich jetzt vorläufig alleine nutzen kann…der GF meinte dann auch gleich, als er es gesehen hat: na da müssen wir uns jetzt bald darum kümmern, das noch ein Controller kommt. Ähmmm – neee darauf kann ich gerne noch eine gute Weile verzichten. Beides war lustig ausgesprochen – aber ich weiß nicht, ob er es nicht doch auch ernst meint. Egal – jetzt ist es erst einmal so, wie es ist.

Die großen Schränke sind noch nicht da, aber ich hab einen der halbhohen offenen Schränke aus dem bisherigen Büro mitgenommen…so das ich für alle meine Firmen, wenigstens die aktuellen Ordner griffbereit habe und meinen schmalen abschließbaren Schrank hab ich auch noch in das andere Büro gezogen….und vor ein paar Tagen sind auch die Bilder angekommen, die ich von ein paar meiner Fotografien auf Leinwand habe ziehen lassen…Gerade die etwas Kleineren und das ganz Große sind toll geworden….die hängen jetzt auch schon im Büro…also mir gefällt es jetzt gut.

Der Kollege, von dem ich das Büro übernommen habe, meinte dann auch ganz merkwürdig lauernd: wie bist Du denn an die Bilder gekommen? Selber fotografiert und auf eigene Kosten auf Leinwand ziehen lassen. Seine ernüchternd wirkende Antwort: Ach so!

Jaja, gerade die, die bei uns am oberen Rand der Nahrungskette stehen, sind oftmals echt seeehr sparsam…hahaha…selber bezahlen? Davor schrecken viele zurück egal ob Bilder oder Pflanzen.

Der Kollege geht auch durch alle Etagen und bedient sich überall am Allgemeinen Obstkorb, aus Angst, es könnte ja etwas verderben…das legt er allerdings sehr großzügig aus und sucht sich so öfter mal sein Mittagessen zusammen… so meinte ich vor ein paar Tagen dann auch zu ihm, er solle uns jetzt nicht den letzten Rest mopsen – die Woche ist noch lange nicht um…denn der Obstkorb auf seiner Etage war zu dem Zeitpunkt noch sehr gut gefüllt, während bei uns fast nichts mehr drin war. Dabei waren in dieser Woche auf unserer Etage kaum mehr als 2-3 Personen anwesend.

Meine Arbeitstage sind momentan sehr ausgeglichen und ruhig und so kam der Hunderttausend-EUR-Fehler mehr als unerwartet. Wir haben von einem Netzbetreiber eine saftige Strafzahlungs-Aufforderung bekommen…ausgerechnet für die Gesellschaft, für die ich schon seit Monaten versuche die Abrechnungen zu bekommen. Sofort der Schock – Was ist da passiert und dann – war es mein Fehler? Ja es gab eine Unstimmigkeit wegen der UST-Nummer, aber das war im Oktober letzten Jahres dann bereits geklärt und bis Januar lief ja auch anschließend alles normal…ich war mir also sehr schnell sehr sicher, es ist nicht mein Fehler…

…hab das ganze Thema mit Bitte um Klärung an die Abteilung in der Zentrale geleitet und bekam schon am nächsten Tagen diverse Rückmeldungen…Sie sind dran das zu klären und ich lag richtig: es war nicht mein Fehler…der lag in der Zentrale. Angeblich wurde dort etwas Entscheidenden nicht an den Netzbetreiber geschickt und anschließend lasst sich Dieser dann auch noch 7 Monate Zeit, das zu reklamieren…so kommt die große Strafzahlung zustande, die mit jedem Monat des nicht Erfüllens dieser Pflicht, größer und größer wird. DAS ist schon ziemlich dreist…aber auch dafür haben wir einen Spezialisten, der auch schon entsprechend geantwortet hat.

Mir blieb im Nachhinein neben der Erleichterung, auch noch die Genugtuung, das ich nun endlich die Abrechnungen habe und meine vorab Berechnungen Cent-genau mit den Abrechnungen übereinstimmen…also bis auf den extra ausgewiesenen Strafzahlungs-Betrag natürlich.

Eine Woche im Büro

Die gesamte Woche hab ich dann im Hamburger Büro gearbeitet, da meine beiden Kollegen gleichzeitig in Urlaub sind…da hatte ich ja zugestimmt…Homeoffice war dadurch nicht möglich.

Es war eine unruhige Woche im Büro und trotzdem hat es gut geklappt, da ich in unserem 3er Büro alleine war und die Tür zum Gang schließen konnte…immerhin war ich im Endspurt meiner Halbjahres-Abschlüsse und Freitag hatte der Report ja immer noch nicht wieder funktioniert.

Da ich Montagmorgen direkt den Termin bei der Führerscheinstelle hatte, hab ich Sonntag noch knappe 2 Stunden von Zuhause aus arbeitet und noch einmal den Report laufen lassen. Erfreut stellte ich fest: er funktioniert…hab also also Reports nachgeholt und somit den Abgabe-Rückstand wieder aufgeholt.

Montag im Büro klappt es dann aber wieder nicht mit dem Report…Zuhause arbeite ich über eine VPN Verbindung, im Büro über das interne Netzwerk. Versuchsweise hab ich es dann im Büro auch über VPN versucht und siehe da…jetzt konnte ich den Report auch im Büro benutzen…mehr hat mich erst einmal nicht interessiert. Bis zum Donnerstagmorgen hatte ich somit alle Termine eingehalten – Geschafft….fertig !!

Ich war unglaublich erleichtert, das, trotz einiger unvorhergesehener Problemchen, alles noch rechtzeitig fertig geworden ist…und ich merk,e wie sehr ich mich an meine mind. 2-3 Homeoffice Tage gewöhnt habe…also jeden Tag den Verkehr rein nach Hamburg (über eine große breite Straße an der schon seit Monaten ständig gebaut wird)…das ist schon zeitaufwändig.

Sofort hab ich den Arbeitsschwung, den ich noch hatte, genutzt, um die liegen gebliebene laufende Arbeit wenigstens zum Teil sofort wieder Aufzuholen. Denn immerhin wollte ich Freitag bereits vor dem Mittag ins Wochenende gehen…und in der kommenden Woche hab ich auch nur 3 Arbeitstage….also jetzt nur nicht Nachlassen mit dem Arbeitseifer…für Müßiggang und Trödeln hab ich einfach gerade keine Zeit…dafür aber ein paar Urlaubstage in Sichtweite.

Freitagabend war ich also mit der Brandenburgerin, meiner lieben Kollegin verabredet…bei ihr zuhause.